邱明琪專案管理

邱明琪專案管理課程心得

3大難題解法與2種溝通技巧


前言:為什麼會想上這堂課?

你在執行專案時遇到困難沒人問?常被各種專案衍生的各種問題搞得焦頭爛額,不知道該怎麼辦嗎?

由於是一人公司,在大部分情況下,需要獨自處理多項業務,從以前到現在,都是一關破一關,從執行中學習如何解決,但最近幾年,我開始有了自己的團隊,也就意味著需要學習更多團隊合作的技巧。

在「專案管理」方面,我過去已經上過兩堂課,也都各寫了一篇心得:

兩堂都是很好的入門課,很適合新手建立基本概念,但我還是想了解更進階的管理概念與實務技巧,因此我又找了由 JINS 台灣總經理邱明琪所開的「專案管理實戰:搞定難題,讓專案成功的14堂課」。

推薦4堂我上過的專案管理課程,從理論到實務的學習心得分享

邱明琪專案管理課有哪些內容?

「專案管理」在現今的組織裡是很重要的一環,舉凡產品開發、軟體開發、異業合作、行銷等項目都需要跨部門合作,因此許多公司開始打破部門間的藩籬,把項目專案化,任命一位專案經理 ( PM ) 去統合並執行專案,甚至也有公司乾脆變身專案型組織 ( Business Unit ),以專案來分部門。

也就是說,專案管理通常涉及跨部門、跨公司的合作,在執行過程中,老闆、過程、關係人和成員變來變去才是常態。因此如何在事前、當下因應各種變化,就成了管理者的首要任務。

這堂實戰課程集結了專案管理實務上會面臨的 14 道難題,分別是:

問題解決結盟協商雙向對焦向上管理
合作雙贏目標執行團隊管理爭取資源
發揮綜效時間管理危機應變創新突破

跟其他專案管理課程較為不同的地方是,這堂課程有「結盟協商」這類跨公司合作的溝通與談判技巧。

另外,講師的工作經歷是跳級升遷,也就特別擅長解決超出工作範疇的問題,在「問題解決」的單元有講述自己是如何培養在工作上的解決問題能力,很推薦一看。

重點一:釐清專案方向的流程

定義專案目標範疇與達成標準

假設,今天你和公司討論後的專案目標是,5 年內要達到市占率的前三名,但在層層傳遞下,可能會有認知上的落差,而且基層員工很難理解「市占率前三名」的目標下,他要做什麼。

所以,針對一個模糊的願景要將其拆解兩次,才能定出目標的範疇和達成標準:

STEP 1:定義這個目標的具體範疇

以「5 年內達市占率前三」的例子來說,就要先去做市場調查,了解下面的要點:

  • 整個市場每年有多少營業額?
  • 公司現在每年的營業額是多少、在市場中排行第幾?
  • 市占率前三的公司分別有哪些?每年營業額分別是多少?

根據上述的定義,找到公司目前在市場上的定位和市占率排名、與市占率前三名的公司有多少差距,訂出具體的營業額目標。

STEP 2:訂出每單位的階段性目標

接下來,用兩種方式把一個大的數字拆成階段性目標和可視化圖表。

  • 數字化:換算成更小的單位,如週目標、月目標、季目標。
  • 圖像化:把目標數字變成可視化圖表,讓人一看就懂。

商業目標設定建議參考:《BCG問題解決力2》心得&重點,專業思考框架解決商業難題

對齊團隊成員的業務與 KPI

把目標量化之後,就要對齊相關部門的業務,讓部門的業績目標與專案目標一致,也就是說,定義專案的具體目標後,就讓相關部門的 KPI (績效考核標準) 與專案的 KPI 對齊。

可以請成員列出自己的執行項目與相關部門,以「5 年內達市占率前三」為例,假設行銷、商品設計與銷售等三個部門的 KPI,就會是以下狀況:

1. 行銷部

根據專案目標,行銷部的 KPI 設定為:

  • 每週媒體露出至少 1 次。
  • 每月廣告轉換率提升 20 %。
  • 每季推廣活動至少 1 次。
目標頻率KPI執行項目相關部門
媒體露出每週≥ 1 次每週貼文
官網文章
業配新聞
商品設計部
會計部
管理部
廣告轉換率每月提升 20 %數據報表
促銷活動
會計部
管理部
銷售部
推廣活動每季≥ 1 次線下特賣會商品設計部
會計部
管理部
銷售部

2. 商品設計

根據專案目標,商品設計部的 KPI 設定為:

  • 每週製造的產能提升 30 %。
  • 每月的交付良率平均提升 80 %。
  • 每季的新品數量提升 20 %。
目標頻率KPI執行項目相關部門
製造產能每週提升 30%優化生產流程
簡化採購流程
會計部
總務部
管理部
委外廠商
交付良率每月平均提升 80%汰換舊有機型
更新品管制度
精算人力需求
會計部
總務部
管理部
委外廠商
新品數量每季提升 20%增加設計人力人資部
會計部
管理部

3. 銷售

根據專案目標,銷售部的 KPI 設定為:

  • 每週客服回覆率提升 30 %。
  • 每月的顧客滿意度提升 20 %。
  • 每季的各店銷售額平均提升 20 %。
目標頻率KPI執行項目相關部門
客服回覆率每週提升 30 %3 天內回覆客訴
簡化回報流程
管理部
商品設計部
委外廠商
顧客滿意度每月提升 20 %加強人員訓練
提升來店服務
簡化換貨流程
管理部
商品設計部
委外廠商
各店銷售額每季平均提升 20 %增加銷售活動
配合推廣活動
提高顧客回購率
行銷部
會計部
管理部
商品設計部

在設定 KPI 時,要同時注重量和質。例如:訂下各店的銷售額,店長很可能會為了衝量而沒有顧到服務品質,因此顧客滿意度也很重要。

另外,也要注意需要多久盯一次進度,以及有哪些相關部門需要配合。

設定完成之後,將專案各部門的表格都放到雲端,讓大家都清楚各自要做什麼、該跟誰配合,不僅透明化,消彌認知差異,跨部門溝通也能更順暢。

延伸閱讀:用 Notion 來做專案管理:實戰課程心得分享

一對一面對談設定 KPI 目標

在幫專案成員進行 KPI 目標設定時,一定要經過面談的方式,先從公司的終極目標開始談,接著談這次專案的目標和成員的目標,這樣做比較能讓成員真心接受。

在面談之前,管理者要請成員先針對目前的專案目標,設定好自己的目標 ( KPI ) ,但管理者也要先預想好這位成員需要達成的目標是什麼,並在面談時,針對雙方認知有落差的部分進行討論。

在一對一面談時,主要討論三個部分:

  • 目標是否可以達成?
  • 成員是否清楚目標如何執行?
  • 目前的資源和人力充足嗎?

講師建議在幫成員設定目標時,可以參考他前一年、前半年或上一期實際做到的成績如何,假定去年的貢獻度達 3.5 %,今年就可以挑戰業績貢獻度達 5 %。

最後,我個人是覺得,由於這堂課的講師是高階經理人,有一定的權限來指導成員完成 KPI 的設定;但如果你只是一般 PM ,最好先跟你的上級討論,看看如何讓專案成果與各成員隸屬部門的 KPI 對齊,確保各部門的業績利益,大家的配合意願會更高。

延伸閱讀:
1. OKR是什麼?跟KPI差在哪?5個重點高效達成核心目標
2. OGSM是什麼?跟OKR差在哪?萊雅集團高效管理方法

重點二:3個常見的專案難題

沒有資源該怎麼辦?

