Gipi 專案管理課程心得

打造高效團隊的 4 個重點

---

前言：Gipi 專案管理課程特色

本篇文章主要是分享我上完【Gipi 專案管理】課程的心得筆記，這堂課很適合正在執行專案，卻不知道該如何與他人溝通、安排工作時程與資源的人。

我以前在學校上專案管理課程時，大多都是從書中學習相關知識，研讀大量的專管理論、知道考題該如何回答，但到我真正要執行一個專案時，這些知識完全派不上用場，最終都會感覺在瞎忙。

• 該如何全面性的盤點專案任務、資源？
• 該如何分別向不同利害關係人的需求？
• 該如何與成員抱有共識且有效率的執行專案？

儘管我很努力，投入了很多的時間工作，偶爾甚至需要犧牲自己的健康或生活，才能夠將專案如期地完成，但成效卻不如預期。

反過來看，雖然我身邊認識一些的朋友們，他們總需同時執行多項專案，卻可以很怡然自得地完成專案目標，又能有額外的時間享受個人的生活。

為了解決這個問題，我在【Gipi 專案管理】這堂課中領悟到：「團隊是專案成敗的重要關鍵」。

畢竟，專案是由多項任務所組成的，其中也牽涉到許多不同的利害關係人，即便我完成了個人任務，但若遇到成員進度拖延、彼此溝通有困難、需求一直變更等狀況，專案還是無法順利完成。

以下我將要分享課程中四個讓我獲益甚深的重點，希望可以掌握核心概念，並將其導入於個人工作流程中。(至於如果你想要查看專案管理的完整流程，可以閱讀：專案管理範例，完成任務的7個核心步驟)

一、如何釐清專案的需求？

開始執行專案前，我們總需要先向客戶或老闆確認專案需求的目的為何，之後在擬定執行策略、盤點資源等環節中，行動才會來得地更加精準，進而完成專案目標。

然而，在執行專案的過程中，老闆或客戶容易出現「需求講不清楚」及「需求過度膨脹」等情況，畢竟一般而言，我們在尚未看到實體之前，總會說不清楚自己的需求，甚至根本不知道自己要什麼。

因此，倘若在如此的狀況下執行專案，過程中，客戶或老闆不但易於更改需求，更會認為結果不符合自身的期待，進而不斷地變更專案目標。 

「到底要改幾次？」、「為什麼不想清楚再叫我們做？」，面對需求不斷地變更的我們，不但會被各種的聲音淹沒而感到憤慨，專案的溝通、資源、成本、協調等環節，更需要根據需求而有所調整，甚至會嚴重打擊團隊的士氣，讓專案逐漸走向失敗的結果。 

確實，任誰處於如此的狀況，都會感到不太高興，但這並不能解決問題，畢竟事情已經發生了，我們能做的，就是盡可能地將專案如期、如質、如預算的完成。不過，實際上到底該怎麼做呢？

Gipi 說道：「在早期就釐清需求，風險就會降低。」他採用了以下三個方法來解決需求管理的難題：

1. 需具有「上游思維」的心態，探討客戶或老闆最在意的需求是什麼。
2. 在設計產品前，先利用簡單的工具繪製「雛型」，與主管確認需求無誤後，再完成細節。
3. 舉辦「專案啟動會議」，讓所有成員理解專案目標、時程、分工，取得大家對專案的承諾。

學習解決更多專案難題：邱明琪專案管理課程心得：3大難題解法與2種溝通技巧

二、如何管理專案與成本？

專案預算的超支、延期結案、成效不彰等等狀況，絕對是專案贊助者不樂見的，為了避免出現該現象，身為專案負責人的我們，則需要努力讓專案在「不超支且不超時」的最佳狀態下完成，並且能夠達到專案目標。

不過要管理好專案成本與時程，是件不容易的事，畢竟在執行過程中，很容易出現許多突發狀況，比如需求改變、進度落後，或是結果不符合期待等，種種因素都會使得成本與時程有所變動。

雖然專案的目標與現實的差距定會存在的，但我們可以透過一些方法去管理、執行專案，以盡可能地減少風險與變異，讓專案可以順利被執行。

首先，在執行專案前，我們一定要先確認完專案需求，再開始將工作逐一拆解、思考並指派誰做哪些事、規劃每項任務該在什麼時候做、最終希望專案可以得到什麼結果等等。

看到這裡，也許你會好奇，到底工作該拆多細？時間該怎麼估算才精準？資源與成本該如何估算？開始執行專案前，還要完成哪些重要的工作？

Gipi 在時間與成本管理則是採用以下心態與方法：

1. 應抱有「做好、做對」的心態執行專案，而不是有行動就好。
2. 如果單一工作時間大於兩天，建議將該任務再拆細一點，那麼時間估算則會越精準。
3. 利用 WBS 盤點所有的工作事項與人力資源，並套用公式估算出人事成本以及專案總成本。
4. 將計畫與進度完全透明，整合到 Trello、Notion、Google 日曆等工具，不但可以降低溝通成本，也可以進而了解彼此在專案的執行上是否有衝突。

