OKR是什麼?跟KPI差在哪?

OKR是什麼?跟KPI差在哪?

5個重點高效達成核心目標


前言

無論你是大型企業的主管,還是一人公司的運營者,擁有一個明確的目標設定方式及團隊/個人管理模式,我相信都會是很重要的一件事。像我自己比起傳統的 KPI,我擅長運用 OKR 來設定我的目標。

OKR 這個詞在近幾年很常聽見,但 OKR 究竟是什麼?這篇文章將與你詳細分享 OKR,除了分析它與 KPI 的差異外,也會說明它的運作機制與方式。

這些內容是OKR執行實戰課這堂課程的上課筆記,雖然不是所有內容都適用於我,但我還是將幾個重點內容紀錄下來,與你分享,希望能幫助你打造一個高效的團隊,進而達成事業目標。

OKR是什麼?你需要 OKR 嗎?

OKR是什麼?OKR 指的是:O ( 目標 Objectives )  + KR ( 關鍵結果 Key Results )  = OKR ( 目標關鍵結果 Objectines and Key Results )

它與 KPI 的差別在於,OKR 講究的是「過程」,而 KPI 只著重在「結果」。以 KPI 設定「減肥」目標,我們往往會這樣設:「現在體重 80 公斤,希望達到的 KPI 是 70 公斤。」不過,若是以 OKR 制定減肥目標,則會像這樣:

  • O(目標):希望能穿下那一件衣服。
  • KR(關鍵結果):設定每周運動的時間,計算需燃燒多少熱量。
  • KR(關鍵結果):設定三餐攝取的熱量。
OKR是什麼

工業時代,管理學之父彼得.杜拉克(Peter Drucker)是用「專案進度」與「SOP」 來管理目標。

但隨著科技越來越發達,為了可以有效率的優化產品與服務,intel 執行長安迪.葛洛夫(Andrew Stephen Grove)開始引用了 OKR 的觀念管理公司,而 Google 最早期的投資人約翰.杜爾(L . John Doerr)則將 OKR 發揚光大。

OKR 適合的範圍很廣,從公司、部門、個人,甚至到領導風格,都可以用 OKR 進行管理。

傳統企業的管理方式已經落伍了,現代的管理方式則是要不斷地檢視產品與流程,提升公司在市場上的競爭力,「OKR 工作法」正是能夠幫助公司優化與發展的利器。

到底 OKR 還有哪些優點呢?【OKR 執行實戰課】的許景泰老師這麼說:

  • 專注投入優先要務:OKR 的核心在於「全員都要有共識」,此方法不但打破了「團員只會各自在意個人目標」的 KPI,也提升相互協作的能力。
  • 造就團隊合作:在團隊中,儘管大家都身為不同的職位,OKR 能幫助每位成員更加了解彼此的工作內容與目標。
  • 追蹤當則:KPI 很容易造就團隊對目標無感,因為責任與成效的成敗都會歸咎於專案負責人,但是 OKR 會透過定期地檢核目標發展與現況,幫助團隊及時改善問題。
  • 激發潛能,成就突破:KPI 容易會以「個人能力的範圍」來制定目標,該方式會局限未來發展的潛力,而 OKR 重視「改變的過程」,能讓團隊解決當下的問題及往後面臨的挑戰。

OKR 與 KPI 如何相輔相成?

KPI 強調在時限內完成代辦事項,並依結果給予評分,雖然這套方式確實能提升工作效率、激發潛能,但若採用傳統的績效考核,容易讓職員為了「搶分數」,而導致明爭暗鬥的情況發生,讓團隊背離企業願景。

除此之外,組織內部也可能會產生「有些事大家不想做」的狀況,當發生問題時,大家為了維護自己的 KPI,會開始推究責任,不但讓人無法釐清責任的歸屬,更是無法解決根本問題。

由於 KPI 只重視「結果」,經常忽略執行的過程,導致高階管理者無法理解基層的問題,而容易產生以下 3 種狀況:

  • 大家想要拿績效獎金,所以目標會設定低。
  • 大家只想待在舒適圈,所以目標保守且不願意面對挑戰,根本無法進步。
  • 大家沒有強烈的共識,所以只關注個人利益,促使團隊無法協作。

因此,關於 KPI 與 OKR 如何正確地應用,許景泰老師提出了以下看法,供大家參考:

  • 工作除了設置 KPI 外,可搭配 OKR 來輔助檢視關鍵的成果。
  • 了解 KPI 和 OKR 的優缺點,互相彌補彼此不足的短處。
  • OKR 可清楚了解過程,但是 KPI 可以清楚地檢視結果。

掌握這些原則後,以一家電商公司為例,目標設定如下:

  • KPI:希望能夠提升客戶的滿意度達 80 %。
  • O:希望成為台灣最好的電商服務。
  • KR1:希望在 24 小時內解決客戶的問題。
  • KR2:因為客服電話接不完,本季要招募 2 客戶人員。

OKR 工作法的關鍵原則

#1 了解企業,找出負責人

為了可以有效地發揮 OKR 的價值,首先,需要讓夥伴充分了解企業使命後,才開始執行任務,如此能有效避免團隊做出違反企業理念的行動。

此外,OKR 工作法需要一個負責人,這可以避免團隊有「推責或是找藉口」的問題發生,負責人不但需要每週定期召開會議、追蹤夥伴的進度,同時也要確保大家的資源,並解決內部的問題與需求。

