雲端工作術課程評價

教你打造高效的工作與生活

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3個理由告訴你為什麼推薦

1. 講師口條清晰，不需專業知識也能懂。
2. 講師經驗豐富，內容兼具心法與實務。
3. 數位工具免費，適合各年齡層學習者。

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前言：為什麼會選擇這堂課？

在學生時期，執行過不少學校計畫的我，時常需利用許多工具管理專案、與團隊協作。

雖然現在的數位工具都非常方便，但當時的我，完全不知道該如何正確地使用，因此總會犧牲健康與生活，而投入更多時間工作，只為了達到某個工作目標。

為了擺脫這個窘境，我便開始尋找許多關於專案管理、雲端工作術等課程，希望可以透過學習，讓我了解該如何「聰明工作」，以維持生活與工作的平衡。

所以，本篇我想與你分享我上完【超效率雲端工作術】這堂課的心得與真實評價，你可以得到：

• 提升團隊協作能力，降低溝通成本的方法
• 將工作流程自動化，快速達到目標的方法
• 有效管理數位資料，降低時間成本的方法

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這堂課程的講師是誰？

這堂課的講師是「企業溝通協作平台 JANDI」的鐘于誠、曹凱閔、侯智薰，他們分別擔任 JANDI 客戶成長夥伴、臺灣區負責人，以及內容社群運營的職位。

雖然三位講師都是來自同一個公司，但他們所擅長的專案與經歷都很不一樣。

比如，「鐘于誠」協助企業應用雲端工具，具備提高生產力的實務經驗，同時還是 Trello 與泛科學的課程講師。

「曹凱閔」則是長期服務近百間中小企業協助溝通管理提升，一年內成為企業軟體新創的區域最高主管，並成功創下用戶年成長 91% 的成績、獲得超過 1100 萬美金投資。

最後，講師「侯智薰」擅長將概念系統化、知識轉譯、問題挖掘，他不但是資策會中小企業數位轉型顧問，更受邀到企業、政府與大專院校分享雲端工作術超過 30 場。

講師們將透過這堂課分別與我們分享他們累積已久的實戰經驗，不但能讓我們提高職場的技能與生產力，也能讓我們有效地管理專案進度，進而讓生活越來越有條理。

這堂課程有什麼特色？

個人認為，這堂課程與其他專管課程相比，它更貼近生活一些，沒有複雜的專業知識，而是教我們如何有條有理的生活。

這堂課不是從專案管理的角度出發，而是先教如何管理「個人」的時間，進而有效地與「他人」協作、完成專案，並且系統化地統整「資料」與檔案，讓我們能夠如期、如質、如預算地完成目標。

專案管理固然重要，但很認同講師在課程內提到的一句話：「倘若個人的時間沒有管理好，那麼在與他人的合作，或是資料的統整，也不會做的太好」。

第一章：雲端工具如何改善你能力與生活？

首先，講師將在這一直章節與我們分享：

• 雲端工具有哪些特色？
• 我們為什麼需要高效雲端工作術？
• 我們該如何學習這堂課？

上完這章節後，感觸很深。我原本希望可以多採用紙本記錄，減少對科技的依賴，提高專注力。

這方法確實一開始有效，但因為我需要創作，更需要多與客戶共同線上溝通、協作。所以雲端工具的好處在於，它能夠幫我即時將問題與靈感紀錄下來，也可以讓我快速優化工作流程，這些靈活的優點則是紙本筆記所沒有的。

的確，對於我而言，倘若過度依賴科技，有時候反而會讓我容易分心，但若懂得善用科技，那些重複性的工作都可以透過雲端工具幫我紀錄下來，甚至可以像個雲端助理提醒我，進而讓我有更多時間與專注力投入在思考與發想上。

因此，經過這次的嘗試，我認為，為了可以在這快速變動的時代提升自我，並且有效與他人協作，「如何善用雲端工具」是非常重要的，否則，我們只會花更多時間在投入在學習、溝通等成本上。

第二章：時間管理 (Google日曆)

