邱明琪專案管理課程心得

3大難題解法與2種溝通技巧

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前言：為什麼會想上這堂課？

你在執行專案時遇到困難沒人問？常被各種專案衍生的各種問題搞得焦頭爛額，不知道該怎麼辦嗎？

由於是一人公司，在大部分情況下，需要獨自處理多項業務，從以前到現在，都是一關破一關，從執行中學習如何解決，但最近幾年，我開始有了自己的團隊，也就意味著需要學習更多團隊合作的技巧。

在「專案管理」方面，我過去已經上過兩堂課，也都各寫了一篇心得：

• Gipi 專案管理課程心得：打造高效團隊的 4 個重點
• 專案管理課程評價，入門到實務應用一堂課全搞懂

兩堂都是很好的入門課，很適合新手建立基本概念，但我還是想了解更進階的管理概念與實務技巧，因此我又找了由 JINS 台灣總經理邱明琪所開的「專案管理實戰：搞定難題，讓專案成功的14堂課」。

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邱明琪專案管理課有哪些內容？

「專案管理」在現今的組織裡是很重要的一環，舉凡產品開發、軟體開發、異業合作、行銷等項目都需要跨部門合作，因此許多公司開始打破部門間的藩籬，把項目專案化，任命一位專案經理 ( PM ) 去統合並執行專案，甚至也有公司乾脆變身專案型組織 ( Business Unit )，以專案來分部門。

也就是說，專案管理通常涉及跨部門、跨公司的合作，在執行過程中，老闆、過程、關係人和成員變來變去才是常態。因此如何在事前、當下因應各種變化，就成了管理者的首要任務。

這堂實戰課程集結了專案管理實務上會面臨的 14 道難題，分別是：

問題解決	結盟協商	雙向對焦	向上管理
合作雙贏	目標執行	團隊管理	爭取資源
發揮綜效	時間管理	危機應變	創新突破

跟其他專案管理課程較為不同的地方是，這堂課程有「結盟協商」這類跨公司合作的溝通與談判技巧。

另外，講師的工作經歷是跳級升遷，也就特別擅長解決超出工作範疇的問題，在「問題解決」的單元有講述自己是如何培養在工作上的解決問題能力，很推薦一看。

重點一：釐清專案方向的流程

定義專案目標範疇與達成標準

假設，今天你和公司討論後的專案目標是，5 年內要達到市占率的前三名，但在層層傳遞下，可能會有認知上的落差，而且基層員工很難理解「市占率前三名」的目標下，他要做什麼。

所以，針對一個模糊的願景要將其拆解兩次，才能定出目標的範疇和達成標準：

STEP 1：定義這個目標的具體範疇

以「5 年內達市占率前三」的例子來說，就要先去做市場調查，了解下面的要點：

• 整個市場每年有多少營業額？
• 公司現在每年的營業額是多少、在市場中排行第幾？
• 市占率前三的公司分別有哪些？每年營業額分別是多少？

根據上述的定義，找到公司目前在市場上的定位和市占率排名、與市占率前三名的公司有多少差距，訂出具體的營業額目標。

STEP 2：訂出每單位的階段性目標

接下來，用兩種方式把一個大的數字拆成階段性目標和可視化圖表。

• 數字化：換算成更小的單位，如週目標、月目標、季目標。
• 圖像化：把目標數字變成可視化圖表，讓人一看就懂。

商業目標設定建議參考：《BCG問題解決力2》心得&重點，專業思考框架解決商業難題

對齊團隊成員的業務與 KPI

把目標量化之後，就要對齊相關部門的業務，讓部門的業績目標與專案目標一致，也就是說，定義專案的具體目標後，就讓相關部門的 KPI (績效考核標準) 與專案的 KPI 對齊。

可以請成員列出自己的執行項目與相關部門，以「5 年內達市占率前三」為例，假設行銷、商品設計與銷售等三個部門的 KPI，就會是以下狀況：

1. 行銷部

根據專案目標，行銷部的 KPI 設定為：

• 每週媒體露出至少 1 次。
• 每月廣告轉換率提升 20 %。
• 每季推廣活動至少 1 次。

目標	頻率	KPI	執行項目	相關部門
媒體露出	每週	≥ 1 次	每週貼文 官網文章 業配新聞	商品設計部 會計部 管理部
廣告轉換率	每月	提升 20 %	數據報表 促銷活動	會計部 管理部 銷售部
推廣活動	每季	≥ 1 次	線下特賣會	商品設計部 會計部 管理部 銷售部

