精準簡報設計

精準簡報設計課程重點筆記

抓住關鍵內容的3階段技巧


前言:為什麼會上這堂課?

上過一些簡報課後,想用學到的技巧製作簡報,但後來會發現有時候簡報設計上會有一些條件的限制:

  • 不能刪字、不能放圖。
  • 表格不可以刪。
  • 要同時展示流程和放大局部資訊。
  • 只有很短的時間製作。

在有條件的限制之下,可能就沒辦法完整展現自己想要講的內容。而我認為這是因為自己學了簡報的「技巧」,但沒有學到「心法」,於是尋尋覓覓便找到了精準設計:簡報心法篇這堂課。

很少見地合併了簡報策略與版面設計等兩大主題,課程講師也強調不需要很會寫文案或美感很好就能學會,只需有現成的文字資料就能立刻動手製作,當下認為實用性非常高,於是就購買了。

在實際上過課後,我覺得這堂課適合以下的這幾種對象:

  • 如果你是學生或職員,學會後能用最少時間做好一份簡報。
  • 如果你是主管,學會後可以馬上看出簡報的問題,快速改善。
  • 如果你是自由工作者或一人公司,學會後可大幅減少製作簡報的時間,把時間用在該用的地方。

我會在這篇文章和你分享「我學到了什麼」、「課程重點筆記」及「我上課的真實心得」。

精準簡報設計課程重點筆記:抓住關鍵內容的3階段技巧 1
精準簡報設計課程重點筆記:抓住關鍵內容的3階段技巧 2

我覺得這堂課程有什麼特色?

市面上已有許多簡報課,講師的經歷與專長會造就不同的課程特色,以我上過的《林長揚職場簡報術》和《葉丙成的簡報必修課》為例,前者是以職場情境為主的投影片教學,後者則是意圖把簡報策略到台風魅力都一網打盡的百科型課程。

  • 如果你希望學習與受眾溝通或台風建立等等,建議上「葉丙成的簡報必修課」。
  • 若是想學習如何依據各種職場情境製作投影片,就參考「林長揚職場簡報術」。

延伸閱讀:
1. 葉丙成簡報課程重點筆記:教科書級口語表達技巧教學
2. 林長揚職場簡報術評價,內外工作簡報 1 堂課就搞定

相比上面兩堂課,由於簡報藝術烘焙坊團隊專司簡報設計,所以會以經手過的案例為主,結合實戰經驗與獨創理論,專精在簡報本身。

我認為《精準設計:簡報心法篇》有 4 個核心特色:

  • 示範案例豐富,能結合理論與實務。
  • 不需要套版:有許多領域無法套版,不如用一套心法貫通所有情境。
  • 只用 Windows 系統都有的微軟正黑體,就可以美化投影片版面。
  • 不需要學習太多配色,適合沒有設計基礎的一般大眾。

要是你期待這堂課給公版套版,可能會失望,因為這堂課是希望授人以漁,給出一個萬用的理論,讓學習這堂課的人不必花時間熟悉軟體的操作或學習版面設計,就能做出讓觀眾秒懂的簡報。

判斷有效資訊的SOP

講師 Bill 提到,好的簡報取決於下列幾點:

  • 所使用的資訊是否符合簡報最終要達成的「目的」?
  • 給出的資訊是否能讓人快速看懂?
  • 是否能用最少時間和資源做出符合上面兩點的成果?

因此,在實際運用軟體製作簡報前,要先篩選什麼資訊「符合目的」,刪去不必要的資訊,並優化資訊間的邏輯連結,最後才考量設計版面的視覺元素。

綜合前述,一份簡報的製作流程通常會有以下步驟:

  1. 篩選出「有效資訊」。
  2. 找到「有效資訊」之間的邏輯連結,決定整份簡報投影片的份量與先後順序。
  3. 以資訊的重要性安排每張投影片版面的先後順序,弱化次要資訊,強化關鍵資訊。
  4. 若有時間,才考量能提升設計感的視覺元素。

3個釐清有效資訊的問題

製作簡報最重要的不是軟體操作或視覺設計是否夠強,而是使用的資訊和設計是否「符合目的」和「有邏輯連結」,所以在製作簡報前,最需要考量的是:什麼資訊是沒必要出現或次要的?