Google 日曆也許是平時大家最常使用的 APP 之一，但若使用得當，不但可以用來管理個人時間，也可以有效與團隊、客戶溝通，省去不必要的時間。因此，侯智薰老師將在這個章節與我們分享：

• 如何設定不同類型、顏色，顯示不同專案
• 如何寄發會議，邀請對象
• 如何公開行事曆，讓客戶可以即時查看

這章節對我而言，算是比較簡單的，因為我平常也是使用 Google 日曆作為管理生活與時間的工具，我基本上都會多方研究相關的應用，並且經常試著優化使用方法，希望可以讓我在管理大小事務上變得更輕鬆，所以我對於它的操作方式都滿清楚的，這部分的內容，我快速看過而已。

比如，我會利用不同的顏色，來標註不同的專案以及重要程度；與家人共用行事曆，將相關的活動與行程即時更新，提醒彼此將時間事先保留。

將重複性的工作設定自動化提醒，不但可以方便我後續規劃每天行程，不需要再花大腦思考今天要做什麼，也可以讓我作為時間的紀錄，讓我有依據能夠清楚地檢視自己的時間到底都花在哪裡。

不過，我很認同老師在這堂課說的一句話：「信息過載的核心，來自於你對於環境的不熟悉」。

雖然一開始在學習任何新的工具時，偶爾會覺得很挫折，感覺花了很多時間研究、練習，成效卻似乎沒有想像中的好，漸漸地，有時候會對自己或是某個工具感到沒信心。

但當我拋開這些負面想法，跟著講師「模仿、練習、優化」後，不但可以越來越上手，甚至還會從中摸索出適合自己的使用方法。也就是那句話：「沒有好的工具，只有適合自己的工具」。

第三章：時間管理 (Wunderlist、Todoist、Any.do)

在這繁忙的時代中，為了可以快速地完成各種任務，列出一長串的待辦清單，並且逐步一一消除它，我想，這是許多人經常面臨的場景吧。

然而，生活總會出現許多臨時狀況，計畫總是沒辦法照預期的進度發展，演變到最後，我們似乎一直被時間、任務追著跑，總要很努力的幫他人達到某個目標，卻忘了留時間給自己。

因此，在每個人的時間都只有 24 小時的狀況下，到底該如何妥善規劃每日行程，並將精力投入於重要的事務上，此便成為現代人非常重要的課題。

在侯智薰老師在課程中提到，雖然列出待辦事項可以幫助大腦減壓，但排出優先順序，才是能夠讓我們掌握人生主導權的重要關鍵。因此，我們將在這個章節學到：

• GTD 時間管理心法
• 待辦清單 APP 操作邏輯
• 子彈筆記的好處

老師在這堂課是以「奇妙清單 Wunderlist」，作為操作 GTD 時間管理心法的教學示範，原本我也想試著用奇妙清單操作看看，但最後發現它已經被微軟收購了，因此在 APP 商店上不會再看到它了。

雖然我覺得不能使用奇妙清單有點可惜，畢竟老師認為它是款非常好上手的應用程式，不過，當我學完 GTD 的使用邏輯後，現在都可以將相同的概念複製過去任何一種待辦清單 APP。

侯智薰老師說：「不要接到任務就馬上處理，讓子彈飛一會吧」。

我反思了一下，確實我為了想要維持生活與工作的平衡，不想要把時間都花在工作上，所以當我接收到任務時，總會希望在短時間內立即完成它，以便我後續有更多時間可以工作。

然而，在如此的生活模式下，不但壓力會越來越大，專注力也漸漸下降 …

體悟到自己的問題後，我便開始將 GTD 時間管理心法應用在生活與工作中：

• 將所有想到的待辦任務全部清空在 Google Task 的收集箱上
• 將任務一個個釐清、分類，並排好優先順序
• 每日安排最多三件重要的事，並用番茄鐘執行任務、專注當下
• 利用零碎時間，每日最多處理五件雜事
• 每日回顧 Google Task 收集箱，最終目標是將待辦任務一一完成