#2 O 和 KR 分開設定

設定 OKR 時,O 和 KR 不要混在一起講,很常會有人把 KR 當作目標來執行,而真正好的目標是可以「激起挑戰」的,會讓人有更高的目標感,想共同協力完成任務。

我們需保有 50% 的信心,確保能夠完全達成任務,再設定 50% 具挑戰性的條件,讓我們可以在保有舒適圈的同時,也能有成長的空間。

#3 設定核心目標及可檢視成效的關鍵結果

應避免一次設定太多目標,否則只會讓人盲目地工作,讓團隊很難有好的工作氣氛與凝聚力。

若你不知道如何設定目標,可以先列出自己覺得最重要的,再邀請核心成員進行開會討論,共同選出最核心的目標,接著再設定 3 ~ 4 個可衡量的關鍵結果,以便團隊達到共識,並確實檢視成效。

目標最好能在 1~3 個月內完成,倘若工作量太大,建議可以把它變成專案的方式來管理。實施 OKR 並非一次就可以成功,所以我們需要不斷地去挑戰及修正。

如何設定「目標 O」?

傳統企業與 OKR 的管理方式是有差異的。若以「太多客訴」為例「傳統企業管理」會將客訴太多的責任,推給客服部解決,而非其他部門的問題;「OKR 管理」為了讓顧客擁有更好的體驗,相關部門皆會共同參與討論,例如:

  • 撰寫行銷內容的行銷部,是否傳遞沒有傳遞正確的訊息。
  • 技術部是否在最根本的產品設計上就出現了問題,導致部分消費者使用不便。
  • 客服部在接電話的過程中,是否在接到電話的 30 秒內,沒有立即安撫客戶的情緒。

因此,在設定 OKR 的 O 時,我們需要先了解問題的本質,也就是釐清「現狀」與「期望」的落差。比如,產品的形象越來越差,顧客給予的評價只有 3 分,而公司希望達到 9 分,那麼落差 6 分的原因為何,該如何解決。

至於該如何制定核心目標,可以參照許景泰老師在課程中提供的建議:

  • 不要將「重要緊急」的問題設做目標,或當作專案去解決,因為這類的事情通常是顯而易見的,責任歸屬非常清楚,可能是某個服務或人員的問題,因此只要在 3 ~ 7 天的就可以解決。
  • 以「重要不緊急」的問題設為目標為佳,這類通常是長久存在的根本性問題,也因為責任歸屬不明確,需要花 1 ~ 3 個月長時間探究、解決。

如何用 OKR 進行有效的會議?

利用 OKR 制定完核心目標與關鍵結果,執行任務的過程中,不免會出現一些突發狀況或待解決的問題,因此,定期的開會檢視專案全貌,以及統整團隊的困難與建議,是很重要的。

為了可以有效地進行會議,我們需請每一位成員匯報每週的進度,闡述 KR 達成的狀況,說明各自遇到的障礙為何。

我們畢竟是團隊作業,而非單打獨鬥,因此記得要先聆聽完他人的報告後,給予適當的鼓勵與讚美,再提出可改善的方法,共同找到更佳且更高效的解決方案。

那麼,在會議中如何利用一張表格,幫助我們能高效依據項目解決障礙,來完成 OKR 達成目標呢?以下為課程提供的重點:

  • OKR 設定:執行任務或進行覆盤前,記得先將 O 與 KR 制定完成,這些指標通常都不會輕易地改變,如此幫助我們更有方向地定期提醒並檢視自己。
  • 障礙或狀態指標:每週檢查 OKR 執行的狀態,可以將心情、狀態及發生的問題寫在這一欄。建議將所有利害關係人列入,這樣能夠讓團隊更有效地進行會議。
  • 本週計畫:把本週待辦的 3~4 點計畫列下,方便我們在每週能夠專注執行重要的任務,並且定期在會議中公開執行任務的進度與問題。
  • 改善方案:由於有些計畫並不是一週內就能完成的,因此需寫下未來可以改善的方案,列出未來四週即將推進的計畫,並且事先告知夥伴,方便團隊能預留時間。

總結:哪邊可以學習更多OKR?

運用傳統 KPI 制定目標,當進度不如預期、制定過量的目標,甚至無法達成目標時,簡直越做越迷惘,根本就不知道自己在做什麼。也許就是因為這樣,讓 OKR 變成許多企業改革的方向。

以上這堂【OKR 執行實戰課】的重點內容,希望有讓你更了解 OKR是什麼,也希望能幫助你的團隊專注在重要的事項上、提升凝聚力、激發自我潛能。

最後,三個結論分享給你:

  • 原來比起結果,我應該更專注於「過程」。
  • 目標不需要設定太多,否則只會迷失方向。
  • 定期檢視執行的過程,遇到障礙與問題能迎刃而解。

不論是為團隊管理感到苦惱,或無法達成個人目標感到煩悶的你,誠心推薦這堂課程,重新確立自己的核心目標及計畫方向,幫助自己更快達成夢想。

另外,如果你是一人公司,或是小型團隊,想要學習如何用 Notion 融合 OKR 來管理,可以參考【Notion 實戰課程:打造專屬數位工作術】,詳細心得可參考 Notion 實戰課評價文

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