為了釐清資訊,你可以先停下手邊的工作,問自己 3 個問題:

  • 簡報的目的是什麼?
  • 哪些資訊符合/不符合簡報的目的?
  • 資訊之間的邏輯是否能相互連結?

在你可以決定的部分,先把「不符合目的」的資訊刪除,只留下「符合目的」的資訊,最起碼能把干擾的雜訊減弱,接著考量「有效資訊」之間的邏輯關係,方便安排版面。

3個篩選有用資訊的原則

在篩選資訊時,有 3 個原則需要注意:

1. 目的越明確越好

只要目的越明確,你就越能用簡單直接的方法達成目的,準備起來更有效率。

  • 假設目的是「讓觀眾理解」,背景使用純白色,簡化文字,以顯眼色強調關鍵字,並拆分內容,最後增加目錄頁來凸顯簡報結構。
  • 假設目的是「方便主管唸稿」,那就把整段文字複製貼上,盡量保持文字段落的完整。

市面上有許多建議,比如簡報不要太多頁、一頁只講一個重點或標題不應超過幾個字等等,都是很好的建議,但每種狀況的需求都不一樣,所以「最符合目的」的簡報才是最好的簡報。

2. 資訊與雜訊是相對的

依據「目的越明確越好」的原則,將資訊彙整為「有效」和「無效」,可以幫助自己快速完成簡報,但其實資訊的重要性是依序排列的,就像光譜一般。

假設 A → B → C 都是需要強調的關鍵資訊,但 A 最重要,B 次之,而 C 最後。那當版面上有 A 了,B 和 C 就會變成雜訊。所以設計單張版面時,若 A、B、C 用同樣顯眼的方式強調,反而會失去重點。

* 至於如何解決上述問題,後面段落「精準簡報設計 3 階段」的「資訊面處理」會有更詳細的介紹。

延伸閱讀:啾啾鞋資料彙整課程心得,幫我整理資訊更有效率

3. 選擇「至少不違背目的」的設計

從前面我們知道,要選擇符合目的的資訊與設計,但要是時間不足,可以改選擇「至少不違背目的」的設計,簡單來說就是盡可能保持「中性」。

  • 以字體來說,全部用黑體代替,會比可愛風的字體來得更好。
  • 以顏色來說,可用白色背景配上黑色或灰色的文字。

延伸閱讀:中文免費商用字體下載,不侵權也能提升設計風格

精準設計簡報的3個階段

在彙整有效資訊之後,才真正進入製作簡報的階段,可以分成「資訊面處理」、「資訊視覺化」和「視覺面處理」:

階段目的實際做法
資訊面處理分配資訊消化前置資訊,規劃整體佈局
資訊視覺化讓人看懂將單張投影片要呈現的資訊視覺化,以圖解方式呈現邏輯連結
視覺面處理追求美觀軟體操作與設計編輯,美化投影片

講師 Bill 建議,若時間不足或是常態性的簡報作業,只在「資訊面處理」和「資訊視覺化」這兩個階段處理便很足夠了。非常重要的簡報才需花時間處理視覺,美化版面。

階段一:資訊面處理

在處理資訊時,為了應對各種情況,需要一套系統化的方法來處理,也就是「樹林理論」。

在樹林理論中,「林」指的是簡報的整體結構,而「樹」則是須強化的關鍵資訊

  • 林:整體資訊,如目錄頁、整體流程、甘特圖、表格,能讓觀眾快速掌握資訊之間的邏輯連結。
  • 樹:關鍵資訊,指該簡報強調的部分細節。

若是公司規定要把整份表格放上去,也必須詳細講解其中 A 和 B 的數據,便可以按照下列順序執行:

STEP1 拆解樹林:依照簡報要達成的目的,將資訊拆解。

  • 整份表格的「林」。
  • A、B 兩個數據的「樹」。

STEP2 個別優化:

  • 在放置表格的那張投影片上,用顯眼方式標註 A 和 B 等兩處資訊,代表本次要講解的地方。
  • 分別製作 A 和 B 的投影片。

STEP3 彼此互補:最後,把前兩個步驟的成果組合起來,有下列 3 種作法 (附圖):

  • 局部凸顯:組合成「整體 + 整體強調 A + 整體強調 B」等 3 張投影片,互相切換講解,強調邏輯關係,通常用來說明表格或圖表。 
  • 相互對照:組合成「整體 + 弱化整體並強調 A + 弱化整體並強調 B」等 3 張投影片,除了整體的投影片,其他投影片則同時呈現整體與其中一個關鍵資訊,強調目的與邏輯,較適合用在流程、組織圖或地圖的說明。
  • 目錄分頁:組合成「整體 +  A + B」等 3 張投影片,在講解 A 時,切換到 A 的投影片;在講解 B 時,切換到 B 的投影片,適用於一般情況下的圖文說明。
簡報樹林理論

在第一階段的「資訊面處理」中,規劃的是整份簡報的架構與安排資訊的先後次序。

如果以「旅行」作比喻,「林」是隨身攜帶的地圖,為了指引方向,需經常查看;「樹」則是重點參訪的觀光景點,通常只會出現一次。

延伸閱讀:如何有架構地思考與溝通?志祺團隊探討議題的關鍵技巧

階段二:資訊視覺化

在第一階段,我們理解了整體布局該如何進行,接下來則是學習單張投影片的布局。

在還沒上課之前,我以為所謂的「視覺化」,指的是精簡文字後,放入 icon、圖片、動畫或影音素材,但其實視覺化的本質是要讓講者腦中所想的,與觀眾眼睛所見的一致。(跟文字雲的概念有些類似)

為單張投影片規劃資訊時,先幫資訊分組,再依「目的」與「邏輯間的連結」來安排版面:

一、大小對比:選出「最符合目的」的文字資訊放大成標題。

  • 舉例:「全館 95 折起」通常「95 折」會被放大並作醒目的標示,因「95 折」符合商家製作宣傳物的目的。
大小對比示意圖

二、相對位置:在條列式的文字資訊中,擺在上方的資訊,一定比擺在下方的資訊更容易被觀眾注意到,這就是相對位置的重要性。實際運用時,可能有下列幾種情況:

  • 情況一:在條列式的文字或段落中,第一句的位置比第二句更重要。
  • 情況二:將相關的文字段落放在同一邊或同一列,有分門別類的效果。
  • 情況三:將極為次要的資訊放在版面的最下面或側面,可弱化資訊的重要性。
相對位置示意圖

三、物件連結:標示資訊之間的邏輯關係,讓觀眾更容易理解,通常用箭頭或線條表示。

物件連結示意圖

「資訊視覺化」我的練習案例 (非課程案例)

〔原始投影片〕

原始投影片

〔一般會做的改善〕

一般的簡報修改

〔釐清「目的」與「邏輯」後,整理順序與關聯〕

修改方式 1:強化分類階層

強化分類階層

修改方式 2:凸顯相對順序

凸顯相對順序

修改方式 3:解析內容架構

解析內容架構

要注意的是,資訊視覺化是為了讓觀眾容易理解而進行的步驟,並非為了畫面美觀,因此需要思考的是「要怎麼做才會更好懂」,而非花時間找圖片或 icon。

最後,如果要製作出一張融合上面三張圖的投影片,當然也可以,但仍然要思考觀眾想看什麼,對他們來說,不在意的資訊就會變成干擾的雜訊。

階段三:視覺面處理

在第三個階段「視覺面處理」優化版面時,一定要考慮「目的」和「邏輯」,讓觀眾變得更好理解,且不干擾原來要傳達的資訊:

目的:符合目的者顯,不符目的者隱

  1. 無差別的減弱:文字統一為黑體、大小相同、使用黑色或灰色,全部對齊並減少形狀雜訊等等。
  2. 根據目的聚焦:挑出想要強調的重點資訊。

* 但要是一開始的素材沒有太複雜的話,這一部分可以省略。

邏輯:使相同目的的資訊擁有一致的視覺元素

  1. 依目的差異化:將重點資訊改為較顯眼的顏色,便能與其他灰階的資訊做出區別。
  2. 統一視覺元素:若有兩種以上需要作出差異的資訊,就要用不同顏色或形狀做出區別,比如 A 用同一種顏色、B 用另一種。

* 幫觀眾透過設計元素的區分,快速掌握資訊之間的關係。

要注意的是,最好先使用紙筆在「資訊面處理」和「資訊視覺化」等兩個階段處理好資訊和資訊之間的邏輯關係後,再操作軟體完成「視覺面處理」,避免過度設計的問題。

簡報的目的與邏輯

「視覺面處理」我的練習案例 (非課程案例)

簡報過度設計案例

上圖就是過度設計的例子,明明資訊結構很清楚,卻因為做了太多背景框的配色,導致文字框的配色就要更亮,反而在畫面上互相干擾。

解析內容架構

如果想要修改,就得先減弱所有設計,再依據「簡報目的」,選擇要凸顯的關鍵資訊。每張投影片都盡量只有「一個目的」,讓觀眾快速抓到重點。

延伸閱讀:
1. Adobe Express使用教學,免費的多功能線上設計工具
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上完課後我的心得是什麼?

在這堂 6 個小時的課程之中,我認為最精彩的地方是 15 個案例講解與示範修改。比起理論,如果能看到專家是怎麼做的,更能領略該如何應用。

我印象最深刻的,是其中一個關於「外科手術流程」的簡報案例,由於工作繁忙,醫生通常沒什麼時間製作簡報,只能直接截整張圖貼上,這樣一來,一定會有後排的觀眾看不清螢幕上的字,通常只能放大局部,但就會無法和整個流程做對照。

若是利用「樹林理論」,理清資訊間的邏輯連結,做出「樹」和「林」可相互對照的投影片,就能讓觀眾既了解整體流程,又知道正在講解的部分位在流程的哪個環節。況且,對製作者來說,這樣的簡報不需要花太多時間製作,便不會影響本來的工作。

不過,由於這堂課只專注講解簡報本身如何製作,因此我想要特別補充「必須先釐清」的 4 個問題:

  • 你有多少時間可以製作簡報?
  • 這份簡報有什麼需求或條件限制?
  • 這份簡報最主要的目的是什麼?
  • 這份簡報講解的時間是多少?

這 4 個問題可以幫你釐清這份簡報的「目的」,才能夠靈活運用這門課教的各項技巧。

我認為這堂課屬於入門課,說明了製作簡報的基礎概念,如果你想進一步了解軟體操作,或有製作商業圖表、醫學簡報等專業領域的需求,可參考簡報藝術烘焙坊另外開設的 3 門課程:

不過如果是簡報新手,想增進簡報製作能力,我個人還是推薦上「精準設計:簡報心法」。

其他課程相關問題的補充

課程會教怎麼配色嗎?

在第三階段的「視覺面處理」有稍微提到,但如果你學會簡報製作的核心觀念,只需要黑白灰跟一個顯眼的顏色就可以做出三個階層的視覺效果了。(延伸閱讀:配色網站推薦與操作教學)

會教怎麼操作軟體嗎?

沒有,主要是教製作簡報的基礎觀念,如果想學習操作軟體,可以參考《精準設計:PowerPoint 實戰技巧》這門課程,裡面有許多教學 DEMO,能讓你直接照著操作,非常適合完全沒有製作過簡報的人。

使用的簡報能下載嗎?

沒辦法下載,課程中所使用的案例只取得「可展示」版權,無法作為書面資料或數位資料呈現。

課程老師有出作業嗎?

沒有作業,很少會看到沒有出作業的,不過給出的案例已經很豐富了。

精準簡報設計課程重點筆記:抓住關鍵內容的3階段技巧 3

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