雲端工作術課程

雲端工作術課程評價

教你打造高效的工作與生活


3個理由告訴你為什麼推薦

1. 講師口條清晰,不需專業知識也能懂。
2. 講師經驗豐富,內容兼具心法與實務。
3. 數位工具免費,適合各年齡層學習者。

前言:為什麼會選擇這堂課?

在學生時期,執行過不少學校計畫的我,時常需利用許多工具管理專案、與團隊協作。

雖然現在的數位工具都非常方便,但當時的我,完全不知道該如何正確地使用,因此總會犧牲健康與生活,而投入更多時間工作,只為了達到某個工作目標。

為了擺脫這個窘境,我便開始尋找許多關於專案管理、雲端工作術等課程,希望可以透過學習,讓我了解該如何「聰明工作」,以維持生活與工作的平衡。

所以,本篇我想與你分享我上完超效率雲端工作術這堂課的心得與真實評價,你可以得到:

  • 提升團隊協作能力,降低溝通成本的方法
  • 將工作流程自動化,快速達到目標的方法
  • 有效管理數位資料,降低時間成本的方法

這堂課程的講師是誰?

雲端工作術課程

這堂課的講師是「企業溝通協作平台 JANDI」的鐘于誠、曹凱閔、侯智薰,他們分別擔任 JANDI 客戶成長夥伴、臺灣區負責人,以及內容社群運營的職位。

雖然三位講師都是來自同一個公司,但他們所擅長的專案與經歷都很不一樣。

比如,「鐘于誠」協助企業應用雲端工具,具備提高生產力的實務經驗,同時還是 Trello 與泛科學的課程講師。

「曹凱閔」則是長期服務近百間中小企業協助溝通管理提升,一年內成為企業軟體新創的區域最高主管,並成功創下用戶年成長 91% 的成績、獲得超過 1100 萬美金投資。

最後,講師「侯智薰」擅長將概念系統化、知識轉譯、問題挖掘,他不但是資策會中小企業數位轉型顧問,更受邀到企業、政府與大專院校分享雲端工作術超過 30 場。

講師們將透過這堂課分別與我們分享他們累積已久的實戰經驗,不但能讓我們提高職場的技能與生產力,也能讓我們有效地管理專案進度,進而讓生活越來越有條理。

這堂課程有什麼特色?

個人認為,這堂課程與其他專管課程相比,它更貼近生活一些,沒有複雜的專業知識,而是教我們如何有條有理的生活

這堂課不是從專案管理的角度出發,而是先教如何管理「個人」的時間,進而有效地與「他人」協作、完成專案,並且系統化地統整「資料」與檔案,讓我們能夠如期、如質、如預算地完成目標。

專案管理固然重要,但很認同講師在課程內提到的一句話:「倘若個人的時間沒有管理好,那麼在與他人的合作,或是資料的統整,也不會做的太好」。

第一章:雲端工具如何改善你能力與生活?

首先,講師將在這一直章節與我們分享:

  • 雲端工具有哪些特色?
  • 我們為什麼需要高效雲端工作術?
  • 我們該如何學習這堂課?

上完這章節後,感觸很深。我原本希望可以多採用紙本記錄,減少對科技的依賴,提高專注力。

這方法確實一開始有效,但因為我需要創作,更需要多與客戶共同線上溝通、協作。所以雲端工具的好處在於,它能夠幫我即時將問題與靈感紀錄下來,也可以讓我快速優化工作流程,這些靈活的優點則是紙本筆記所沒有的。

的確,對於我而言,倘若過度依賴科技,有時候反而會讓我容易分心,但若懂得善用科技,那些重複性的工作都可以透過雲端工具幫我紀錄下來,甚至可以像個雲端助理提醒我,進而讓我有更多時間與專注力投入在思考與發想上。

因此,經過這次的嘗試,我認為,為了可以在這快速變動的時代提升自我,並且有效與他人協作,「如何善用雲端工具」是非常重要的,否則,我們只會花更多時間在投入在學習、溝通等成本上。

第二章:時間管理 (Google日曆)

Google 日曆也許是平時大家最常使用的 APP 之一,但若使用得當,不但可以用來管理個人時間,也可以有效與團隊、客戶溝通,省去不必要的時間。因此,侯智薰老師將在這個章節與我們分享:

  • 如何設定不同類型、顏色,顯示不同專案
  • 如何寄發會議,邀請對象
  • 如何公開行事曆,讓客戶可以即時查看

這章節對我而言,算是比較簡單的,因為我平常也是使用 Google 日曆作為管理生活與時間的工具,我基本上都會多方研究相關的應用,並且經常試著優化使用方法,希望可以讓我在管理大小事務上變得更輕鬆,所以我對於它的操作方式都滿清楚的,這部分的內容,我快速看過而已。

比如,我會利用不同的顏色,來標註不同的專案以及重要程度;與家人共用行事曆,將相關的活動與行程即時更新,提醒彼此將時間事先保留。

將重複性的工作設定自動化提醒,不但可以方便我後續規劃每天行程,不需要再花大腦思考今天要做什麼,也可以讓我作為時間的紀錄,讓我有依據能夠清楚地檢視自己的時間到底都花在哪裡。

不過,我很認同老師在這堂課說的一句話:「信息過載的核心,來自於你對於環境的不熟悉」。

雖然一開始在學習任何新的工具時,偶爾會覺得很挫折,感覺花了很多時間研究、練習,成效卻似乎沒有想像中的好,漸漸地,有時候會對自己或是某個工具感到沒信心。

但當我拋開這些負面想法,跟著講師「模仿、練習、優化」後,不但可以越來越上手,甚至還會從中摸索出適合自己的使用方法。也就是那句話:「沒有好的工具,只有適合自己的工具」。

第三章:時間管理 (Wunderlist、Todoist、Any.do)

在這繁忙的時代中,為了可以快速地完成各種任務,列出一長串的待辦清單,並且逐步一一消除它,我想,這是許多人經常面臨的場景吧。

然而,生活總會出現許多臨時狀況,計畫總是沒辦法照預期的進度發展,演變到最後,我們似乎一直被時間、任務追著跑,總要很努力的幫他人達到某個目標,卻忘了留時間給自己。

因此,在每個人的時間都只有 24 小時的狀況下,到底該如何妥善規劃每日行程,並將精力投入於重要的事務上,此便成為現代人非常重要的課題。

在侯智薰老師在課程中提到,雖然列出待辦事項可以幫助大腦減壓,但排出優先順序,才是能夠讓我們掌握人生主導權的重要關鍵。因此,我們將在這個章節學到:

  • GTD 時間管理心法
  • 待辦清單 APP 操作邏輯
  • 子彈筆記的好處

老師在這堂課是以「奇妙清單 Wunderlist」,作為操作 GTD 時間管理心法的教學示範,原本我也想試著用奇妙清單操作看看,但最後發現它已經被微軟收購了,因此在 APP 商店上不會再看到它了。

雖然我覺得不能使用奇妙清單有點可惜,畢竟老師認為它是款非常好上手的應用程式,不過,當我學完 GTD 的使用邏輯後,現在都可以將相同的概念複製過去任何一種待辦清單 APP。

侯智薰老師說:「不要接到任務就馬上處理,讓子彈飛一會吧」。

我反思了一下,確實我為了想要維持生活與工作的平衡,不想要把時間都花在工作上,所以當我接收到任務時,總會希望在短時間內立即完成它,以便我後續有更多時間可以工作。

然而,在如此的生活模式下,不但壓力會越來越大,專注力也漸漸下降 …

體悟到自己的問題後,我便開始將 GTD 時間管理心法應用在生活與工作中:

  • 將所有想到的待辦任務全部清空在 Google Task 的收集箱上
  • 將任務一個個釐清、分類,並排好優先順序
  • 每日安排最多三件重要的事,並用番茄鐘執行任務、專注當下
  • 利用零碎時間,每日最多處理五件雜事
  • 每日回顧 Google Task 收集箱,最終目標是將待辦任務一一完成

跟著上述步驟執行一段時間後,除了幫助我如期、如質的完成事情,同時也讓我可以順利維持生活與工作之間的平衡。當然,也希望可以繼續保持下去,慢慢摸索出自己的時間管理方法。

第四章:專案管理 (Trello)