跟著上述步驟執行一段時間後，除了幫助我如期、如質的完成事情，同時也讓我可以順利維持生活與工作之間的平衡。當然，也希望可以繼續保持下去，慢慢摸索出自己的時間管理方法。

第四章：專案管理 (Trello)

上述章節，主要是教我們「如何管理好個人時間」，而接下來的章節，我們將學到「如何與他人協作管理專案」。

說到專案管理工具，我想，大部分的人應該對 Trello 不感到陌生，它不但簡單直覺好上手，也可以讓團隊一目了然的看到專案的所有細節與進度。

因此，在這這一章節，曹凱閔老師將與我們所分享：

• Trello 專案管理工具的特色
• Trello 實用案例教學
• Trello 範本
• Trello 擴充外掛、貼圖

在我還沒使用 Notion 之前，我也是 Trello 的使用愛好者，因為它操作起來就有如寫便利貼的方式，可以很清楚地看到專案全貌，Trello 還可以設定時間、標籤、標記成員等，使得團隊的線上討論變得更有效率，相關的資料與進度也可以同步上傳到 Trello 上，完全不用擔心遺漏任何資訊。

除此之外，它還有擴充外掛，可以新增像是成員投票、甘特圖等功能，也可以用於工作以外的計畫規劃上，比如年計畫、食譜筆記、習慣養成等。

只是自從 Notion 數位筆記出現後，它不但擁有類似 Trello 的看板模式、標籤、提醒時間等等，它更擁有「筆記功能」，因此，我便漸漸地改用 Notion 來管理我的專案。

雖是如此，我還是將老師在這堂課所分享的 Trello 操作邏輯應用於 Notion 上，畢竟只要了解心法，都可以將其試著應用於其他工具中，至少我目前使用下來是滿順手的。

延伸閱讀：
1. Trello教學與實際應用情境，直覺卻不失功能性的管理工具
2. Notion實戰課程評價，課後心得與專案實作分享

第五章：專案管理 (JANDI)

你是否常常加入許多各式各樣的工作群組，卻不知道該在哪個群組傳訊息？你是否總需要在 LINE 群花很久的時間找檔案，找到後卻發現它已經過期？

曹凱閔講師這次所介紹的 JANDI 企業通訊軟體，不但可以解決上述的困擾，也能夠幫助企業降低溝通成本，快速地讓成員了解企業內部所有的狀況。因此在這一章節，我們將學到：

• JANDI 的特色
• JANDI 的實務操作
• JANDI 擴充服務

由於我目前為一人工作，比較沒有這方面的需求，所以這個章節只是稍微看過。

現代人大部分都是用 LINE 作為溝通工具，但將其作為工作溝通平台，不但很容易讓我們產生公私訊息的混亂，降低工作效率，而且檔案還要花很長的時間搜尋，甚至找到的資料還有可能過期。

但若使用像 JANDI 這種專門的企業通訊工具，不但可以讓我們不需要再一直確認手機訊息到底是來自生活或工作，檔案還可以永久儲存，甚至更可以透過工具設定待辦清單、通知中心、永久儲存訊息，讓團隊不需要再花大把時間溝通，便能夠立即上軌、清楚掌握彼此的專案進度。

第六章：資訊管理 (Gmail)

如果你有在使用信箱，我相信你應該對 Gmail 不陌生吧。然而，你的信箱是否已經被大量的信件灌爆了呢？是否常常想要找某個重要郵件，卻一直找不到呢？

如果你有上述狀況，鐘于誠老師將透過這個章節教我們：

• 進階搜尋
• 被動分類
• 標籤管理
• 額外小撇步

我也有經歷過信箱變得很爆炸，那些重要、需緊急回復的訊息淹沒於幾千封的信件中，最終，開始變得不想再開信箱，因為一看到那些五花八門的郵件就感到很煩亂。

但透過這堂課，我將信箱做巢狀式的結構整理，並且根據自己的情境設定關於工作、服務軟體等「標籤」，再建立客製化的「篩選器」。之後，只要有人寄信給我，信件就會依據我事先設定好的條件「自動分類」，省去每天總需要花大把時間整理郵件。