資源太少是專案管理的常見問題,但與其先考量如何增加預算,不如思考怎麼在不增加預算的情況下多出可用資源。課堂上介紹了很多種技巧,這邊記錄我自己最有收穫的兩大重點:

專案缺乏資源的解決方案

1. 調配預算

講師建議,不要等資源到位才開始動工,先一邊執行專案,再一邊爭取。

爭取資源時,先從下面 3 個步驟來進行:

  • 盤點現有資源,確認哪裡不足。
  • 向上匯報情況。
  • 調整已分配的預算。

爭取預算時,不一定要增加預算,也可以是調配預算。

如講師當時準備在台灣開分店時,盤點後卻發現公司給的預算不足,她立刻和上司匯報情況,並建議先把後面的人才培育預算挪到宣傳期來使用,最後成功在開店時把品牌聲量做了出來。

2. 排序目標

除了調配預算外,也要適當管理資源,把錢花在該花的地方。

一、審視目前各部門規劃的活動與事項

  • 檢視預算的分配。
  • 評估各活動與事項的效益。
  • 專注投資有長期效益的活動與事項。

在資源有限的情況下,確定哪些任務應該要先做?哪些可以延後處理或捨棄?並調整預算在有長期效益的活動和事項上。

二、善用個人優勢來節省預算

個人優勢可以是有熟識的廠商、對某方面的資訊特別了解等等,例如:講師帶著一家平面媒體和一家電子媒體直接到日本進行採訪,並保證對方有獨家報導的利益,也因為這兩家代表性媒體的獨家報導露出,使得後續有更多媒體的報導,最終「媒體露出」這個項目只花了原來十分之一不到的預算。

延伸閱讀:哈佛教授黃樂仁課程筆記:EDGE法則創造個人優勢

時間怎麼排比較好?

時程安排看似簡單,事實上是最容易有問題的部分,需要事前抓好緩衝時間與了解各成員的優缺點。

無論專案是哪種,都要從最後完成的時間點回推,並進行下列 4 個步驟:

  1. 確認每月和每週的目標。
  2. 安排每日待辦事項。
  3. 安排緩衝時間。
  4. 利害關係人的進度控管。
專案時間安排方法

不管是日程、週程還是月程,都要記得安排一點緩衝時間,畢竟可能會有成員效率不佳、生病或其他突發事件等。以月程來看,講師建議每個目標之間預留 1 到 2 個禮拜的緩衝時間。

此外,也要先列出所有團隊成員、合作單位、客戶甚至是老闆等等相關人員,再列出所有需要跟催的事項及時程,並備註每個人的工作習慣,例如會延遲或不會延遲等等。

在進度控管方面有 2 個技巧可以運用:

  • 每週要追蹤並檢視一次專案進度,包含自己的進度。
  • 比較容易出錯的人,要多給一點緩衝時間。

學習管控團隊進度:Gipi專案管理課程心得:打造高效團隊的 4 個重點

風險管理該怎麼做?

在風險管理上要有的心態是:每個專案無論大或小,都一定會有發生在你預期之外、無法預料的事情

想要控管風險,最好的方法就是事前擬定一份專案風險控管表,盡量降低你無法預測的事情發生機率。

  • 分別列出每項業務在自然、人為等兩方面可能會發生什麼事。
  • 判斷這些風險影響的程度是大、中還是小。
  • 是否有替代方案來解決相應的危機。
專案風險管控表

做出以上的專案風險控管表,能在事前降低很多不確定的因素。

例如舉辦品牌開幕活動,負責該活動的專案管理者必須事先設想好所有可能發生的危機:

  • 如果觀眾不多,影響程度為中,替代方案可以是事前廣發公關票和安排工作人員入座。
  • 如果活動花了許多預算邀請大牌明星和媒體,也發了許多廣告,但當天下起大雷雨,影響程度為大,替代方案可以事前搭建好雨棚、事前幫觀眾準備雨衣等。

學習更多風險管理方法:Monica商業分析課程筆記:3個專案前的研究與規劃重點

重點三:2種內部溝通技巧

其實,「溝通」幾乎貫穿了專案管理的核心,可以說專案的成敗都和「溝通」有關。

在執行專案時,最關鍵的其實是「內部溝通」,畢竟連打仗都要先安內,才能攘外,即便只是一個小專案,若能做好兩者,不僅僅對這次的專案有幫助,對以後的專案都有幫助。

內部溝通又可分為「向上溝通」與「水平溝通」,也就是跟上級、同級的溝通。

向上溝通的技巧

對老闆來說,你最重要的任務是完成他的目標,幫他解決問題,不需要做額外的打點關係或請客。

只要把他當作一個合作夥伴,以專業的方式給予建議,或以第三方的客觀立場來尋求意見即可,並盡量在私領域保持距離。

不過,老闆都很忙碌,在匯報時要盡量以下列 3 個要點來進行:

  • 定期回報工作進度。
  • 統整好再報告。
  • 5 分鐘之內報告完畢。

但要如何在 5 分鐘之內報告完畢?講師以自身為例,她的 5 分鐘提案通常會這樣規劃:

時段做法
開頭 15 秒說出開會目的 (需要老闆做什麼?裁決/討論/建議)
2 分半專案重點 (為什麼值得做這個專案?市場概況/優劣勢/投資報酬率)
1 分鐘給出選項: A 、 B 方案
最後 1 分鐘引導討論:加入自己才知道的事

在上述表格最後一欄中,有提到「加入自己才知道的事」,其實就是你對於這個專案的洞察,必須是管理層不太懂的知識,來轉移他們對其他細節的注意力,並針對這個方向與其他高層討論。

等高層討論結束後,你吸收在場所有意見,再建議執行其中一種方案,就能把主導權拉回自己身上。

延伸閱讀:光與鹽創辦人陳淑芬課程筆記:解決管理難題的實戰溝通技巧

水平溝通的技巧

專案通常是跨部門的合作,只要是同層級部門或員工間的溝通,都是水平溝通。

如何在事前讓不同部門願意提供你資料,又如何讓跨部門的成員願意在期限內支援你完成專案,都是專案規畫期間很關鍵的事情。

下面兩種方式可以做參考:

水平溝通技巧

1. 諮詢

如果你接到一個超出原本業務範圍的新專案,完全不懂該如何執行,就先盤點有哪些部門可以解答疑問或提供資料,再釐清這些部門裡有哪些人比較容易接觸,依照對方的層級會有不同的作法:

一、如果你要請教的人是高階主管:

先評估對方的狀況,如他平常的工作習慣、和人說話的習慣與說話方式。

假設你了解到對方非常忙碌,每件事都需要長話短說,就客氣地和對方預約 5 分鐘的時間,事前說明自己想要大概請教什麼樣的問題。

講師認為,只要你的態度是客氣的、好好說,盡量不麻煩對方太多時間,都能夠約到時間。而依據我的經驗,會建議一定要事前做好功課,問最關鍵的問題,才不會浪費這 5 分鐘。

二、如果你要請教的人是同事:

在請教之前,要盡量站在對方的立場為他著想:

  • 讓對方分享這些,有沒有害對方逾越職權?
  • 和對方開會,會不會給太多壓力?
  • 如果覺得會議太過正式,就以用餐聊天的方式請教。

在挑選合作對象時,除了能力的考量,是否熟識也是一個重點,但要是你真的跟這個部門完全不熟悉。記得保持好奇心與真誠的態度,從對方感興趣的話題開始聊,最後再提自己的請求。

延伸閱讀:如何請教前輩?你必須知道的6大原則

2. 合作

如果你已經被指派了專案成員,或是你需要自己去找專案成員,讓他們在專案期限內幫助你,要記住很重要的一點:要讓對方覺得你不是來麻煩他的。

  1. 盤點專案中你不熟悉的相關部門。
  2. 抱持著好奇心私下找人請教。
  3. 對其工作展現興趣和真誠,用聊天方式展開對話,敞開對方的心房。

從以上 3 點,你可以初步了解其他部門的工作內容,並評估各部門在專案中的執行範疇是什麼,但若進一步需要幫忙,就要找出這部門中你最有可能親近的人,一樣保持好奇心和真誠的態度,從認識對方的對話開始,最後才提出自己的請求。

不過,無論是專業諮詢還是尋求合作,最好先在接觸前找出對方需要你的地方,或提前預測對方可能需要什麼,如果你能解決他的煩惱或問題,對他來說是很大的助力。

最重要的是,建立起平等互惠的長期關係,專案只是一時的

延伸閱讀: 溝通表達課程推薦:3 大方向解決不同情境難題

我上完這堂課的心得與評價?

