商業分析課程

Monica商業分析課程筆記

3個專案前的研究與規劃重點


前言:為什麼我會上這堂課?

經營一人公司雖然有自主權、工作時間彈性,但也需要有良好的自學能力。除了專案管理簡報設計溝通表達等課程之外,我也常常會多方涉獵商業相關的課程。

近期上的這堂《職場人必學的商業分析術 – 專案策略思考》,講師 Monica 是一名資歷超過 10 年的商業分析師,為歐美多間跨國企業進行商業分析、專案管理與流程分析等服務。

在這篇文章裡,我會先從「商業分析師是什麼」開始,接著分享課程重點,最後和你分享我的真實心得與課程評價,希望能讓你對於這個領域有更多的認識。

商業分析師 (Business Analyst) 是什麼?

根據國際商業分析學會 ( IIBA ) 的定義,「商業分析」指的是透過釐清與評估需求,為相關利益者提出有價值的解決方案,以實現組織變革的目標

可以想像成在企業裡有一個專屬顧問,他會藉由各種方式來評估管理層與各部門的想法,界定真正的需求,把有必要實現的需求進行排序,並在專案過程中,為開發團隊與其他部門建立起溝通橋樑。

最後,利用不同的分析工具,找出各種潛在問題,確保提出的解決方案能為企業帶來最大的價值。

商業分析師 V.S. 專案經理?

「商業分析師」常常會被認為與「專案經理」有點像,但兩者有本質上的不同。

如果專案經理是掌舵者,那商業分析師就是手持羅盤的指引者。商業分析師為了順利抵達目的地,在出發前弄清楚自身的位置、知道要去的地方是哪裡、規劃航線、確認所需資源、闡述潛在風險等等。

也就是說:

  • 商業分析師主要的職責是「分析並提出解決方案」,綜合企業分析現況、專案需求、專案流程與專案的潛在風險等因素,提出解決方案。
  • 專案經理主要的職責是「執行與管理專案」,在成本、人力、範圍、時程與風險做控管,讓專案能夠在期限和預算內達到某個標準。
商業分析師與專案經理

兩者都是專案的重要角色,需要在執行專案時密切合作。實務來看,專案經理和商業分析師的工作很容易在小型專案上重疊,企業領導層可以視實際需求來安排職位與工作。

老實說,我在上課到一半的時候,會覺得商業分析的工作內容,好像可以由專案經理來代為施行,但可以理解為什麼會有商業分析師這類工作。

畢竟,若企業規模較大,或者供應鏈跨多國的話,要了解物流、供應鏈廠商的需求和流程,並確認許多細節,可能得飛一趟才能做實地考察,如果都由專案經理來做,其實分身乏術。

有哪些職業需要商業分析的技能?

除了商業分析師,以下也列出幾個會需要「商業分析能力」的工作:

  • 流程分析師。
  • 系統分析師。
  • 產品經理。
  • 專案經理。
  • 產品負責人。
  • 數據分析師。
  • 商業架構師。
  • 系統架構師。
  • 商業顧問。
  • 資訊部人員。
  • 商業系統分析師。
  • 需求工程師。
  • IT 商業分析師。
  • 產品企劃。
  • 企劃人員。

以上的工作都可能會用到商業分析的技巧,而商業分析師本身所應具備的職能,大致有下面兩個面向:

1. 硬技能

  • 相關知識:資訊科技概論、商業知識、產業知識、領域專業、分析工具的操作知識和數據分析知識。
  • 組織結構與設計。
  • 供應商管理。

2. 軟技能

  • 相關能力:分析、創意、觀察、引導與整合、社交、訪談與問問題的技巧、商業書寫、建立模組、對組織的了解程度。
  • 相關特質:有自信、懂傾聽、注意細節、解決問題的良好態度。

另外,講師 Monica 認為,商業分析師最好也有專案管理的能力與概念,因為工作上與專案經理有許多需要合作的部分。

對獲得專案經理能力有興趣者,可參考:
1. 專案管理課程評價:入門到實務應用一堂課全搞懂
2. Gipi 專案管理課程心得:打造高效團隊的 4 個重點
3. 邱明琪專案管理課程心得:3 大難題解法與 2 種溝通技