具體來說：

• 設定名為「工作」標籤，並且建立「關於合作邀約信件」的篩選器
• 那麼，如果有人寄信給我，想要與我談合作，Gmail 系統就會自動幫我加上工作標籤、設為星號等指令
• 有空開啟信箱時，我只需要專注查看星號郵件匣，就可以馬上知道是否有重要郵件遺漏掉

實際操作後，這個章節是我收穫最多的其中一個環節，原本我以為 Gmail 管理是一件不難的事，然而沒想到，它的進階功能居然可以讓我的信箱變得更加自動化。

第七章：資訊管理 (Evernote、Onenote)

你是否常常將資料寫在紙上，事後卻一直找不到？或者是將訊息隨意記錄在不同工具中，最後都忘了把資訊記在哪呢？

這個章節，鐘于誠講師將以 Evernote 數位筆記工具作為範例，教我們如何透過 Evernote：

• 紀錄與統整文字
• 知識收集
• 知識搜尋
• 使用進階技巧

其實以前我也是 Evernote 的使用愛好者，也研讀過許多電腦玩物站長 Esor 所分享的相關內容，只是之後因為它改版後變得很不穩定，促使許多忠實客戶都紛紛離開，進而尋找其他替代的數位筆記。

我也是在這個過程中，嘗試過許多不同的數位筆記，其中包括 Onenote 與 Notion，不過實際操作下來，個人目前還是比較喜歡 Notion。

雖然 Notion 沒有如 Evernote 的標籤功能以彈性分類不同記事，不過因為我過去有成功利用 Evernote 打造出適合自己的管理系統，因此我只需要將這套邏輯搬移到新的工具上。

我認為，數位筆記比起紙本還要來更為自由、彈性、即時，雖然我喜歡手寫字，但倘若有突發奇想的靈感，或是需處理臨時狀況，利用手機板筆記工具，不但能夠快速地將內容記錄下來，回過頭還能透過電腦加以整理、吸收、優化，統一記錄在數位筆記，也可以即時將其分享給他人。

所以我認為，若能有系統地建立屬於自己的知識、資料庫，可以省下許多尋找內容的時間，更能讓我們有效地優化工作流程，提高工作效率。

延伸閱讀：Evernote教學與實用功能分享，優化工作流及人生的筆記軟體

第八章：資訊管理 (Google Drive)

自從有了像是 Google Drive 等數位雲端後，不但讓我們不再擔心硬碟壞掉，導致資料遺失，更能透過搜尋功能，快速地找到需要的檔案。

但正因為它很方便，所以最終很容易變成建立許多雜亂的資料夾、上傳很多檔案，使得雲端變得很凌亂。

為了解決這個問題，鐘于誠講師將透過這個章節與我們分享：

• 如何利用專案、部門思維，導入 Google Drive
• 如何有系統地建立資料夾、管理檔案
• Google Drive 有哪些進階功能

還是學生時期的我，曾經也是隨意將檔案上傳至雲端，資料夾與檔案的命名完全沒有系統，導致後期我的 Google Drive 不但變得很爆炸，也很難透過搜尋功能找到我想要的資料。

自從上完這堂課後，我開始利用專案思維建立資料夾，並且使用不同的顏色標記不同狀態的檔案，幫助正在接案的我，可以更有條理的管理客戶檔案，也能夠讓客戶更一目了然地看懂文件在哪、該如何透過 Google Drive 進行協作。

第九章：綜合使用技巧

這一個章節，主要是由侯智薰老師為以上單元進行總複習。雖然老師們介紹許多各式各樣的工具，但最重要的還是要根據自己的狀況或身分，摸索出適合自己的管理方式。

比如學生、職場工作者、自由工作者，不同的身分，在時間管理、工具的應用就不同。

好比身為自由工作者的我，就很需要著重在專注力、任務管理、資料蒐集上，相對其他人而言，較少有與他人協作的機會，因此，我就需要更琢磨在 GTD、番茄鐘時間管理心法，並且要多加利用數位筆記工具，讓我可以隨時記錄創作靈感、管理專案等。

