Gipi 專案管理課程

Gipi 專案管理課程心得

打造高效團隊的 4 個重點


前言:Gipi 專案管理課程特色

本篇文章主要是分享我上完Gipi 專案管理課程的心得筆記,這堂課很適合正在執行專案,卻不知道該如何與他人溝通、安排工作時程與資源的人。

我以前在學校上專案管理課程時,大多都是從書中學習相關知識,研讀大量的專管理論、知道考題該如何回答,但到我真正要執行一個專案時,這些知識完全派不上用場,最終都會感覺在瞎忙。

  • 該如何全面性的盤點專案任務、資源?
  • 該如何分別向不同利害關係人的需求?
  • 該如何與成員抱有共識且有效率的執行專案?

儘管我很努力,投入了很多的時間工作,偶爾甚至需要犧牲自己的健康或生活,才能夠將專案如期地完成,但成效卻不如預期。

反過來看,雖然我身邊認識一些的朋友們,他們總需同時執行多項專案,卻可以很怡然自得地完成專案目標,又能有額外的時間享受個人的生活。

為了解決這個問題,我在【Gipi 專案管理】這堂課中領悟到:「團隊是專案成敗的重要關鍵」。

畢竟,專案是由多項任務所組成的,其中也牽涉到許多不同的利害關係人,即便我完成了個人任務,但若遇到成員進度拖延、彼此溝通有困難、需求一直變更等狀況,專案還是無法順利完成。

然而,執行專案的過程一定會遇到各式各樣的風險,但其實它並沒有那麼複雜。

因此,以下我將要分享課程中四個讓我獲益甚深的重點,希望可以掌握核心概念,並將其導入於個人工作流程中,讓我能夠順利完成手邊專案,並且面對問題時也能無往不利。

一、如何釐清專案的需求?

開始執行專案前,我們總需要先向客戶或老闆確認專案需求的目的為何,之後在擬定執行策略、盤點資源等環節中,行動才會來得地更加精準,進而完成專案目標。

然而,在執行專案的過程中,老闆或客戶容易出現「需求講不清楚」及「需求過度膨脹」等情況,畢竟一般而言,我們在尚未看到實體之前,總會說不清楚自己的需求,甚至根本不知道自己要什麼。

因此,倘若在如此的狀況下執行專案,過程中,客戶或老闆不但易於更改需求,更會認為結果不符合自身的期待,進而不斷地變更專案目標。 

「到底要改幾次?」、「為什麼不想清楚再叫我們做?」,面對需求不斷地變更的我們,不但會被各種的聲音淹沒而感到憤慨,專案的溝通、資源、成本、協調等環節,更需要根據需求而有所調整,甚至會嚴重打擊團隊的士氣,讓專案逐漸走向失敗的結果。 

確實,任誰處於如此的狀況,都會感到不太高興,但這並不能解決問題,畢竟事情已經發生了,我們能做的,就是盡可能地將專案如期、如質、如預算的完成。不過,實際上到底該怎麼做呢?

Gipi 說道:「在早期就釐清需求,風險就會降低。」他主要採用了以下三個方法,來解決需求管理的難題,分別為:

  1. 需具有「上游思維」的心態,探討客戶或老闆最在意的需求是什麼。
  2. 在設計產品前,先利用簡單的工具繪製「雛型」,與主管確認需求無誤後,再完成細節。
  3.  舉辦「專案啟動會議」,讓所有成員理解專案目標、時程、分工,取得大家對專案的承諾。

二、如何管理專案與成本?

專案預算的超支、延期結案、成效不彰等等狀況,絕對是專案贊助者不樂見的,為了避免出現該現象,身為專案負責人的我們,則需要努力讓專案在「不超支且不超時」的最佳狀態下完成,並且能夠達到專案目標。

不過要管理好專案成本與時程,是件不容易的事,畢竟在執行過程中,很容易出現許多突發狀況,比如需求改變、進度落後,或是結果不符合期待等,種種因素都會使得成本與時程有所變動。

雖然專案的目標與現實的差距定會存在的,但我們可以透過一些方法去管理、執行專案,以盡可能地減少風險與變異,讓專案可以順利被執行。

首先,在執行專案前,我們一定要先確認完專案需求,再開始將工作逐一拆解、思考並指派誰做哪些事、規劃每項任務該在什麼時候做、最終希望專案可以得到什麼結果等等。

看到這裡,也許你會好奇,到底工作該拆多細?時間該怎麼估算才精準?資源與成本該如何估算?開始執行專案前,還要完成哪些重要的工作?

