Esor高效職場筆記課程心得

提升工作效率的5個重點

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前言：Esor高效職場筆記課程特色

本篇我要與你分享我上完【電腦玩物 Esor 高效能職場筆記】課程心得，這堂課很適合：

• 待辦事項寫很多，實際執行卻一團混亂的人
• 會議或提案總是沒有共識，覺得團隊經常沒有效率地開會、浪費時間的人
• 整天忙得焦頭爛額，下班卻發現沒有完成任何一件事的人
• 明明主管交代的事項都有記下來，老闆卻時常對結案成果不滿意的人

曾經還是學生的我，除了課業以外，還需要做學校工讀、處理系所上的事務，當時負責的任務與現在相比，根本是小巫見大巫。

好在自己平時有在看電腦玩物的習慣，Esor 老師的時間管理、專案管理、筆記術等部落格內容，幫助我在學生時期能夠有效率地完成與團隊開會、帶領學弟妹、舉辦活動等任務。

在我還沒有看過電腦玩物時，我收到任務經常會一股腦兒地先列起來，將其安排到每一天，再逐一完成它；或者是準備上課、閱讀時，我會開啟像是 Word 或記事本，邊學邊做紀錄。

然而，用這樣的方式做筆記，卻遇到「事情做不完，或是記了資訊後，過幾天卻看不懂，對生活或工作沒有實質上的幫助」等問題。

「待辦清單之所以變成壓力清單，是因為你的筆記缺少了『轉化』」Esor 老師說道。為了解決上述問題，他設計出「以任務為導向」的筆記模板，幫助我們創造出一套最直覺且符合人性的系統方法，不但可以藉此來擺脫低效率的工作模式，也讓我們能夠做出一份老闆都讚賞的完美提案。

因此，接下來我將要分享讓我受益良多的五個課程重點，希望可以勉勵大家逐步建立起適合自己的工作流程，擺脫拖延的人生。

一、職場筆記的基本思考結構

執行任務時，我們總需要與團隊進行會議與討論，同時還會接收到許多臨時的狀況與零散的資料，為了避免忘東忘西，紀錄就變得格外重要。

「聽到什麼就紀錄什麼」的行動，雖然看似已經把所有的資訊一則不漏的記下來，照理來說，我們應該會成為一個高效的工作者。

但正因為我們沒有動腦思考，並將資訊有邏輯的分類，導致筆記變得越來越凌亂，重要的資訊也逐漸找不太到，我們只能再依賴大腦的記憶工作，而無法發揮筆記真正的功用。

忙到最後，明明做了很多筆記，工作的效率卻沒有起色，反而一直拖延，不想再做，成果也讓老闆或主管不是很滿意。

若是以流水帳的方式記錄，習慣把所有任務、通知、筆記快速記下，會產生以下問題：

• 每天的筆記，是照著時間寫的，促使同個專案的任務，卻錯雜的被紀錄在不同頁面中
• 當某天要執行某個任務時，卻要一直翻閱過去的筆記，只為了找相關的資訊，甚至到最後還有機會找不到

Esor 老師說：「筆記真正的用意是要『重整思緒』」，為了讓筆記可以有效地幫助我們，只需要將「雜亂的紀錄統整成可以行動的結構」就可以了。

雖然現在很多人都在推薦功能強大的 Notion 數位筆記，但不論你是使用哪個工具，重點不是它有多少功能，而是筆記的實際內容該怎麼寫。

那麼，到底該如何寫出有效的筆記內容呢？以下，我將與你分享 Esor 老師在職場上應用多年的實務經驗，不但可以有效解決上述問題，也可以幫助我們在職場上，成為高效率的工作者。

• 所有職場筆記，應該都是「任務導向」的筆記，因此要讓不同的任務紀錄於「獨立頁面」，並且在其中「拆解」被交代的任務，思考下一步還需要做哪些行動，而非單純紀錄內容，如此便能更有效地推進任務。

• 利用「三層筆記法」，在獨立頁面中分成「資料層」、「構思層」以及「行動層」。首先，在資料層速記待辦事項，並於構思層思考任務流程、和交辦方確認，最後則在行動層拆解出有效且立即可行的下一步行動。

職場筆記的目的，是為了分析並創造更好的成果，因此在紀錄的時候，不要出現「別人叫我做什麼就做什麼」的行為，而是要思考你對整個任務流程是否有不懂的，或是將行動一一拆解。

二、用「6個問題」快速反思任務

曾經只要別人交代給我任務時，我總會立刻答應，並且努力地去執行，為了可以如期如質的達成任務，我會花很多時間去研究與嘗試，雖然完成的成果不至於到太差，但這個過程就很累。

面對未知的任務時，會不知道到底該問什麼，甚至不清楚該向誰詢問，使得效率不盡理想，更讓我無法為自己保留時間去做我想做的事。

Esor 老師在課程中談到，面對「總會立即答應對方交辦的任務」的人，會讓我們感到好奇：「他是否清楚任務最關鍵的細節？」或「他知道每階段的成果需在什麼時候完成嗎？」

所以在這個部份，如何在「構思層」有效地思考？或是和客戶與主管確認事項，使得任務和成果可以變得更好呢？就變得很重要了。

如果你也感到好奇，可以依照下方 Esor 老師提出的六個問題進行反思，不但能夠幫助你事先確認任務的細節，也有助於接下來的行動拆解。

• 我在意的結果為何？
• 有沒有可以量化的指標？
• 有沒有截止日？
• 準備期的必要任務？
• 執行期的必要任務？
• 結案階段的必要結果?