不論你的身分為何，我們都可以先盤點自身的需求，再跟著老師摸索、嘗試你需要的工具，最後加以練習，將其內化，打造出適合自己的管理方法。

第十章：資訊管理 (Airtable)

說到資料庫的建立，我想大部分的人應該馬上聯想到的是 Excel 吧，不過 Excel 雖然有強大的函數、樞紐、巨集等功能，但其實它對與許多人而言，上手難易度是高的。

為了解決這個問題，講師分享的 Airtable，不但更簡單，也可以幫助我們輕鬆建立專案資料庫，更直覺地統整既有資料。

在這一章節，曹凱閔講師將與我們分享：

• Airtable 特色
• Airtable 模板
• Airtable 額外小撇步

老師在這個章節，以「內容上架排程」進行實務的解說示範，我們不但可以透過 Airtable 快速地將任務指派給成員，也可以透過日期、看板等不同視角，更直覺地查看專案進度。

雖然這些看起來都很方便，但我認為，這部分其實和 Notion 很像，所以這個環節我只是簡單看過。

不過值得注意的是，Airtable 擁有 Notion 所沒有的「甘特圖」、「TRA 圖表」，透過圖表，可以馬上清楚知道哪一個專案是由誰負責，以及專案的進度成果如何。

雲端工作術課程優缺點分析

我覺得這堂課有哪些優點？

1. 講師口條清晰，內容兼具心法與實務

雖然這門課分別是由三位講師共同授課，但他們的口齒都非常清晰，也會以淺顯易懂地方式與我們分享，即便我們沒有操作過課堂提到的線上工具，也可以很快地上手。

除此之外，課堂的內容不僅實務，連使用工具的心法、思維都有提到，讓我們不只是學會工具應用，也可以將其內化成自己適合的操作方式，以便未來可以輕鬆處理不同的情境與專案。

2. 免費軟體讓生活、工作變得更加高效

現在有很多各式各樣的數位工具，雖然看似很不錯，但最重要的還是自己操作一段時間後，再評斷這是否適合自己，而講師在課堂分享許多的數位工具完全都是免費的。

這不但讓我學習地更加安心，也同時讓我學會使用不同的工具以因應不同的場景。由此可見，即便是免費的軟體，也可以讓生活更高效，倘若未來真的需要，再付費購買也不遲。

我覺得這堂課有哪些缺點？

1. 工具應用教學比較基礎

課堂老師介紹了許多常見的軟體，比如 Google 日曆、Trello、Google Drive 等，講師分享了不少基礎觀念的應用，甚至還會教學不同軟體的進階功能。

但如果你已經有軟體相關的經驗，並且想要鑽研某個軟體，那這堂課可能不適合你喔，畢竟講師主要是分享「不同工具在不同場景該如何使用」，所以比較偏向多種軟體的基礎教學。

2. 課程不適合選擇困難者

講師介紹了許多款工具，利用不同的工具因應不同的狀況，並建構出自己的一套思維模型。

但如果你在這部分有些選擇困難，沒辦法規劃出自己的一套運用情境，那麼你也許比較適合上「一個軟體」的課程。先從一個工具去熟悉思考，再慢慢擴增到其他工具。

雲端工作術課程常見問題

結論：這堂課程適合哪些人？

以上就是這次對於這堂雲端工作術課程的感想啦，至於這堂課程究竟適合什麼樣的人來上呢？以下幫你做個簡單的整理，如果你有這樣的狀況：

• 任務都要很趕才能順利完成
• 專案一直不如預期
• 和別人溝通、時間排程一直碰壁
• 資料不知道放在哪，總是要花很多時間尋找

這堂課沒有艱深的專業知識，而是從個人的時間管理，衍伸到團隊的專案協作、知識管理。如果以上這些是你需要的，那麼這堂課程會非常適合你。

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