學習更多管理專案成本的方法：專案管理課程評價，入門到實務應用一堂課全搞懂

三、如何應對並管理風險？

我們都知道「計畫永遠趕不上變化」，儘管花了許多時間確認專案需求、規劃細節、分配資源等，當實際執行任務後，往往還是會遇到許多風險。

畢竟，「我們都不確定未來究竟會發生什麼事，而這些事情發生後，我們也不知道這到底會對專案目標產生多大的影響」。

然而，大部分的人在面對風險時，都會採取比較負面的態度去思考，但其實，我們更應該積極主動地採取因應對策去管理風險，並且將其一一破解、妥善地處理過程的各種問題。

那麼，當風險來臨時，該如何有條理應對與管理呢？Gipi 分享他管理風險的實務經驗：

1. 面對不確定性時，倘若沒有強力的證據，皆應要「保持懷疑」的態度，並且透過一次次的提問與證據的佐證，依序確認好專案的整體性、優先順序、人員需求、資源投入等潛在風險。
2. 每天執行 15 分鐘的「站立會議」，請人員輪流說明昨日完成了哪些事、今天要做什麼、需要哪些協助，讓我們能夠即時掌握專案最新狀況、可能的風險，更能讓團隊專注於自己的任務。
3. 專案的變更是一定會發生的，而我們能做的，則是要先「了解變更發生的原因」，再專注「解決問題」。倘若變更範圍小，PM 可自行負責，若變更範圍大，則需知會專案贊助者。
4. 開會前，需事先與成員溝通，盡可能地先取得支持、掌握其他可能的意見；開會時，關鍵人員務必須出席，並且需要表達相關意見；結論要有明確共識，會議記錄需確實；會議後，要定時追蹤成員的專案進度。

四、如何獲得利害關係人信任？

專案溝通幾乎貫穿於專案的每個環節。比如我們需與客戶交談、了解對方的需求後，再為其提供更好的服務與品質，讓團隊獲得信任與收益；或是和成員開會，建立彼此協作的默契，如期完成專案。

由此可見，溝通的成效會決定專案的成敗，因此「獲得利害關係人的信任」是專案經理需重視的課題之一。

我很認同 Gipi 在課堂分享的一句話：「信任感，是溝通的最大基礎，而信任，是無法透過授權、交接而取得的」。

那麼，溝通的核心到底是什麼？究竟該如何與團隊建立良好的信任感？以下，我將整理出 Gipi 管理溝通的核心步驟：

1. 「多參與成員的週會」不但能讓他人了解我們是想解決問題的，也可以透過會議的交流，了解彼此在意的點為何，進而互相理解對方。
2. PM 與主管之間的賽局，可以採「互利互惠」、「達成共同目標」，以及「讓利他人」的方式破解。畢竟案子若能順利進行，對於我們是最大的利益，因此若能成就他人，大家也會把你當自己人。
3. 專案的溝通，總會採取書面、Email、電話、面對面等不同溝通工具。然而，雖然 LINE 很方便，但有些主管或客戶可能會不喜歡，因此如何在不同的場合使用正確的使用不同的工具，是很重要的。

結論：共同專注眼前的目標

這堂課程讓我除了讓我對專案的實際運作更加了解之外，我也很喜歡 Gipi 「一視同仁，成就他人」的工作觀，不與內部成員競爭，而是把他們當助力，共同專注解決眼前的各種問題。

畢竟對於一家企業而言，專案是需要靠大家的力量一起完成的，因此若能互相尊重、好好溝通，儘管遇到任何風險，都可以順利將其化解。

具有多年專案管理經驗的他，雖然與我們分享了許多寶貴的專管方法，不過，他也強調，由於絕大多數人都不喜歡變更，所以如果你想要將新的方法導入團隊中，切記：

• 別急著一次用一套，而是分階段一點點地改變。
• 要跟著環境隨時調整你的做法，並且多加練習。

最後，這堂課給予我很多對於工作的啟發，讓我在摸索與優化工作流程的路上有了更多的切入角度，希望可以透過本篇的分享，勉勵你也跳脫管理專案的既有框架，打造出屬於團隊的高效方法。

線上課程/平台相關優惠資訊

• 線上課程/平台優惠折扣整理 (持續更新)
• 跟著DEAN學一點 Facebook社團
• 跟著DEAN學一點 LINE社群
• 線上學習文章統整頁

線上課程/數位學習相關文章

【手機版 表格資訊在下方】

[end]