2. 商品設計

根據專案目標，商品設計部的 KPI 設定為：

• 每週製造的產能提升 30 %。
• 每月的交付良率平均提升 80 %。
• 每季的新品數量提升 20 %。

目標	頻率	KPI	執行項目	相關部門
製造產能	每週	提升 30%	優化生產流程 簡化採購流程	會計部 總務部 管理部 委外廠商
交付良率	每月	平均提升 80%	汰換舊有機型 更新品管制度 精算人力需求	會計部 總務部 管理部 委外廠商
新品數量	每季	提升 20%	增加設計人力	人資部 會計部 管理部

3. 銷售

根據專案目標，銷售部的 KPI 設定為：

• 每週客服回覆率提升 30 %。
• 每月的顧客滿意度提升 20 %。
• 每季的各店銷售額平均提升 20 %。

目標	頻率	KPI	執行項目	相關部門
客服回覆率	每週	提升 30 %	3 天內回覆客訴 簡化回報流程	管理部 商品設計部 委外廠商
顧客滿意度	每月	提升 20 %	加強人員訓練 提升來店服務 簡化換貨流程	管理部 商品設計部 委外廠商
各店銷售額	每季	平均提升 20 %	增加銷售活動 配合推廣活動 提高顧客回購率	行銷部 會計部 管理部 商品設計部

在設定 KPI 時，要同時注重量和質。例如：訂下各店的銷售額，店長很可能會為了衝量而沒有顧到服務品質，因此顧客滿意度也很重要。

另外，也要注意需要多久盯一次進度，以及有哪些相關部門需要配合。

設定完成之後，將專案各部門的表格都放到雲端，讓大家都清楚各自要做什麼、該跟誰配合，不僅透明化，消彌認知差異，跨部門溝通也能更順暢。

延伸閱讀：用 Notion 來做專案管理：實戰課程心得分享

一對一面對談設定 KPI 目標

在幫專案成員進行 KPI 目標設定時，一定要經過面談的方式，先從公司的終極目標開始談，接著談這次專案的目標和成員的目標，這樣做比較能讓成員真心接受。

在面談之前，管理者要請成員先針對目前的專案目標，設定好自己的目標 ( KPI ) ，但管理者也要先預想好這位成員需要達成的目標是什麼，並在面談時，針對雙方認知有落差的部分進行討論。

在一對一面談時，主要討論三個部分：

• 目標是否可以達成？
• 成員是否清楚目標如何執行？
• 目前的資源和人力充足嗎？

講師建議在幫成員設定目標時，可以參考他前一年、前半年或上一期實際做到的成績如何，假定去年的貢獻度達 3.5 %，今年就可以挑戰業績貢獻度達 5 %。

最後，我個人是覺得，由於這堂課的講師是高階經理人，有一定的權限來指導成員完成 KPI 的設定；但如果你只是一般 PM ，最好先跟你的上級討論，看看如何讓專案成果與各成員隸屬部門的 KPI 對齊，確保各部門的業績利益，大家的配合意願會更高。

延伸閱讀：OKR是什麼？跟KPI差在哪？5個重點高效達成核心目標

重點二：3個常見的專案難題

沒有資源該怎麼辦？

資源太少是專案管理的常見問題，但與其先考量如何增加預算，不如思考怎麼在不增加預算的情況下多出可用資源。課堂上介紹了很多種技巧，這邊記錄我自己最有收穫的兩大重點：

1. 調配預算

講師建議，不要等資源到位才開始動工，先一邊執行專案，再一邊爭取。

爭取資源時，先從下面 3 個步驟來進行：

• 盤點現有資源，確認哪裡不足。
• 向上匯報情況。
• 調整已分配的預算。

爭取預算時，不一定要增加預算，也可以是調配預算。

如講師當時準備在台灣開分店時，盤點後卻發現公司給的預算不足，她立刻和上司匯報情況，並建議先把後面的人才培育預算挪到宣傳期來使用，最後成功在開店時把品牌聲量做了出來。

2. 排序目標

除了調配預算外，也要適當管理資源，把錢花在該花的地方。

一、審視目前各部門規劃的活動與事項

• 檢視預算的分配。
• 評估各活動與事項的效益。
• 專注投資有長期效益的活動與事項。

在資源有限的情況下，確定哪些任務應該要先做？哪些可以延後處理或捨棄？並調整預算在有長期效益的活動和事項上。

二、善用個人優勢來節省預算

個人優勢可以是有熟識的廠商、對某方面的資訊特別了解等等，例如：講師帶著一家平面媒體和一家電子媒體直接到日本進行採訪，並保證對方有獨家報導的利益，也因為這兩家代表性媒體的獨家報導露出，使得後續有更多媒體的報導，最終「媒體露出」這個項目只花了原來十分之一不到的預算。