一開始就和對方確認目的與任務資訊的好處，在於它能夠幫助我們避免對方將一切的責任推給自己，減少不必要的衝突。

若能善用職場筆記，除可以提升工作效率，也能讓我們在有限時間內，達成主管或客戶的理想目標。

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三、用「下一步行動清單」立即推進任務

職場筆記，是「任務成果」導向的筆記，既然是任務，就要採取行動。

但儘管記了很多待辦清單，任務卻遲遲無法推進，這可能是因為我們沒有拆解出有用的行動清單，因此加劇了拖延心態，更讓我們在執行任務的過程變得很有壓力。

我們要做的，是「將困難且重要的任務細節，制定出可行的任務清單」，因為「立即可行動」，才能幫助我們逐步往前推進，將任務做得更好。

那麼，到底該如何拆解呢？你可以參照 Esor 老師提供的三個方法，規劃出更細緻的行動清單。

• 回推法：任何事情或結果，一定會有 「前一步行動」 ，當我們無法再往前推時，通常就是「立即可行」的行動。
• 切割法：把困難的成果進行切割，讓我們可以分段輕鬆處理它。
• 替代法：卡關時，可以用替換法，將行動設計成更簡單且立即可行的行動。比如，想不出簡報大綱，就用便利貼將零散的想法收集起來，再去歸納排序。

在職場上很難會讓你保有完整的時段去專注完成某個任務，因此若能善加利用三個拆解行動的方法，可以讓我們在空檔或零碎時間，立即推進某個任務的下一步行動，任務就不需要再一次解決它。

四、刺激靈感與組織專案的技巧

Esor 老師在課堂中，除分享筆記撰寫的基本架構外，還有提供會議與談判的固定筆記結構，這可以幫助我們在執行類似的任務時，利用相同的筆記模板，快速地記錄重點內容，並且高效地完成任務。

不過，工作畢竟並非一成不變，每項專案的目的、資訊、行動等都會有所不同，在如此的狀況下，到底該如何寫出有效的筆記內容？如果腦袋空空的，沒有任何想法，到底該怎麼做？

「好的筆記都是從動手寫開始」，我們之所以會覺得沒有靈感，是因為我們抓不住飄在腦中的想法，因此唯一能做的，就是先把它寫在筆記上，將其視覺化，才有機會產生出好的想法。

如果你正好遇到專案上的難題，不妨可以參考 Esor 老師提供的三個方法，讓你能夠有效地利用工具將腦海中的靈感捕捉下來，之後就能慢慢地將其變得有邏輯、有架構。

• 便利貼法：將模糊的想法寫在便利貼中，一個關鍵字寫在一張紙，不要管任何結構、順序，只需倒出所有零散的想法，最後再進行分類，並且思考每個類別是否有遺漏的行動。
• 大綱拆解法：先列出大方向的需求，再逐步往下拆解任務，最後可以用流程圖將行動完整設計出來。

用說的寫下來：使用語音轉文字工具，比如雅婷逐字稿或 Google 文件，想像有人在跟你聊天的樣子，利用工具將話語轉成逐字稿，最後再把其變成樹狀目錄的大綱。

五、專案頁

前面提到，倘若遵循「一則任務，一則筆記」的使用方法，便可以幫助我們往後在尋找資料時，更快速地找到內容，並且清楚地在上面看到執行任務的流程與相關紀錄。

在職場上，如果只是把單一的任務雜事處理好，其實並沒辦法成為最有效率的工作者，因為我們只是在不停地解決待辦清單，而不知道自己到底是為了什麼而努力，更會覺得自己在瞎忙、沒有成就感。

為了避免發生上述情況，我們應該要回頭聚焦在重要的專案與目標上。

那麼，該如何利用職場筆記，幫助我們聚焦目標，並且達成任務呢？Esor 老師在課堂中提及「專案頁」需包含以下內容：

• 專案名稱
• 關鍵成果 ( 團隊共同討論達成的成果 )
• 階段性成果 ( 自己在任務中設立的成果 )
• 優先任務 ( 與關鍵成果正相關 )
• 輔助任務 ( 與關鍵成果沒有直接的關係 )
• 專案規則 ( 專案重要的規格、原則 )
• 頁碼 ( 任務對應的筆記頁數 )
• 任務完成時間

專案頁中，任務不用排得很有順序，因為旁邊的時間欄位自動會告訴我們哪個緊急程度比較高，此外，行政瑣事也可以用這樣的方式去管理，比如合約簽訂流程、差旅費用申請、貨品寄送流程等。

用專案頁管理任務，或是將原本凌亂的行政流程整理到專案目錄，不但可以幫助我們聚焦目標，專注做好工作重要的事務，也方便快速查找相關的資訊。

結論：實際上完課後的心得

我非常感謝 Esor 老師能夠那麼用心且毫無保留的分享他在職場上的實務經驗，幫助我從原本雜七雜八的筆記，到現在能夠更有條理的管理專案，更讓我明白：做任何行動，都要先回歸到目標本身。

• 筆記的目的不是紀錄，而是幫助我思考、規劃下一步行動。
• 比起完成任務，更重要的是要思考我想要獲得什麼具體成果與目標。

也許我們曾都以為，只要拼命的紀錄、行動，就可以獲得更好的成就，受到更多人的肯定。

然而，「比起努力，更重要的是選擇」，倘若沒有用對方式工作，只會讓我們對工作的熱忱消失殆盡，也會進而讓生活充斥著壓力。

開始用筆記翻轉我們的工作流程吧，只要紀錄得當，運用 Esor 老師實戰多年的筆記術，我相信不論未來遇到哪些挑戰，那些飄在腦中的靈感將有機會轉化成行動的養分，幫助我們將問題迎刃而解。

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