Gipi 在時間與成本管理則是採用以下心態與方法:

  1. 應抱有「做好、做對」的心態執行專案,而不是有行動就好。
  2. 如果單一工作時間大於兩天,建議將該任務再拆細一點,那麼時間估算則會越精準。
  3. 利用 WBS 盤點所有的工作事項與人力資源,並套用公式估算出人事成本以及專案總成本。
  4. 將計畫與進度完全透明,整合到 TrelloNotionGoogle 日曆等工具,不但可以降低溝通成本,也可以進而了解彼此在專案的執行上是否有衝突。

三、如何應對並管理風險?

我們都知道「計畫永遠趕不上變化」,儘管花了許多時間確認專案需求、規劃細節、分配資源等,當實際執行任務後,往往還是會遇到許多風險。

畢竟,「我們都不確定未來究竟會發生什麼事,而這些事情發生後,我們也不知道這到底會對專案目標產生多大的影響」。

然而,大部分的人在面對風險時,都會採取比較負面的態度去思考,但其實,我們更應該積極主動地採取因應對策去管理風險,並且將其一一破解、妥善地處理過程的各種問題。

那麼,當風險來臨時,該如何有條理應對與管理呢?Gipi 分享他管理風險的實務經驗:

  1. 面對不確定性時,倘若沒有強力的證據,皆應要「保持懷疑」的態度,並且透過一次次的提問與證據的佐證,依序確認好專案的整體性、優先順序、人員需求、資源投入等潛在風險。
  2. 每天執行 15 分鐘的「站立會議」,請人員輪流說明昨日完成了哪些事、今天要做什麼、需要哪些協助,讓我們能夠即時掌握專案最新狀況、可能的風險,更能讓團隊專注於自己的任務。
  3. 專案的變更是一定會發生的,而我們能做的,則是要先「了解變更發生的原因」,再專注「解決問題」。倘若變更範圍小,PM 可自行負責,若變更範圍大,則需知會專案贊助者。
  4. 開會前,需事先與成員溝通,盡可能地先取得支持、掌握其他可能的意見;開會時,關鍵人員務必須出席,並且需要表達相關意見;結論要有明確共識,會議記錄需確實;會議後,要定時追蹤成員的專案進度。

四、如何獲得利害關係人信任?

專案溝通幾乎貫穿於專案的每個環節。比如我們需與客戶交談、了解對方的需求後,再為其提供更好的服務與品質,讓團隊獲得信任與收益;或是和成員開會,建立彼此協作的默契,如期完成專案。

由此可見,溝通的成效會決定專案的成敗,因此「獲得利害關係人的信任」是專案經理需重視的課題之一。

我很認同 Gipi 在課堂分享的一句話:「信任感,是溝通的最大基礎,而信任,是無法透過授權、交接而取得的」。

那麼,溝通的核心到底是什麼?究竟該如何與團隊建立良好的信任感?以下,我將整理出 Gipi 管理溝通的核心步驟:

  1. 「多參與成員的週會」不但能讓他人了解我們是想解決問題的,也可以透過會議的交流,了解彼此在意的點為何,進而互相理解對方。
  2. PM 與主管之間的賽局,可以採「互利互惠」、「達成共同目標」,以及「讓利他人」的方式破解。畢竟案子若能順利進行,對於我們是最大的利益,因此若能成就他人,大家也會把你當自己人。
  3. 專案的溝通,總會採取書面、Email、電話、面對面等不同溝通工具。然而,雖然 LINE 很方便,但有些主管或客戶可能會不喜歡,因此如何在不同的場合使用正確的使用不同的工具,是很重要的。

結論:共同專注眼前的目標

這堂課程讓我除了讓我對專案的實際運作更加了解之外,我也很喜歡 Gipi 「一視同仁,成就他人」的工作觀,不與內部成員競爭,而是把他們當助力,共同專注解決眼前的各種問題

畢竟對於一家企業而言,專案是需要靠大家的力量一起完成的,因此若能互相尊重、好好溝通,儘管遇到任何風險,都可以順利將其化解。

具有多年專案管理經驗的他,雖然與我們分享了許多寶貴的專管方法,不過,他也強調,由於絕大多數人都不喜歡變更,所以如果你想要將新的方法導入團隊中,切記:

  • 別急著一次用一套,而是分階段一點點地改變。
  • 要跟著環境隨時調整你的做法,並且多加練習。

最後,這堂課給予我很多對於工作的啟發,讓我在摸索與優化工作流程的路上有了更多的切入角度,希望可以透過本篇的分享,勉勵你也跳脫管理專案的既有框架,打造出屬於團隊的高效方法。

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