時間怎麼排比較好？

時程安排看似簡單，事實上是最容易有問題的部分，需要事前抓好緩衝時間與了解各成員的優缺點。

無論專案是哪種，都要從最後完成的時間點回推，並進行下列 4 個步驟：

1. 確認每月和每週的目標。
2. 安排每日待辦事項。
3. 安排緩衝時間。
4. 利害關係人的進度控管。

不管是日程、週程還是月程，都要記得安排一點緩衝時間，畢竟可能會有成員效率不佳、生病或其他突發事件等。以月程來看，講師建議每個目標之間預留 1 到 2 個禮拜的緩衝時間。

此外，也要先列出所有團隊成員、合作單位、客戶甚至是老闆等等相關人員，再列出所有需要跟催的事項及時程，並備註每個人的工作習慣，例如會延遲或不會延遲等等。

在進度控管方面有 2 個技巧可以運用：

• 每週要追蹤並檢視一次專案進度，包含自己的進度。
• 比較容易出錯的人，要多給一點緩衝時間。

風險管理該怎麼做？

在風險管理上要有的心態是：每個專案無論大或小，都一定會有發生在你預期之外、無法預料的事情。

想要控管風險，最好的方法就是事前擬定一份專案風險控管表，盡量降低你無法預測的事情發生機率。

• 分別列出每項業務在自然、人為等兩方面可能會發生什麼事。
• 判斷這些風險影響的程度是大、中還是小。
• 是否有替代方案來解決相應的危機。

做出以上的專案風險控管表，能在事前降低很多不確定的因素。

例如舉辦品牌開幕活動，負責該活動的專案管理者必須事先設想好所有可能發生的危機：

• 如果觀眾不多，影響程度為中，替代方案可以是事前廣發公關票和安排工作人員入座。
• 如果活動花了許多預算邀請大牌明星和媒體，也發了許多廣告，但當天下起大雷雨，影響程度為大，替代方案可以事前搭建好雨棚、事前幫觀眾準備雨衣等。

延伸閱讀：Gipi專案管理課程心得：打造高效團隊的 4 個重點

重點三：2種內部溝通技巧

其實，「溝通」幾乎貫穿了專案管理的核心，可以說專案的成敗都和「溝通」有關。

在執行專案時，最關鍵的其實是「內部溝通」，畢竟連打仗都要先安內，才能攘外，即便只是一個小專案，若能做好兩者，不僅僅對這次的專案有幫助，對以後的專案都有幫助。

內部溝通又可分為「向上溝通」與「水平溝通」，也就是跟上級、同級的溝通。

向上溝通的技巧

對老闆來說，你最重要的任務是完成他的目標，幫他解決問題，不需要做額外的打點關係或請客。

只要把他當作一個合作夥伴，以專業的方式給予建議，或以第三方的客觀立場來尋求意見即可，並盡量在私領域保持距離。

不過，老闆都很忙碌，在匯報時要盡量以下列 3 個要點來進行：

• 定期回報工作進度。
• 統整好再報告。
• 5 分鐘之內報告完畢。

但要如何在 5 分鐘之內報告完畢？講師以自身為例，她的 5 分鐘提案通常會這樣規劃：

時段	做法
開頭 15 秒	說出開會目的 (需要老闆做什麼？裁決/討論/建議)
2 分半	專案重點 (為什麼值得做這個專案？市場概況/優劣勢/投資報酬率)
1 分鐘	給出選項： A 、 B 方案
最後 1 分鐘	引導討論：加入自己才知道的事

在上述表格最後一欄中，有提到「加入自己才知道的事」，其實就是你對於這個專案的洞察，必須是管理層不太懂的知識，來轉移他們對其他細節的注意力，並針對這個方向與其他高層討論。

等高層討論結束後，你吸收在場所有意見，再建議執行其中一種方案，就能把主導權拉回自己身上。

水平溝通的技巧

專案通常是跨部門的合作，只要是同層級部門或員工間的溝通，都是水平溝通。

如何在事前讓不同部門願意提供你資料，又如何讓跨部門的成員願意在期限內支援你完成專案，都是專案規畫期間很關鍵的事情。

下面兩種方式可以做參考：

1. 諮詢

如果你接到一個超出原本業務範圍的新專案，完全不懂該如何執行，就先盤點有哪些部門可以解答疑問或提供資料，再釐清這些部門裡有哪些人比較容易接觸，依照對方的層級會有不同的作法：

