Esor高效職場筆記課程

Esor高效職場筆記課程心得

提升工作效率的5個重點


前言:Esor高效職場筆記課程特色

本篇我要與你分享我上完電腦玩物 Esor 高效能職場筆記課程心得,這堂課很適合:

  • 待辦事項寫很多,實際執行卻一團混亂的人
  • 會議或提案總是沒有共識,覺得團隊經常沒有效率地開會、浪費時間的人
  • 整天忙得焦頭爛額,下班卻發現沒有完成任何一件事的人
  • 明明主管交代的事項都有記下來,老闆卻時常對結案成果不滿意的人

曾經還是學生的我,除了課業以外,還需要做學校工讀、處理系所上的事務,當時負責的任務與現在相比,根本是小巫見大巫。

好在自己平時有在看電腦玩物的習慣,Esor 老師的時間管理、專案管理、筆記術等部落格內容,幫助我在學生時期能夠有效率地完成與團隊開會、帶領學弟妹、舉辦活動等任務。

在我還沒有看過電腦玩物時,我收到任務經常會一股腦兒地先列起來,將其安排到每一天,再逐一完成它;或者是準備上課、閱讀時,我會開啟像是 Word 或記事本,邊學邊做紀錄。

然而,用這樣的方式做筆記,卻遇到「事情做不完,或是記了資訊後,過幾天卻看不懂,對生活或工作沒有實質上的幫助」等問題。

「待辦清單之所以變成壓力清單,是因為你的筆記缺少了『轉化』」Esor 老師說道。為了解決上述問題,他設計出「以任務為導向」的筆記模板,幫助我們創造出一套最直覺且符合人性的系統方法,不但可以藉此來擺脫低效率的工作模式,也讓我們能夠做出一份老闆都讚賞的完美提案。

因此,接下來我將要分享讓我受益良多的五個課程重點,希望可以勉勵大家逐步建立起適合自己的工作流程,擺脫拖延的人生。

一、職場筆記的基本思考結構

執行任務時,我們總需要與團隊進行會議與討論,同時還會接收到許多臨時的狀況與零散的資料,為了避免忘東忘西,紀錄就變得格外重要。

「聽到什麼就紀錄什麼」的行動,雖然看似已經把所有的資訊一則不漏的記下來,照理來說,我們應該會成為一個高效的工作者。

但正因為我們沒有動腦思考,並將資訊有邏輯的分類,導致筆記變得越來越凌亂,重要的資訊也逐漸找不太到,我們只能再依賴大腦的記憶工作,而無法發揮筆記真正的功用。

忙到最後,明明做了很多筆記,工作的效率卻沒有起色,反而一直拖延,不想再做,成果也讓老闆或主管不是很滿意。

若是以流水帳的方式記錄,習慣把所有任務、通知、筆記快速記下,會產生以下問題:

  • 每天的筆記,是照著時間寫的,促使同個專案的任務,卻錯雜的被紀錄在不同頁面中
  • 當某天要執行某個任務時,卻要一直翻閱過去的筆記,只為了找相關的資訊,甚至到最後還有機會找不到

Esor 老師說:「筆記真正的用意是要『重整思緒』」,為了讓筆記可以有效地幫助我們,只需要將「雜亂的紀錄統整成可以行動的結構」就可以了。

雖然現在很多人都在推薦功能強大的 Notion 數位筆記,但不論你是使用哪個工具,重點不是它有多少功能,而是筆記的實際內容該怎麼寫。

那麼,到底該如何寫出有效的筆記內容呢?以下,我將與你分享 Esor 老師在職場上應用多年的實務經驗,不但可以有效解決上述問題,也可以幫助我們在職場上,成為高效率的工作者。

  • 所有職場筆記,應該都是「任務導向」的筆記,因此要讓不同的任務紀錄於「獨立頁面」,並且在其中「拆解」被交代的任務,思考下一步還需要做哪些行動,而非單純紀錄內容,如此便能更有效地推進任務。
  • 利用「三層筆記法」,在獨立頁面中分成「資料層」、「構思層」以及「行動層」。首先,在資料層速記待辦事項,並於構思層思考任務流程、和交辦方確認,最後則在行動層拆解出有效且立即可行的下一步行動。

職場筆記的目的,是為了分析並創造更好的成果,因此在紀錄的時候,不要出現「別人叫我做什麼就做什麼」的行為,而是要思考你對整個任務流程是否有不懂的,或是將行動一一拆解。

二、用「6個問題」快速反思任務

曾經只要別人交代給我任務時,我總會立刻答應,並且努力地去執行,為了可以如期如質的達成任務,我會花很多時間去研究與嘗試,雖然完成的成果不至於到太差,但這個過程就很累。

面對未知的任務時,會不知道到底該問什麼,甚至不清楚該向誰詢問,使得效率不盡理想,更讓我無法為自己保留時間去做我想做的事。

Esor 老師在課程中談到,面對「總會立即答應對方交辦的任務」的人,會讓我們感到好奇:「他是否清楚任務最關鍵的細節?」或「他知道每階段的成果需在什麼時候完成嗎?」

所以在這個部份,如何在「構思層」有效地思考?或是和客戶與主管確認事項,使得任務和成果可以變得更好呢?就變得很重要了。

如果你也感到好奇,可以依照下方 Esor 老師提出的六個問題進行反思,不但能夠幫助你事先確認任務的細節,也有助於接下來的行動拆解。

  • 我在意的結果為何?
  • 有沒有可以量化的指標?
  • 有沒有截止日?
  • 準備期的必要任務?
  • 執行期的必要任務?
  • 結案階段的必要結果?