整體而言,「專案管理實戰」這堂課程偏重實務,即便有出現理論,也會是在某個需要解決的框架底下才會提出,所以看完後其實很容易就知道該怎麼套用。

除了緒論和結尾等兩個單元,每個單元都有實際案例和應用框架,課堂作業還拆成簡單的執行步驟,個人認為蠻實用的,建議要看到最後。

雖然專案涉及的各個方面都有非常多眉角需要注意,但看得出這堂課已經盡量把可能要注意的細節都包含進來。不過還是有幾個點在購買前要注意:

一、講師對專案的立場與角度

由於講師是一位高階經理人,看待專案的角度會與基層 PM 不同。

這有好有壞,好處是可以理解上級的想法,有助於向上管理,拆解目標的方式也很實用;壞處是有些實務建議沒辦法完全套用。

就像前面段落有分享到的 KPI 設定,如果你目前還只是基層的 PM ,不太可能跨部門去做 KPI 設定,只能和自己的上級作討論。

另外,因為講師本人是零售業,所以在一些其他領域 (如:軟體領域),管理上就會需要對製程有一定的熟悉度或擁有相關背景,這點也是需要注意的地方。

延伸閱讀:一人公司專案管理範例,完成任務的7個核心步驟

二、基礎的理論概念不會多談

這堂課很明顯面向的學員都會是比較有經驗的主管階層,所以基本上不會再談論太基礎的理論,都是以實務的角度去做切入分享。

像是在課程中偶爾會提到一些專有名詞,如果你是對於剛畢業的社會新鮮人,可能會聽得有點吃力,建議還是先從基礎的專案管理課程上起。

延伸閱讀:專案管理課程評價,入門到實務應用1堂課全搞懂

這堂課程適合哪些人來上?

總而言之,我認為這堂課適合的對象有:

  • 以高階經理人為職涯目標的職場工作者。
  • 在商界擔任中高階管理職的職場工作者。

這堂課不適合的對象:

  • 學生或剛出社會的新鮮人。
  • 想成為產品經理的人。
  • 想在軟體領域做專案經理的人。

建議先打好基礎再上這堂課的對象:

  • 擔任專案經理的職場工作者。
  • 想轉職專案經理的職場工作者。
  • 工作上有專案管理需求的職場工作者。

雖然這堂課比較進階,但由於有比較多實務經驗的分享,如果有需要的話,還是可以跟基礎課一起上,更知道怎麼在商務的專案管理上應用所學,及事前了解實際可能會遇到的問題。

以上是我的真實心得,希望看完這篇文章後,能理解這堂課的內容是否可以幫到你。

邱明琪專案管理課程心得:3大難題解法與2種溝通技巧 1

關於這堂課你可能還會想問

這堂課有 PMP 國際專案管理師的相關知識嗎?

沒有喔,都是以實戰經驗去談的,想考國際專案管理師 ( PMP ) 的證照,你需要以 PMBOK 專案管理知識體系指南的內容為主。

上這堂課就可以了解 PM 的所有工作嗎?

有部分差異。比如,商界 PM 會和軟體、產品開發的 PM 有些不同,後者涉及的專業知識更深。

不過,在課程裡講師也有提到,她剛接任 JINS 的台灣總經理前,有特別去詢問財務部部長關於財務的事項,也有先了解商品設計的流程等等,可見不管是哪種行業、哪種層級的 PM,了解產品和專案涉及的項目細節都是必要的。

課程有介紹專案管理的流程嗎?

沒有,這堂課的重點會放在實務上,主要講解專案管理過程中會遇到的難題。

如果你需要上基礎課程,可以參考下列兩堂課程:
1. 一次搞懂專案管理 – 從入門到業界實務
2. Gipi 專案管理入門、打造高效團隊

有講義可以下載嗎?

有,點開第 1 個序論單元,影片下方有教材下載區,全部內容統整在一份講義裡。

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