這堂課在教什麼?(課程重點架構整理)

商業分析師在執行專案時,會分成前中後三個階段:

  • 前期:先分析企業的商業策略、目標及現況,釐清專案背景,再評估各方相關利益者 (利害關係人) 的想法,提出幾種最有價值與效率的解決方案。
  • 中期:執行相關工作,如定義專案範圍、需求分析和流程分析等等。
  • 後期:把專案交給開發團隊執行,並在專案完成後協助業務單位訓練人員及執行方案。
商業分析課程

這堂課就以專案流程為大綱,詳細介紹了商業分析師實際進行的工作,共分為 8 個章節。

另外要補充的是,第八章是解鎖單元,談的是「商業數據分析」,由張裕宇博士授課,講述基本概念與操作模式,如果你是完全不懂這門專業的人可以優先看這個單元。

商業分析課程重點筆記分享

現況分析

現況分析指的是商業分析師要先了解企業主要的營運目標和市場定位,並以此為基準執行專案:

  • 面對執行者:隨時提醒成員不要偏離目標。
  • 面對決策者:為其分析潛在的風險與增加的成本。

常見的現況分析方法有兩種:MOST、SWOT。

現況分析

1. MOST

MOST 用於描述企業願景與中長期策略,主要由下列 4 個部分組成:

  • Mission (使命):組織所處的產業和想達成的願景。
  • Objective (目標):可具體衡量以達成組織願景的目標。
  • Strategy (策略):達成組織目標的中長期策略。
  • Tactics (戰略):策略實施的短期活動。

(補充:MOST 雖是做專案的依據,但要是企業沒有願景,也可以直接執行專案)

2. SWOT

SWOT 用於分析企業的優劣勢與對應策略,是常見的商業分析工具,有下列 4 個元素:

  • S (優勢):企業擅長且難以取代的部分。
  • W (劣勢):企業需要補強或克服的部分。
  • O (機會):有助於企業提升的外部因素。
  • T (威脅):導致企業受不良影響的外部因素。

(外部因素包含:政治、經濟、社會、科技、環境、法律等層面,例如:油價、政策、股市等)

SWOT 分析步驟:
1. 清楚定義並分析的內容和問題。
2. 團隊腦力激盪,集思廣益 SWOT 中的因素。
3. 發展不同方向的解決方案,如:極大化優勢;極小化劣勢;用優勢發展機會和降低危機。
4. 分散危機和劣勢交疊處的風險。

SWOT 分析注意事項:
1. 優劣勢分析只評估企業內部的現況。
2. 機會和威脅只評估當前企業面臨的外部情況。
3. 以當前專案為評估基準,避免脫離主題。
4. SWOT 的每項分析列 3~5 點,越具體越好,例如:列出品牌市占率和詳細估值。

以企業的 SWOT 分析,就會發展出 4 種不同的策略:

機會 (外部)威脅 (外部)
優勢 (內部)增長型策略:哪些優勢可以撬開外部,尋求發展?多種經營策略:要如何利用優勢降低威脅?
劣勢 (內部)扭轉型策略:可以採取什麼行動利用機會降低劣勢?防禦型策略:如何極小化劣勢,以避免受到威脅因素影響?

MOST&SWOT 實際舉例

假設經營一個中式素食的英文食譜網站為例,它的 MOST 會是:

1. Mission (使命):向世界推廣亞洲素食。
2. Objective (目標):成為種類最多的「亞洲素食食譜」英文網站。
3. Strategy (策略):網站介面最佳化、打造品牌形象、擬定內容策略、設計曝光型的行銷廣告/活動。
4. Tactics (戰略):定時發送社群內容、依照不同季節設計曝光廣告與活動、與名人/知名媒體合作拍攝宣傳影片、邀請名廚/網紅設計食譜。

而它的 SWOT 策略分析會是:

機會 (外部)威脅 (外部)
優勢 (內部)增長型策略
1. 以 SEO 數據為基準,為網站增加功能,吸引更多瀏覽者註冊會員。
2. 成為英語系國家最大的亞洲素食料理資料庫與食譜社群。
多種經營策略
1. 增加社群曝光度。
2. 和英語系國家當地的生鮮網站合作,提供食譜建議。
3. 開設線上課程。
4. 提供客製化的一週菜單。
劣勢 (內部)扭轉型策略
1. 與其他推廣素食的組織/名人合作,創造話題。
2. 與亞裔名人合作。
3. 邀請亞裔食譜部落客設計食譜。
防禦型策略
1. 設計以西方口味調整過的亞洲素食料理食譜。
2. 推薦西方各地的替代食材。
3. 了解各地飲食文化與宗教限制。

需求分析

在專案中,商業分析師負責收集與分析企業(客戶)的需求,達成下列幾個目的:

  • 找出最適合的解決方案,而不是最好的解決方案。
  • 為需求排出優先順序,提升執行效率。
  • 管理需求,避免專案範圍無止境的增加或改變。

需求分析步驟:
1. 採集需求。
2. 分析需求。
3. 確認需求。
4. 需求規格書。
5. 管理需求。

由於我經營的是一人公司,通常會省略需求規格書,只有為企業做顧問服務時才會視情況使用,所以以下我就針對「採集需求」與「分析需求」做重點介紹。

採集需求

質化研究

1. 文件分析:把公司內部文件、以前案例、相關文件等都先做整理與分析。

  • 若是中途加入團隊,這是一個比較有效率的選項。
  • 從未執行過的專案不一定要這樣做,需視情況而定。

2. 觀察與訪談:觀察作法、流程,並進行一對一的訪談。

  • 一對一訪談:是講師最常用的訪談方式,主要是一對一的問答,方便釐清問題,訪談結束後寫成書面文件儲存。
  • 影子探索:跟隨受訪者(或群體)一天,來觀察他們的行為,如果使用者自述不清楚,可以找出潛在的問題。
  • 實地考察:觀察實際操作環境,如瞭解物流的運送過程、人員安排等,在寫需求時就可以把相關的背景資料考量進去。
  • 任務分析:請使用者實際操作一次,藉以觀察現有的流程並提出問題。

3. 工作坊:召集團隊成員或使用者進行。

  • 通常會和流程分析一起進行。
  • 參與者一般為使用者、專家、專案經理、相關的業務及 IT 部門。
  • 先收集需求,再邀請上述參與者一起進行分析。
  • 分析現有流程和規劃流程中間的缺口有哪些,再把缺口轉換成需求記錄下來。
  • 如果是敏捷管理,還會使用「故事板」來記錄可能的需求。

4. 問卷調查:針對特定族群設計問卷,收集一定樣本數的資料,並進行分析。

量化研究

5. 專用紀錄 (Special purpose record):針對某項問題做紀錄,例如分析師可以整理出最常見的客訴原因,請客服人員每天或每週做紀錄,就可以發現客訴原因的次數及為此所花的時間。

6. 焦點小組 (Focus Group):通常會邀請消費者或使用者到場,組成不同的小組,從小組對話中了解下列幾種情況:

  • 需求、感受或對品牌形象的認知。
  • 消費決策過程或使用情境。
  • 服務人員各種服務的情境。

7. 情境研究

  • 用例 (Use case):描述使用者在同一或不同情境下,使用 (或互動) 產品的過程和結果,如會員打開購物網站 App 後的所有互動情形。
  • 故事板 (Storyboard):用分鏡描繪出使用者的使用情境、痛點,及我們提出的解決方案,就像在幫這個產品畫廣告影片的分鏡圖片,如一開始使用者在做什麼、面臨什麼困擾,使用後發生了什麼樣的變化。
  • 人物誌 (Personas):敘述潛在用戶的相關資料,例如工作、成長背景、喜好及生活型態等等,用這種方式比較能想像使用客群是哪些人。

8. 模型製作、線框設計 (Prototype, Wireframe):把產品功能和主要的使用步驟畫下來,用視覺方式呈現,通常在設計網站或手機 App 時使用,可以參考我的網站改版分享

分析需求:分類排序

需求很可能非常多,但畢竟資源和時間是有限的,所以商業分析師的任務是引導團隊把需求做分類,再決定完成順序。

課程中提到幾種分類需求的方式,我最喜歡「MoCSoW 莫斯科優先排序法」,總共有 4 個標準:

  • Must:必須要有的。
  • Should:應該要有,但可以延遲的。
  • Could:可有可無的。
  • Won’t:不需要有的。
需求分類

但需要照下列 4 個因素和團隊成員、相關業務部門、開發團隊一起做評估:

  • 是否為企業/客戶帶來價值?如降低成本、增加效率等。
  • 是否會增加成本?如時間成本、金錢成本等。
  • 執行起來是否複雜?如細部改動與全新系統的區別。
  • 是否有外部競爭?如該需求不做,消費者會被競爭對手帶走,就非常值得重視。

課程中提到了幾個線上專案管理工具,個人蠻推薦一人公司或小型團隊使用 Trello,因為這個專案管理工具並不限於開發團隊使用,能利用內建的工作流程來提升合作效率及管理專案。

延伸閱讀:Trello 教學與實際應用情境

流程分析

在商業分析中,流程分析主要有下列幾個目的:

  • 把整個專案的執行流程視覺化,減少溝通成本,如出餐流程、校對流程等。
  • 與專案經理配合,明確定義每個部門要做什麼,避免踢皮球的情況發生。
  • 用「執行的動作」來作為每個環節的基本單位,如送餐、校稿、製作圖片等。

流程分析必須在明確定義專案範圍之後才能進行,比如廚房製作餐點後,放在送餐檯,再由服務人員根據各桌訂單確認送餐順序…等等動作之間的關聯,能在流程圖上表示得清清楚楚,讓專案的利害關係人一看就知道哪個部門在什麼時間點要做什麼事。

因此,在專案完成後,流程分析圖通常會被作為員工訓練的重要資料。

BPMN 流程圖

BPMN 的全名是「業務流程建模標記法」,是分析師、技術人員和業務人員經常用到的流程設計標準,有固定的符號和繪圖方式,最常被用到的基本元素有下列 3 種:

符號使用方式
代表事件的開始和結束。
放入任務名稱,用動作加名詞來描述任務,如製作餐點、確認訂單等。
稱作「關口」,代表任務在這個地方會分流,例如確認內容,就會接續寄出或重寫兩個任務。

整個流程圖的範圍叫做「泳池」,如果任務由不同部門執行,就會分「泳道」,就像下圖。

咖啡店流程圖

假設要分析咖啡店的點餐流程,在泳池中,分為「客人」和「店員」兩個泳道:

  1. 開始點餐流程。
  2. 客人在櫃台前看 MENU,點自己要的咖啡。
  3. 菜單有三種品項,所以這邊會有一個「關口」分流出拿鐵、卡布奇諾和美式咖啡等三個品項。
  4. 客人結帳付款。
  5. 客人在等待區等待咖啡。
  6. 店員製作咖啡。
  7. 店員把製作好的咖啡放在等待區。
  8. 客人領咖啡。
  9. 完成點餐流程。

(補充說明:完整的流程分析圖需要編號,方便討論時指出問題,並且還會有其他元素,這邊為了方便理解只用了最基本的元素)

建立流程分析圖的 7 個步驟

流程分析圖不會是商業分析師自己一個人在電腦上畫好就交出去,而是需要經過會議討論與審核,讓利害關係人和團隊成員都確認目前沒有遺漏。

通常來說,流程分析會經過下列 7 個步驟:

  1. 確認最終目標:為什麼要畫這份流程圖?
  2. 決定範疇:定義這份流程圖的範圍包括哪些、不包括哪些,比如討論店裡的點餐流程,是否也要考慮出餐流程。
  3. 腦力激盪:直接找使用者腦力激盪,想出更多步驟。如果無法接觸到使用者,就以業務、客服等能接觸到使用者的部門為主。
  4. 確認負責人:標明誰要在什麼步驟做什麼事情,盡量不要有模糊地帶。
  5. 串聯各步驟:和相關人員進一步考量流程會怎麼在各種情況下運作,最後將各流程圖串接起來。
  6. 補充討論紀錄:將討論紀錄一起畫在流程圖上面,包括補上的流程、備註等。
  7. 所有人一起檢查,確認無誤,寄送給利害關係人,如果之後還要改動,就再做下一版的更新。

完整流程圖需要包含哪些資訊?

