Trello教學與實際應用情境

直覺卻不失功能性的管理工具

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內容最後更新時間：2024-04-16

前言：直覺且功能強的專案工具

你是否正在執行各種專案，卻不知道該如何有效的管理呢？又或者，你正在與其他夥伴協作某個任務，但無法有效地掌握彼此的進度，工作效率很低呢？

如果你有上述問題，本篇將要與你分享這款專案管理工具 Trello，以彈性、簡約的方式，幫助我們將專案流程具體化成一張清晰的圖，每個人都可以透過同個頁面一起共享資料、追蹤進度、分配工作等，讓專案變得更簡單。

這篇將與你詳細分享 Trello 是一款什麼樣的工具？該如何利用它來與團隊協作？跟 Notion、Evernote 又有哪些差異？最後也會與你分享我實際使用過後的心得。

Trello是什麼？

Trello 是一款專案管理工具，由 Fog Creek Software 創辦人 Avram Joel Spolsky 所開發，設計靈感來自豐田生產方式，希望任何事情都能建立正確的流程，以穩定專案進度的執行。

Trello 在專案管理上非常受歡迎，它採用「看版式」的管理模式，讓團隊成員可以清楚看到現階段專案的目標與進程；另外如果以專案管理工具來說，它的操作也算是直覺好懂的，對新手友善。

我們都知道，專案管理非常重視「範疇、時程、成效、風險管理、利害關係人」(延伸閱讀：如何做好專案管理？)，而這些正是 Trello 的強項，包含：

• 提升團隊協作能力
• 清楚追蹤專案進度
• 集中管理資料檔案

這也就讓 Trello 目前在全世界超過 9000 萬個用戶使用，其中包含 Google、ZOOM、VISA 的團隊。

Trello能運用於哪些情境？

#1 專案管理

任何一個專案，通常都要有明確的目標才會被計畫與執行，Trello 可以讓我們將所有工作拆解成細項，把它區分成「待辦事項、進行中、已完成」，並標註在 Trello 可視化的看板上。

另外，有些延遲待確認的事項，或是某個項目是有問題的，也都可以自由地在 Trello 上增加看板，讓所有參與專案的利害關係人，能更清楚地了解專案的全貌。

#2 顧客關係管理

顧客關係管理幾乎是每個品牌都需要經營的一塊，像是還沒接觸的潛在顧客、主動聯繫的顧客，我們最好要做一些明確的分類，這樣才能排序回覆訊息的優先順序，也能方便後續行銷的規劃。

可以在 Trello 建立「已聯繫、安排會議、已提案、成功接單」的看版，確保在與多個顧客聯繫的過程中，不會發送出重複的訊息，或是記錯資料給其他人，每一次與顧客聯繫的重點也能記錄在上面。

#3 接案工作

如果你是自由工作者，雖然工作自由，但是相對一般上班族來說，工作時間、收入來源相對是比較不穩定的，因此更需要進行自我管理，要對於自己的工作有一套完整的流程。

如果你有在幫客戶接案，可以在 Trello 看板上建立顧客的訊息、創作靈感，也能用來追蹤創作進度、款項金額等，將流程具體化，讓自己更了解工作狀況，並與客戶保持良好的互動關係。

#4 旅遊規劃

除了工作之外，也有人把 Trello 拿來當作「旅遊規劃」的工具，因為 Trello 的看版功能，讓你在規劃的時候可以分成不同天來做行程安排。

像是如果你要規劃一個三天兩夜的旅程，你的看板上面的資訊可以是這樣：

• 6/8 行程規劃：早上要在哪邊集合、中午去的餐廳、下午要去的景點、晚上住的旅店、晚上要吃的宵夜
• 6/9 行程規劃：早上幾點要起床、早上要去哪邊逛、中午要在哪邊吃、下午要做些什麼、晚上要住哪邊
• 6/10 行程規劃：早上大家幾點集合、中午前要去哪些景點買伴手禮、下午幾點開始回程、晚上幾點到家