一開始就和對方確認目的與任務資訊的好處,在於它能夠幫助我們避免對方將一切的責任推給自己,減少不必要的衝突。

若能善用職場筆記,除可以提升工作效率,也能讓我們在有限時間內,達成主管或客戶的理想目標。

三、用「下一步行動清單」立即推進任務

職場筆記,是「任務成果」導向的筆記,既然是任務,就要採取行動。

但儘管記了很多待辦清單,任務卻遲遲無法推進,這可能是因為我們沒有拆解出有用的行動清單,因此加劇了拖延心態,更讓我們在執行任務的過程變得很有壓力。

我們要做的,是「將困難且重要的任務細節,制定出可行的任務清單」,因為「立即可行動」,才能幫助我們逐步往前推進,將任務做得更好。

那麼,到底該如何拆解呢?你可以參照 Esor 老師提供的三個方法,規劃出更細緻的行動清單。

  • 回推法:任何事情或結果,一定會有 「前一步行動」 ,當我們無法再往前推時,通常就是「立即可行」的行動。
  • 切割法:把困難的成果進行切割,讓我們可以分段輕鬆處理它。
  • 替代法:卡關時,可以用替換法,將行動設計成更簡單且立即可行的行動。比如,想不出簡報大綱,就用便利貼將零散的想法收集起來,再去歸納排序。

在職場上很難會讓你保有完整的時段去專注完成某個任務,因此若能善加利用三個拆解行動的方法,可以讓我們在空檔或零碎時間,立即推進某個任務的下一步行動,任務就不需要再一次解決它。

四、刺激靈感與組織專案的技巧

Esor 老師在課堂中,除分享筆記撰寫的基本架構外,還有提供會議與談判的固定筆記結構,這可以幫助我們在執行類似的任務時,利用相同的筆記模板,快速地記錄重點內容,並且高效地完成任務。

不過,工作畢竟並非一成不變,每項專案的目的、資訊、行動等都會有所不同,在如此的狀況下,到底該如何寫出有效的筆記內容?如果腦袋空空的,沒有任何想法,到底該怎麼做?

「好的筆記都是從動手寫開始」,我們之所以會覺得沒有靈感,是因為我們抓不住飄在腦中的想法,因此唯一能做的,就是先把它寫在筆記上,將其視覺化,才有機會產生出好的想法。

如果你正好遇到專案上的難題,不妨可以參考 Esor 老師提供的三個方法,讓你能夠有效地利用工具將腦海中的靈感捕捉下來,之後就能慢慢地將其變得有邏輯、有架構。

  • 便利貼法:將模糊的想法寫在便利貼中,一個關鍵字寫在一張紙,不要管任何結構、順序,只需倒出所有零散的想法,最後再進行分類,並且思考每個類別是否有遺漏的行動。
  • 大綱拆解法:先列出大方向的需求,再逐步往下拆解任務,最後可以用流程圖將行動完整設計出來。

用說的寫下來:使用語音轉文字工具,比如雅婷逐字稿Google 文件,想像有人在跟你聊天的樣子,利用工具將話語轉成逐字稿,最後再把其變成樹狀目錄的大綱。

五、專案頁

前面提到,倘若遵循「一則任務,一則筆記」的使用方法,便可以幫助我們往後在尋找資料時,更快速地找到內容,並且清楚地在上面看到執行任務的流程與相關紀錄。

在職場上,如果只是把單一的任務雜事處理好,其實並沒辦法成為最有效率的工作者,因為我們只是在不停地解決待辦清單,而不知道自己到底是為了什麼而努力,更會覺得自己在瞎忙、沒有成就感。

為了避免發生上述情況,我們應該要回頭聚焦在重要的專案與目標上。

那麼,該如何利用職場筆記,幫助我們聚焦目標,並且達成任務呢?我將與你分享 Esor 老師在課堂中提及「專案頁」需包含哪些內容。

  • 專案名稱
  • 關鍵成果 ( 團隊共同討論達成的成果 )
  • 階段性成果 ( 自己在任務中設立的成果 )
  • 優先任務 ( 與關鍵成果正相關 )
  • 輔助任務 ( 與關鍵成果沒有直接的關係 )
  • 專案規則 ( 專案重要的規格、原則 )
  • 頁碼 ( 任務對應的筆記頁數 )
  • 任務完成時間

專案頁中,任務不用排得很有順序,因為旁邊的時間欄位自動會告訴我們哪個緊急程度比較高,此外,行政瑣事也可以用這樣的方式去管理,比如合約簽訂流程、差旅費用申請、貨品寄送流程等。

用專案頁管理任務,或是將原本凌亂的行政流程整理到專案目錄,不但可以幫助我們聚焦目標,專注做好工作重要的事務,也方便快速查找相關的資訊。

結論:實際上完課後的心得

我非常感謝 Esor 老師能夠那麼用心且毫無保留的分享他在職場上的實務經驗,幫助我從原本雜七雜八的筆記,到現在能夠更有條理的管理專案,更讓我明白:做任何行動,都要先回歸到目標本身

  • 筆記的目的不是紀錄,而是幫助我思考、規劃下一步行動。
  • 比起完成任務,更重要的是要思考我想要獲得什麼具體成果與目標。

也許我們曾都以為,只要拼命的紀錄、行動,就可以獲得更好的成就,受到更多人的肯定。

然而,「比起努力,更重要的是選擇」,倘若沒有用對方式工作,只會讓我們對工作的熱忱消失殆盡,也會進而讓生活充斥著壓力。

開始用筆記翻轉我們的工作流程吧,只要紀錄得當,運用 Esor 老師實戰多年的筆記術,我相信不論未來遇到哪些挑戰,那些飄在腦中的靈感將有機會轉化成行動的養分,幫助我們將問題迎刃而解。

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