上述章節,主要是教我們「如何管理好個人時間」,而接下來的章節,我們將學到「如何與他人協作管理專案」。

說到專案管理工具,我想,大部分的人應該對 Trello 不感到陌生,它不但簡單直覺好上手,也可以讓團隊一目了然的看到專案的所有細節與進度。

因此,在這這一章節,曹凱閔老師將與我們所分享:

  • Trello 專案管理工具的特色
  • Trello 實用案例教學
  • Trello 範本
  • Trello 擴充外掛、貼圖

在我還沒使用 Notion 之前,我也是 Trello 的使用愛好者,因為它操作起來就有如寫便利貼的方式,可以很清楚地看到專案全貌,Trello 還可以設定時間、標籤、標記成員等,使得團隊的線上討論變得更有效率,相關的資料與進度也可以同步上傳到 Trello 上,完全不用擔心遺漏任何資訊。

除此之外,它還有擴充外掛,可以新增像是成員投票、甘特圖等功能,也可以用於工作以外的計畫規劃上,比如年計畫、食譜筆記、習慣養成等。

只是自從 Notion 數位筆記出現後,它不但擁有類似 Trello 的看板模式、標籤、提醒時間等等,它更擁有「筆記功能」,因此,我便漸漸地改用 Notion 來管理我的專案。

雖是如此,我還是將老師在這堂課所分享的 Trello 操作邏輯應用於 Notion 上,畢竟只要了解心法,都可以將其試著應用於其他工具中,至少我目前使用下來是滿順手的。

延伸閱讀:Notion實戰課程評價,課後心得與專案實作分享

第五章:專案管理 (JANDI)

你是否常常加入許多各式各樣的工作群組,卻不知道該在哪個群組傳訊息?你是否總需要在 LINE 群花很久的時間找檔案,找到後卻發現它已經過期?

曹凱閔講師這次所介紹的 JANDI 企業通訊軟體,不但可以解決上述的困擾,也能夠幫助企業降低溝通成本,快速地讓成員了解企業內部所有的狀況。因此在這一章節,我們將學到:

  • JANDI 的特色
  • JANDI 的實務操作
  • JANDI 擴充服務

由於我目前為一人工作,比較沒有這方面的需求,所以這個章節只是稍微看過。

現代人大部分都是用 LINE 作為溝通工具,但將其作為工作溝通平台,不但很容易讓我們產生公私訊息的混亂,降低工作效率,而且檔案還要花很長的時間搜尋,甚至找到的資料還有可能過期。

但若使用像 JANDI 這種專門的企業通訊工具,不但可以讓我們不需要再一直確認手機訊息到底是來自生活或工作,檔案還可以永久儲存,甚至更可以透過工具設定待辦清單、通知中心、永久儲存訊息,讓團隊不需要再花大把時間溝通,便能夠立即上軌、清楚掌握彼此的專案進度。

第六章:資訊管理 (Gmail)

如果你有在使用信箱,我相信你應該對 Gmail 不陌生吧。然而,你的信箱是否已經被大量的信件灌爆了呢?是否常常想要找某個重要郵件,卻一直找不到呢?

如果你有上述狀況,鐘于誠老師將透過這個章節教我們:

  • 進階搜尋
  • 被動分類
  • 標籤管理
  • 額外小撇步

我也有經歷過信箱變得很爆炸,那些重要、需緊急回復的訊息淹沒於幾千封的信件中,最終,開始變得不想再開信箱,因為一看到那些五花八門的郵件就感到很煩亂。

但透過這堂課,我將信箱做巢狀式的結構整理,並且根據自己的情境設定關於工作、服務軟體等「標籤」,再建立客製化的「篩選器」。之後,只要有人寄信給我,信件就會依據我事先設定好的條件「自動分類」,省去每天總需要花大把時間整理郵件。

具體來說:

  • 設定名為「工作」標籤,並且建立「關於合作邀約信件」的篩選器
  • 那麼,如果有人寄信給我,想要與我談合作,Gmail 系統就會自動幫我加上工作標籤、設為星號等指令
  • 有空開啟信箱時,我只需要專注查看星號郵件匣,就可以馬上知道是否有重要郵件遺漏掉

實際操作後,這個章節是我收穫最多的其中一個環節,原本我以為 Gmail 管理是一件不難的事,然而沒想到,它的進階功能居然可以讓我的信箱變得更加自動化。

第七章:資訊管理 (Evernote、Onenote)

你是否常常將資料寫在紙上,事後卻一直找不到?或者是將訊息隨意記錄在不同工具中,最後都忘了把資訊記在哪呢?

