Esor子彈時間管理術

Esor子彈時間管理術課程

打造工作及人生系統的4個重點心得


前言:Esor子彈時間管理術課程特色

本篇將與你分享我上完【電腦玩物Esor子彈時間管理術】課程的心得筆記,這堂課很適合:

  • 總覺得時間不夠用,想兼顧所有事情的人
  • 每到下班時間才發現很多事還沒做,待辦事項越來越多的人
  • 儘管利用備忘錄提醒自己,卻仍然忘東忘西的人

自從開始在家工作後,我嘗試使用 Notion 管理生活、健康、工作等面向,也為各個領域設定許多目標、待辦行動、找了許多資料,只希望能讓自己的生活不被工作填滿,變得更加充實。

也許你會認為有上述願景是好事,但執行了一段時間後便發現,隨著靈感、資料、待辦清單越來愈多,在時間只有 24 小時的狀況下,事情反而完全沒辦法做完,反而造成了壓力。

電腦玩物站長 Esor 在課程中提到,我們之所以無法妥善運用時間,其實是因為我們「難以區分事情的優先順序」、「待辦事項太繁雜瑣碎」以及「執行進度嚴重落後」,這點我很認同。

上完這堂課後,有幾個部分我認為是沒有去留意到的,比如:

  • 沒有用「專案的視野」去規劃任務,導致沒辦法有效地利用 Notion 去管理生活與工作,相關行動、資料、靈感散落於各處。
  • 規劃培養某個好習慣,卻沒有先想到「想要達到什麼具體成果」,沒做到反而壓力更大。
  • 原本有規劃週計畫的習慣,但還是將雜事分配於每日待辦,導致發生臨時狀況時,沒有彈性的時間可以即時處理。

雖然 Esor 老師在課程中是以 Evernote 作為時間管理的工具,不過我認為課堂的內容是可以應用到其他工具上的。因此以下我將要分享課程中的四個重點,以及我利用 Notion 的實際操作。

一、如何有效統整零散資訊?

你是否經常遇到以下狀況:

  • 重要的合約怎麼也找不到?
  • 忘了上次開會後的紀錄寫在哪?
  • 才剛繳完的收據,現在不知道去哪?

之所以會有這些窘境,是因為現在有太多工具可以使用了,比如紙本、便利貼、電子郵件等,讓我們在執行專案或任務時,需要從各個管道中尋找需要的資料,甚至需要用大腦回想,導致花費了很多時間,還有可能會遺漏了某幾個重要的關鍵。

為了解決這個狀況,電腦玩物站長 Esor 分享了一個很重要的觀念:「想辦法將不同碎片資料統整在某個地方,如此便能快速地在其中找到專案需要的所有行動、資料、文件等」。

因此,他主要採用以下三個方法統整零碎的資料:

  • 新增一則任務筆記,將紙本書籍、文件等資料,用 Evernote APP 拍照下來。
  • 利用 Evernote Web Clipper 外掛,把需要的文章輕鬆儲存到數位筆記中。
  • 將相關任務的碎片資料,整合到同個頁面中,便可以在這則筆記內建立行動、學習心得。

而我依照上述概念,並參考 Esor 老師在部落格分享的教學,應用到個人 Notion 系統中 ( 下圖 )。

實際操作後,我認為有兩點好處:

  • 想要瞭解任何資料、專案進度,只需要在同一個頁面查看。
  • 相關專案、行動、資訊等,只需要在同個頁面管理,不用再煩惱到底要記在哪。
Esor子彈時間管理術:利用Notion統整零散資訊

二、如何拆解有效的行動任務筆記?

以前還是學生的我,總會列下許多待辦清單,並積極地完成每件事情,只為了讓自己「很有效率」。然而忙到最後,卻陷入了原本事情做不完、不敢給自己休息的窘境,同時也對自己越來越沒自信。

曾經我以為這是達成目標的必經之路,所以每次都會很努力地做好任何事,但我不知道,當時的身體與心理快要負荷不了,好在因為身邊好友的提醒,才讓我意識到原來我「正在瞎忙」。

我們往往會下意識列出許多待辦清單,所以做了很多事,轉換效益卻很少,有時候甚至做錯方向,浪費了很多時間,看到了一長串尚未完成的行動,覺得很沮喪,原本可以完成的任務,卻沒做到。

Esor 老師說道,為了避免發生上述的狀況,我們不應該先想「要做什麼」,而是要先思考「任務成果是什麼」。以「我想每天去健身房」為例:

  • 我想參加馬拉松比賽,所以想每天健身,增加體力?
  • 我想交女朋友,所以想每天健身,增加身材線條?
  • 我發現最近精神不是很好,所以想每天健身,提升專注力?