一、如果你要請教的人是高階主管：

先評估對方的狀況，如他平常的工作習慣、和人說話的習慣與說話方式。

假設你了解到對方非常忙碌，每件事都需要長話短說，就客氣地和對方預約 5 分鐘的時間，事前說明自己想要大概請教什麼樣的問題。

講師認為，只要你的態度是客氣的、好好說，盡量不麻煩對方太多時間，都能夠約到時間。而依據我的經驗，會建議一定要事前做好功課，問最關鍵的問題，才不會浪費這 5 分鐘。

二、如果你要請教的人是同事：

在請教之前，要盡量站在對方的立場為他著想：

• 讓對方分享這些，有沒有害對方逾越職權？
• 和對方開會，會不會給太多壓力？
• 如果覺得會議太過正式，就以用餐聊天的方式請教。

在挑選合作對象時，除了能力的考量，是否熟識也是一個重點，但要是你真的跟這個部門完全不熟悉。記得保持好奇心與真誠的態度，從對方感興趣的話題開始聊，最後再提自己的請求。

延伸閱讀：如何請教前輩？你必須知道的6大原則

2. 合作

如果你已經被指派了專案成員，或是你需要自己去找專案成員，讓他們在專案期限內幫助你，要記住很重要的一點：要讓對方覺得你不是來麻煩他的。

1. 盤點專案中你不熟悉的相關部門。
2. 抱持著好奇心私下找人請教。
3. 對其工作展現興趣和真誠，用聊天方式展開對話，敞開對方的心房。

從以上 3 點，你可以初步了解其他部門的工作內容，並評估各部門在專案中的執行範疇是什麼，但若進一步需要幫忙，就要找出這部門中你最有可能親近的人，一樣保持好奇心和真誠的態度，從認識對方的對話開始，最後才提出自己的請求。

不過，無論是專業諮詢還是尋求合作，最好先在接觸前找出對方需要你的地方，或提前預測對方可能需要什麼，如果你能解決他的煩惱或問題，對他來說是很大的助力。

最重要的是，建立起平等互惠的長期關係，專案只是一時的。

延伸閱讀： 9 堂溝通表達課程推薦：3 大方向解決不同情境難題

我上完這堂課的心得與評價？

整體而言，「專案管理實戰」這堂課程偏重實務，即便有出現理論，也會是在某個需要解決的框架底下才會提出，所以看完後其實很容易就知道該怎麼套用。

除了緒論和結尾等兩個單元，每個單元都有實際案例和應用框架，課堂作業還拆成簡單的執行步驟，個人認為蠻實用的，建議要看到最後。

雖然專案涉及的各個方面都有非常多眉角需要注意，但看得出這堂課已經盡量把可能要注意的細節都包含進來。不過還是有幾個點在購買前要注意：

一、講師對專案的立場與角度

由於講師是一位高階經理人，看待專案的角度會與基層 PM 不同。

這有好有壞，好處是可以理解上級的想法，有助於向上管理，拆解目標的方式也很實用；壞處是有些實務建議沒辦法完全套用。

就像前面段落有分享到的 KPI 設定，如果你目前還只是基層的 PM ，不太可能跨部門去做 KPI 設定，只能和自己的上級作討論。

另外，因為講師本人是零售業，所以在一些其他領域 (如：軟體領域)，管理上就會需要對製程有一定的熟悉度或擁有相關背景，這點也是需要注意的地方。

二、基礎的理論概念不會多談

這堂課很明顯面向的學員都會是比較有經驗的主管階層，所以基本上不會再談論太基礎的理論，都是以實務的角度去做切入分享。

像是在課程中偶爾會提到一些專有名詞，如果你是對於剛畢業的社會新鮮人，可能會聽得有點吃力，建議還是先從基礎的專案管理課程上起。

延伸閱讀：專案管理課程評價，入門到實務應用1堂課全搞懂

這堂課程適合哪些人來上？

總而言之，我認為這堂課適合的對象有：

• 以高階經理人為職涯目標的職場工作者。
• 在商界擔任中高階管理職的職場工作者。

這堂課不適合的對象：

• 學生或剛出社會的新鮮人。
• 想成為產品經理的人。
• 想在軟體領域做專案經理的人。

建議先打好基礎再上這堂課的對象：

• 擔任專案經理的職場工作者。
• 想轉職專案經理的職場工作者。
• 工作上有專案管理需求的職場工作者。

雖然這堂課比較進階，但由於有比較多實務經驗的分享，如果有需要的話，還是可以跟基礎課一起上，更知道怎麼在商務的專案管理上應用所學，及事前了解實際可能會遇到的問題。

以上是我的真實心得，希望看完這篇文章後，能理解這堂課的內容是否可以幫到你。

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