全部列出來後，整個行程的規劃就會非常清楚，而且還可以利用 Trello 的協作功能，把這次要一起出遊的夥伴或家人們，一起加進來討論，讓行程更完整。

Trello完整使用教學

基本Trello操作介面介紹

step 1

當你進入 Trello 官方網站後，主頁可能會是英文的，但不用太過擔心，Trello 有支援 24 種語言。

我們可以把頁面滑到最下層，在語言的部份點選「繁體中文」(或其他你要用的語言) 就行了。

step 2

第一次使用 Trello，可以使用 Google、Facebook 或電子郵件來註冊帳號。

step 3

登入 Trello 後，你可以看到基本的介面有：

• 看板：自己負責工作區與訪客工作區的所有專案名稱。
• 範本：有許多不同類型的用戶，會分享他們使用 Trello 應用的模板。
• 首頁：有點像是社群平台的介面，會即時的更新所有專案進度的變化。
• 工作區：可以用來區分不同單位、不同用途的分類。

step 4

右上角你可以看到 4 個不同的功能，分別為：

• 搜尋功能：使用關鍵字找尋所有看板裡面留存的資料與內容。
• 資訊說明：可以導向 Trello 的使用教學、部落格、進階方案等等。
• 通知提醒：會顯示自己未讀取的訊息，不錯過任何專案進度的推進。
• 帳號設定：可以修改個人檔案與介面設定，觀看自己曾經使用過 Trello 的活動紀錄，還有執行專案的細項工作卡片。

step 5

如果要修改 Trello 的個人資料，有些進階的設定會自動導向 Atlassian 的帳號去做更動，像是修改密碼、更改電子郵件、帳號雙重驗證等等。

如何使用Trello範本(模板)？

step 1

Trello 提供許多種類的模板可以搜尋，讓我們套用在任何事件上，像是人資用來管理招聘管道，或是個人用來做每日菜單的規劃等等。

step 2

進去自己喜歡的樣式後，設計模版的版主就會有詳細的使用規範和我們說明。

step 3

判斷一個範本適不適合自己可以從四大部分去判斷，其中分別為：

• 看板：觀察範本被複製、觀看的次數，還有管理員詳細的描述。
• 列表：行動、主題的分類區塊，可以思考自己可以怎麼應用。
• 卡片：確認可否自由地在列表中移動，拆解細項的代辦清單。
• 看板選單：確認下載後可否調整背景、描述、自動化功能、擴充外掛。

step 4

確定這個範本是符合自己的需求後，可以點選「從範本建立看板」，修改自己要使用看板的標題、工作區域，就可以建立好專於於自己在 Trello 的看板囉。

如何運用Trello進行專案管理？

以下我以自己是一名旅遊部落客，想要製作出「澎湖冬季旅行指南」的電子書為例，與你分享 Trello 內部有哪一些工具可以使用，以及該怎麼與不同單位在這個平台協作。

step 1

一開始使用 Trello，可以先建立一個自己專屬的工作區。

step 2

輸入自己工作區的名稱與描述，選擇好自己使用的類別，並且邀請參與這個專案的所有人員，分配好使用者的管理權限。

step 3

點選「建立新的看板」，建立專案前期、中期、後期的規劃，當然這點可隨個人習慣調整。

step 4

前期的資源盤點，我們可以很清楚地把所有資料統一放在這裡，讓夥伴在蒐集資料的過程可以避免找到重複的資訊。

資源盤點到某個階段，後面可以再建立行動的列表，像是實地探查、進一步協商、簽約合作、拒絕邀約等等。

step 5

當我們規劃好所有專案進行的進度以後，Trello 有幾個功能可以提升團隊的協作，清楚掌握每個人處理事情的進度，其中有：

• 成員：在卡片裡面增加工作的負責人，有被分配任務的人員就會收到 Trello 的通知了。
• 日期：細項工作訂定好截止日期，避免有人在同天有太多工作，專案預先規劃時間掌握進度。
• 標籤：設定好習慣使用的標籤，像是緊急任務、進行中、已完成等等。
• 待辦清單：每個工作項目中都可以增加細項的待辦清單，提醒負責人需要做好哪些事情。
• 描述：專案人員可以把工作的相關的資訊、備註、連結等內容放在這裡。
• 附件：網路參考資料或自己在 Google 雲端留存的會議紀錄、照片、影片，都可以附在這裡。
• 活動：這部分的功能很像留言板，工作區的任何人都可以在這提出疑問，或是提醒重要事項。