流程圖範本

如上圖,Monica 建議一份完整的流程分析圖應該要有下列資訊:

  • 流程名稱:流程分析圖的主題,例如:咖啡店點餐流程。
  • 流程敘述:根據主題做完整說明,例如:店員如何服務顧客完成點餐。
  • 流程版本:通常會有不同的修改版本。
  • 主要流程(泳池)
  • 公司LOGO
  • 製表日期
  • 製圖人
  • 流程負責人:通常是部門最高主管。
  • 頁數:流程分析圖通常不只一張,例如:討論咖啡店點餐流程時,發現還要討論結帳流程,就會畫在另一張。

由於流程圖需要用到一些特定圖形,我用 Monica 推薦的免費線上軟體 Draw.io,介面非常直觀,不怎麼需要學習,非常建議新手使用。

我上完課後的心得與評價

這堂課上起來給我的感受是深入淺出,我覺得除了因為它是以商業分析師權威 BCS 出版的《商業分析》和《商業分析技巧》為基礎設計內容和架構,也穿插了講師經手過的案例,口條也是加分處。

對我來說最有收穫的是「現況分析」、「流程分析」和「需求分析」,雖然課程中是以產品開發做為核心在教學,但我在上完後覺得也很適合用於內容創作上 (其實對於我來說,內容就是我的產品),很多時候要寫出一篇觸動人心的內容,也需要對於他們的需求有明確且深刻的理解。

舉例而言,「MoCSoW 莫斯科優先排序法」很適合用來判斷一篇文章的內容要寫哪些,在時間有限之下,就可以先針對 Must 的需求著重去寫,未來優化時才再將 Should、Cloud 的需求慢慢補上。如此一來,就可以讓每一篇文章的目的性變得更強,每一篇文章都能確切解決某個核心需求。

整體而言,我覺得這堂課程的優缺點是:

優點:

  • 內容紮實,節奏不拖沓。
  • 穿插實務經歷,讓入門者可輕鬆理解。
  • 有足量的作業或範本可供練習或使用。

缺點:

  • 如果沒有專案管理基礎,會比較辛苦。
  • 對其他想補充職能的分析師來說 (如系統分析師、流程分析師等),內容稍淺。

適合下列對象來上:

  • 想轉職成商業分析師的職場工作者。
  • 工作上會需要商業分析能力的職場工作者。

以「商業分析」來說,我認為這算是一堂很完整的課程,推薦給想要入門的你。

補充:關於商業分析師證照

商業分析師證照有哪些?

目前有三個國際單位發照,每種證照需要的考試資格不同:

• BCS:diploma in Business Analysis
• IIBA:ECBA / CCBA / CBAP 
• PMI:Professional in Business Analysis ( PBA )

BCS 是英國皇家特許的 IT 協會,所提供的「diploma in Business Analysis」是國際商業分析證照,根據官網可以查到的資料,大致有下列特點與注意事項:

• 依講師所說,是業界的商業分析師最常見的證照。
• 不需要任何門檻,但需要花 3 天時間上完該機構的基礎課才能線上考試。
• 需要有流利的英語聽說能力,因為上課和口試都是全英文。
• 離台灣最近的上課據點在澳洲,但要是身在國外就沒問題。

IIBA 為國際商業分析學會,旗下有 3 種商業分析的主要證照:

• ECBA:最基礎的商業分析入門證照,為線上中文筆試,但須讀原文資料。
• CCBA:必須有 2~3 年的相關工作經驗才能申請。
• CBAP:必須有 5 年以上經驗才可申請考試。

該學會還有其他專業的商業分析證照,如敏捷、數據分析、網路安全等,詳情可以參考官網的證照介紹頁面

PMI 國際專案管理學會提供的商業分析證照 (PBA) 的申請條件較為嚴格:

• 須具備學士學歷。
• 申請人至少要有 3~5 年的相關工作經歷。
• 有 35 個小時以上的相關教育訓練。

如果你是想轉職的話,可以考慮「BCS 的 diploma in Business Analysis」和「IIBA 的 ECBA」。在台灣,後者會更加方便;但前者可以接觸到國際的從業人員,有一定的含金量。

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