假設任務成果是「提升精神與專注力」,接著再思考一個問題:「為什麼一定要去健身房」?

也許你是因為看到身邊的好友都有去健身房的習慣,所以覺得自己需要這麼做。但一定要去健身房嗎?說不定你最應該做的是要先讓自己正常作息、健康飲食、走路去上班等,而不是健身房。

因此,在列出待辦清單前,我們若想拆解出有效的行動,則可以參考 Esor 老師的以下方法:

  • 先思考想要獲得什麼樣的具體成果。
  • 從設定好的任務成果出發,去拆解我們可以做的多個行動。
  • 將相關的任務、資料碎片統一在一則筆記中。

我根據 Esor 老師「一個任務,一個筆記」原則,將行動改造成子彈,並用 Notion 設計出下圖,如此不但能幫助大腦去除壓力,也能讓我們更聚焦地執行任務。

利用Notion安排讀書計畫

三、為什麼要從專案視野管理工作與人生?

你是否知道目前正在推進哪些專案?你是否清楚接下來有哪些關鍵目標需要著手執行呢?

很多人常說「要用專案的角度去管理工作」,不過上完 Esor 老師的課後,我才明白「用專案的視野管理人生」也是很重要的事。

把任務聚焦成專案有以下好處:

  • 了解任務背後的專案目標為何,從中找到最重要的行動,而非依靠大腦憑空思考。
  • 可以看清楚執行專案的流程與全貌,所有相關行動、筆記、行動、資料等,都會彙整於一個專案目錄頁面中。
  • 有了專案的視野,即便再瑣碎的任務,也能使其變得更有意義。比如將「買菜」的行動,與「每天保持健康」的專案目標關聯在一起,進而設計一系列的健康菜單,讓買菜不再無聊。

四、如何規劃做得到的每週計劃?

曾經還沒有時間管理概念的我,總是想到什麼就做什麼,完全沒有做任何的規劃,雖然我不會讓自己慵懶的過一天,還是會找點事情來做,但就是因為沒有規劃,所以儘管我有多大的目標,也望塵莫及,覺得那只是夢想。

自從開始設計週計畫後,生活確實有慢慢進入正軌了,一切變得越來越順利,原本的目標也變成一個個可行的行動計劃,不過隨著資訊與待辦任務越來越多,在時間有限的情況下,事情完全處理不完,彷彿每天一直被壓力追著跑,對自己逐漸沒有了信心,也快要忘了到底是為了什麼在努力。

Esor 老師提到:「為了讓自己不要失焦,並且可以快速回到真正應該要做的任務與行動,設計『做得到的每週計畫』變得格外重要」。

因此,以下將與你分享幾個重點,幫助我們可以設計出真正有效的子彈行動清單:

  • 固定每週日規劃下一週的計畫 (時間可自行調整)。
  • 打開進攻型行事曆與專案目錄,設計下週的待辦清單 (不要憑大腦想像,否則目標容易失焦) 。
  • 除了安排每日待辦行動,也要連結「專案目錄連結」。
  • 利用 123 行動法則,為每一天規劃一件「有價值的重要行動」、推進生活與工作的「專案進度」,並且利用空檔處理瑣事。

總結:上完課後的真實心得

這堂課除了讓我實際了解數位筆記的應用邏輯外,也讓我更加清楚時間管理的關鍵核心為何。

我很欣賞擁有正職工作的 Esor 老師「認真享受生活」的心態,在有限時間下,不但能夠用心地陪伴家人,還能夠找時間運動,以維持個人健康,更能利用興趣,持續產出一篇篇有價值的文章。

為了平衡生活與工作,我嘗試了不少方法,最後很常勞而無功,不過上完 Esor 老師的子彈時間管理術後,我才領悟到:

  • 不應該急於完成表面的行動,而是要思考達成任務後,到底想要有什麼成果。
  • 應該用「專案管理」的視野去規劃工作與生活,讓看似不起眼的瑣碎任務,也能變得有意義。
  • 應該在週計畫中,主動「規劃一件有價值的行動」,讓生活不只有工作,而是能讓我在這快速的時代中,好好享受人生。

這堂課給予我很多對於工作與人生管理的啟發,倘若你也想要跳脫既有的生活框架,希望透過本篇分享的方法,幫助你打造出屬於個人的時間管理系統。

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