這個章節,鐘于誠講師將以 Evernote 數位筆記工具作為範例,教我們如何透過 Evernote:

  • 紀錄與統整文字
  • 知識收集
  • 知識搜尋
  • 使用進階技巧

其實以前我也是 Evernote 的使用愛好者,也研讀過許多電腦玩物站長 Esor 所分享的相關內容,只是之後因為它改版後變得很不穩定,促使許多忠實客戶都紛紛離開,進而尋找其他替代的數位筆記。

我也是在這個過程中,嘗試過許多不同的數位筆記,其中包括 Onenote 與 Notion,不過實際操作下來,個人目前還是比較喜歡 Notion。

雖然 Notion 沒有如 Evernote 的標籤功能以彈性分類不同記事,不過因為我過去有成功利用 Evernote 打造出適合自己的管理系統,因此我只需要將這套邏輯搬移到新的工具上。

我認為,數位筆記比起紙本還要來更為自由、彈性、即時,雖然我喜歡手寫字,但倘若有突發奇想的靈感,或是需處理臨時狀況,利用手機板筆記工具,不但能夠快速地將內容記錄下來,回過頭還能透過電腦加以整理、吸收、優化,統一記錄在數位筆記,也可以即時將其分享給他人。

所以我認為,若能有系統地建立屬於自己的知識、資料庫,可以省下許多尋找內容的時間,更能讓我們有效地優化工作流程,提高工作效率。

第八章:資訊管理 (Google Drive)

自從有了像是 Google Drive 等數位雲端後,不但讓我們不再擔心硬碟壞掉,導致資料遺失,更能透過搜尋功能,快速地找到需要的檔案。

但正因為它很方便,所以最終很容易變成建立許多雜亂的資料夾、上傳很多檔案,使得雲端變得很凌亂。

為了解決這個問題,鐘于誠講師將透過這個章節與我們分享:

  • 如何利用專案、部門思維,導入 Google Drive
  • 如何有系統地建立資料夾、管理檔案
  • Google Drive 有哪些進階功能

還是學生時期的我,曾經也是隨意將檔案上傳至雲端,資料夾與檔案的命名完全沒有系統,導致後期我的 Google Drive 不但變得很爆炸,也很難透過搜尋功能找到我想要的資料。

自從上完這堂課後,我開始利用專案思維建立資料夾,並且使用不同的顏色標記不同狀態的檔案,幫助正在接案的我,可以更有條理的管理客戶檔案,也能夠讓客戶更一目了然地看懂文件在哪、該如何透過 Google Drive 進行協作。

第九章:綜合使用技巧

這一個章節,主要是由侯智薰老師為以上單元進行總複習。雖然老師們介紹許多各式各樣的工具,但最重要的還是要根據自己的狀況或身分,摸索出適合自己的管理方式。

比如學生、職場工作者、自由工作者,不同的身分,在時間管理、工具的應用就不同。

好比身為自由工作者的我,就很需要著重在專注力、任務管理、資料蒐集上,相對其他人而言,較少有與他人協作的機會,因此,我就需要更琢磨在 GTD、番茄鐘時間管理心法,並且要多加利用數位筆記工具,讓我可以隨時記錄創作靈感、管理專案等。

不論你的身分為何,我們都可以先盤點自身的需求,再跟著老師摸索、嘗試你需要的工具,最後加以練習,將其內化,打造出適合自己的管理方法。

第十章:資訊管理 (Airtable)

說到資料庫的建立,我想大部分的人應該馬上聯想到的是 Excel 吧,不過 Excel 雖然有強大的函數、樞紐、巨集等功能,但其實它對與許多人而言,上手難易度是高的。

為了解決這個問題,講師分享的 Airtable,不但更簡單,也可以幫助我們輕鬆建立專案資料庫,更直覺地統整既有資料。

在這一章節,曹凱閔講師將與我們分享:

  • Airtable 特色
  • Airtable 模板
  • Airtable 額外小撇步

老師在這個章節,以「內容上架排程」進行實務的解說示範,我們不但可以透過 Airtable 快速地將任務指派給成員,也可以透過日期、看板等不同視角,更直覺地查看專案進度。

雖然這些看起來都很方便,但我認為,這部分其實和 Notion 很像,所以這個環節我只是簡單看過。

不過值得注意的是,Airtable 擁有 Notion 所沒有的「甘特圖」、「TRA 圖表」,透過圖表,可以馬上清楚知道哪一個專案是由誰負責,以及專案的進度成果如何。

雲端工作術課程優缺點分析

#1 優點

1. 講師口條清晰,內容兼具心法與實務

雖然這門課分別是由三位講師共同授課,但他們的口齒都非常清晰,也會以淺顯易懂地方式與我們分享,即便我們沒有操作過課堂提到的線上工具,也可以很快地上手。

除此之外,課堂的內容不僅實務,連使用工具的心法、思維都有提到,讓我們不只是學會工具應用,也可以將其內化成自己適合的操作方式,以便未來可以輕鬆處理不同的情境與專案。

2. 免費軟體讓生活、工作變得更加高效

現在有很多各式各樣的數位工具,雖然看似很不錯,但最重要的還是自己操作一段時間後,再評斷這是否適合自己,而講師在課堂分享許多的數位工具完全都是免費的。

這不但讓我學習地更加安心,也同時讓我學會使用不同的工具以因應不同的場景。由此可見,即便是免費的軟體,也可以讓生活更高效,倘若未來真的需要,再付費購買也不遲。

#2 缺點

1. 工具應用教學比較基礎

課堂老師介紹了許多常見的軟體,比如 Google 日曆、Trello、Google Drive 等,講師分享了不少基礎觀念的應用,甚至還會教學不同軟體的進階功能。

但如果你已經有軟體相關的經驗,並且想要鑽研某個軟體,那這堂課可能不適合你喔,畢竟講師主要是分享「不同工具在不同場景該如何使用」,所以比較偏向多種軟體的基礎教學。

2. 課程不適合選擇困難者

講師介紹了許多款工具,利用不同的工具因應不同的狀況,並建構出自己的一套思維模型。

但如果你在這部分有些選擇困難,沒辦法規劃出自己的一套運用情境,那麼你也許比較適合上「一個軟體」的課程。先從一個工具去熟悉思考,再慢慢擴增到其他工具。

雲端工作術課程常見問題

上課會用哪些軟體?需要付費嗎?

教學內容會以免費版本為主,讓我們可以在不耗費太多成本的條件下,學習應用不同的雲端工具,並且更有效地去管理生活與工作。

數位工具包含有 Google 日曆、Todoist、Trello、Gmail、Google Drive、JANDI 等,雖然部分工具是很常見的,我們幾乎都會操作,但其中的進階技巧以及老師的操作邏輯是很值得學習的,可以讓我們在工作上變得更高效。

這堂課程是否需要先有專業技能?

完全不用喔!

這堂課雖然有很多工具,但老師都是以簡單、好上手的數位工具去做分享,如果我們平常會用 FB、LINE,這些工具都是可以很快上手的,操作都很簡單。

因此,我們只需要跟著老師一步步操作,並且多加練習、篩選出適合自己的工具,進而將其優化成屬於自己的工作方式即可,不用一定要會專案管理等專業知識,練習才是最重要的。

結論:這堂課程適合哪些人?

以上就是這次對於這堂雲端工作術課程的感想啦,至於這堂課程究竟適合什麼樣的人來上呢?以下幫你做個簡單的整理,如果你有這樣的狀況:

  • 任務都要很趕才能順利完成
  • 專案一直不如預期
  • 和別人溝通、時間排程一直碰壁
  • 資料不知道放在哪,總是要花很多時間尋找

這堂課沒有艱深的專業知識,而是從個人的時間管理,衍伸到團隊的專案協作、知識管理。如果以上這些是你需要的,那麼這堂課程會非常適合你。

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