如何將Trello切換成行事曆？

step 1

首先，我們要先在「Power-Up」擴充外掛，關鍵字搜尋「Calendar」或「行事曆」，找到自己喜歡的外掛以後，點擊「新增」就可以開始在 Trello 使用了。

step 2

只不過我會比較習慣使用「行事曆 Power-up」，因為它是完全支援繁體中文的，而且這個外掛是 Trello 自主開發的，使用下來的我是覺得他比起其他的外掛穩定很多。

step 3

接著點開「行事曆 Power-up」就能自由的轉換行事曆和看板介面了，這個外掛可以幫助我們追蹤團隊進度，如果有突發狀況也可以快速地調整時間，讓專案可以順利的進行。

如何用電郵管理Trello進度？

step 1

Trello 還可以用來管理不同專案的電子郵件，只要到右上角「顯示選單」選擇「… 更多」，再點選「已電子郵件新增看板內容設定」，系統會生成一個看板專屬的電子郵件，接著再設定要顯示在哪個列表就可以使用了。

step 2

你也可以選擇「將此地址寄電子郵件給我」，過不久你的信箱就會收到看板專屬的電子郵件地址，將這份郵件轉寄給團隊成員，這樣團隊就能一起在 Trello 上建立起良好的溝通模式。

step 3

我們在寄送重要的信件時，可以把 Trello 生成的電子郵件地址貼到「副本」，傳送訊息後，Trello 會幫我們把電子郵件彙整到指定的看板裡面。

step 4

一個人在執行多個專案的時候，訊息真的會多到沒有時間去做分類處理，所以若能在 Trello 建立一個收取電子郵件回覆的看板，我們就可以隨時掌握不同專案的溝通狀況。

如何用Trello製作甘特圖？

step 1

要在 Trello 使用甘特圖，一樣要去「Power-Up」擴充外掛，搜尋「Gantt Charts」，你就會看到有很多外掛可以下載。

step 2

我這次選擇是最多人在使用的「TeamGantt」來做示範，一樣在介面上點擊「新增」，就可以在 Trello 上使用。

step 3

點擊 TeamGantt 後，我們需要先註冊帳號才能開始。

step 4

接下來 TeamGantt 會詢問幾個問題，比如你想要「自動化」或「手動更改」的模式。在這裡我會以完全自動化來作示範。

step 5

設定完後，就會出現甘特圖畫面了。如果要回到 Trello 看板的檢視方式，點選右上角的「X」即可。

step 6

若想再次打開甘特圖的檢視模式，點選「在 TeamGantt 中查看」選擇「View in gantt chart」即可。

Trello常見語法分享

由於 Trello 支援 Markdown 語法，因此我們在看板描述、清單或者評論中，都可以使用語法，讓資訊能夠更一目瞭然。比如：

• 你想在描述中新增「大標題」，則可以在文字前加上「#」。
• 你希望在看板中添加「條列式」，那就在文字前加上「-」。

如果你想了解詳細的語法，建議可以參考 Markdown 文件。

推薦哪些Power Up擴充外掛？

Trello 在 Power Up 裡面提供許多可以擴充的外掛，幫助我們在專案管理上能夠更有效率。

如果你不知道哪一個外掛適合自己，這裡有簡單彙整一些網路上比較多用戶下載的工具，提供參考。

• Calendar Power-Up：這是 Trello 團隊自己開發的行事曆工具，Calendar Power-Up 結合 Trello 的看板來使用，可以迅速地了解有哪些工作項目時間是衝突需要調整的。
• TimeCamp：計算專案耗費的時間會比想像中來的麻煩，但是擴充 TimeCamp 這個外掛以後，我們就可以在 Trello 看板每一張卡片中來做有效的紀錄。
• Google Drive：這個功能可以讓我們快速地把一整個看板製作成簡報，也能在每一張卡片中同步建立檔案在 Google Drive，或是附加放在雲端裡的檔案。
• Dropbox：如果自己有在使用 Dropbox 存放資料，也很建議可以結合 Trello 使用，因為它在所有資料同步做的很優秀，很適合應用在團隊協作上。
• Slack：Slack 是一個很棒的溝通工具，當我們在 Trello 新增卡片，並且完成工作的分工以後，我們可以快速的運用這個外掛發送訊息，標註相關人員接受第一手消息。
• Time In List：可以記錄每一項工作停留在列表的時間，甚至可以幫我們快速的製作成列表，讓我們即時了解現在哪件事情比較緊急，或是哪個夥伴需要幫忙。
• Card Aging：隨著時間推進，有些任務可能曾經被我們規劃在計畫之中，但仍然尚未進入可執行的階段，如果有這個狀況，Card Aging 就可以協助我們排除過舊的工作任務，讓我們把精力花費在我們真正需要努力的事情上。

Trello費用如何計算？

Trello 付費的方案有 4 種，不同之處可以參考以下的表格。

	免費方案	STANDARD	PREMIUM	企業級方案
方案價格	免費	US$5/月	US$10/月	US$17.5/月
卡片數量	無限	無限	無限	無限
儲存空間	無限	無限	無限	無限
工作看板	10個	無限	無限	無限
工作區命令執行	250個	1000個	無限	無限
差異化檢視介面	沒有	沒有	具備	具備
即時的客服協助	沒有	沒有	具備	具備
完整管理員權限	沒有	沒有	沒有	具備
無上限的工作區	沒有	沒有	沒有	具備
適用對象	個人	小型團隊	有多專案的團隊	多層組織的企業

我們可以評估自己的需求來決定要哪一個方案，不過比較特別的是「企業級方案」，它會根據企業使用 Trello 的人數有所不同，如果想要初步了解報價的話，也可以參考 Trello 價格的估算資訊，或是進一步連絡銷售人員來取得更完整的資訊。

我目前使用 Trello 是選擇「免費方案」，其實以一人公司來說這已經非常夠用了，只要我們在多多了解 Power Up 擴充外掛，也能支援許多功能，所以我會比較推薦新手可以先以免費的方案使用就好。

等到已經熟悉 Trello 的介面、功能，或團隊成員慢慢增加，可以再考慮要升級為哪一種方案，像是一些公司需要時常使用到報表來做專案進度的彙報，就會比較推薦 PREMIUM 的方案來節省時間。

另外補充一下，除一般方案外，Trello 也有提供給非營利組織與教育機構折扣方案，需聯絡客服。

實際使用的優缺點評價

Trello優點有哪些？

• 簡單容易上手：Trello 非常直觀，功能簡單又強大，幫助我們簡化專案流程，進而解決複雜的問題，當開發一個新項目，或是邀請新成員，都可以用它快速上手，幾乎沒有學習曲線。

• 免費經濟實惠：雖然有些工具收費昂貴，但 Trello 的價格非常實惠，而且還有提供免費方案，儘管工具有些限制，但整體而言功能的實用程度完全不打折，讓我們可以很放心且專注的使用 Trello 來管理生活與工作的大小事。

• 自動化工作流：儘管 Trello 很簡單 ，但它的自動化工具非常豐富，設定方式也很容易。從日期管理、看板移動、團員通知等，都可以幫我們自動化完成，讓我們省下許多心力與時間來管理任務細節。

• 擴充外掛功能：Trello 的擴充外掛深受許多人的喜愛，只要一鍵安裝好外掛，就可以馬上使用，比如 Slack、Google 雲端、Zoom 等知名工具，都能夠在 Trello 使用，幫助我們方便管理文件、通知、分析內容等。

• 支援不同裝置：除了網頁版以外，Trello 還有支援桌機版與手機板，只要輕點一下，我們幾乎可以在各個地方執行專案、追蹤任務進度，確保自己不會遺漏掉任何訊息。

• 線上團隊協作：團隊協作是專案管理的核心目標，而 Trello 的工具與功能，幾乎滿足所有協作的需求，比如評論、文件共享、標註團員以及通知。除此之外，主管還能透過卡片功能，將任務指定給團隊成員，並且將資訊公開透明在 Trello 上，確保大家能夠了解所有的專案進度與細節，進而提升協作效率。

Trello缺點有哪些？

• 工作看板有限制：雖然免費板的功能就很夠用了，但如果你需要管理許多的專案，我們最多只能建立 10 個工作看板。因此，若你覺得用 Trello 管理任務很方便，加上使用需求較高，建議可以付費升級，看板數量就不會受限了。

• 不適合複雜專案：Trello 非常適合透過線性的方式拆解任務項目、管理專案，但若是遇到更龐大、複雜的專案計畫，可能就不太適合用這項工具。(會比較適合用 Notion 來管理)

我是怎麼接觸Trello的？又有何心得？

早期在做專案的時候，真的需要耗費許多時間開會，為了確保大家對專案都有相同的共識，我需要不斷地打電話確認時間排程沒有問題。

所以後來我就開始研究管理工具，因緣際會下認識了 Trello，第一次使用就愛上它，因為比起其他工具，它在操作上更加直覺，即便當時我是新手也很快就知道怎麼操作。

目前主要用於管理個人與團隊的專案，從接洽政府、企業合作專案，到管理接案流程，我都會在上面清楚地規劃並執行多個專案，同時掌握工作及生活的狀況。

只要接收到訊息，我就會很直覺的開始記錄、分類所有專案相關的事項在 Trello 上，例如：

• 利害關係人
• 相關資料
• 時間檢核點

在 Trello 建立所需的看板，做一次完整的資料盤點，之後就可以新增專案進度的看板，並加入所有專案參與的人員，所有訊息都在工作區域內完成。

這樣團隊協作的效率，我認為會比 Line、FB 社團來管理專案來得好，因為每個人都可以清楚的掌握工作進度，也能集中管理所有的檔案，訊息也不會因為太過雜亂無章被忽略。

使用者常常會有的問題

Trello與其他管理工具比較

市面上除了 Trello 以外，還有很多知名的管理工具，比如 Notion、Evernote，當然最重要的還是要先知道你用這些工具的目的是什麼，才有辦法找到適合的工具。

	Trello	Notion	Evernote
筆記功能	沒有	具備	具備
追蹤進度	可以	可以	無法
遠端協作	可以	可以	可以
自動同步	可以	可以	可以
模板範本	具備	具備	沒有
檢視方式	多種	多種	單一

Notion 的功能確實非常強大，不過也是因為它的自由度，導致學習成本比較高，對於一些人來說很難有系統地利用工具管理專案，可能還會越做越亂。(學習推薦：Notion 實戰課程)

Evernote 是一款功能完整的筆記軟體，幫助我們可以將想法快速紀錄於工具中，但如果要利用它來與其他夥伴協作，可能會不太適合，因為它無法追蹤專案進度。(延伸閱讀：Evernote 教學文章)

Trello 與其他工具相比，比較算是專案導向，可以線上協作，也能進行專案進度追蹤，但如果是拿來當作筆記，就會需要配合像是 Google 文件的軟體。

補充資源：Trello Youtube教學

Trello 雖然很簡單，但若要把它有效地實際應用在生活、工作中，其實需要多方嘗試，直到最終能找到適合自己的管理方式。

如果你想要更完整地了解 Trello 該如何操作，也許你能搭配相關影片教學，會讓你更快地了解該怎麼將工具的效益發揮最大化。

以下將會簡單與你介紹幾個知名的 Trello 影片教學資源：

• Trello：官方在 Youtube 上就有分享許多一系列的教學。
• Derek Breen：教你如何用 Trello 線上管理專案。
• Kimberly Ann Jimenez：教初學者如何從零到有製作出 Trello，並管理工作。

結論：為什麼會推薦Trello？

市面上有許多線上工具，但往往都會設計的太過複雜，讓我們不知道該從何下手，而 Trello 之所以會深受許多人的喜愛，是因為它簡單的介面，讓初學者一看就知道該如何使用。

它的擴充外掛，也讓 Trello 功能變得更強大，因此不論你是個人或是團隊，或者是想用工具來管理生活、工作，Trello 完全可以幫助到你。

如果你目前正在尋找專案管理的工具，非常建議你可以試試看 Trello 免費板，也許你會發現，管理專案並沒有想像中的那麼困難。

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