PDCA是什麼

PDCA是什麼?

建立高效團隊的4個重點


前言:PDCA是什麼?

PDCA是什麼?本篇我要與你分享我上完【巧用 PDCA,優化團隊效率】課程的心得,如果你的團隊正在面臨以下困擾,那麼這堂課會很適合你:

  • 內部目標優先順序不一致
  • 專案一直發生重複的錯誤
  • 團隊始終無法達到理想的效率

還記得在學時期,我經常需要扮演領導者,並與學弟妹們一起完成某個專案,雖然當時我還沒有目標管理的概念,不過為了讓任務可以如期地完成,我會盡可能地主動與團隊召開會議,共同討論接下來的執行目標、方向、任務清單等細項。

然而,每個人都有各自的事務要忙,沒有辦法每天花 24 小時一起推進專案,加上成員對於任務的共識與重視程度不一致,使得我無時無刻需身兼多職的處理其他人尚未完成的工作。

回過頭想想,當時的我真的很傻,完全不知道該如何聰明地工作,以及領導團隊,不過,正因為我經歷過了那些接踵而來的挑戰,至今才知道自己錯在哪、該如何改善,讓自己越變越好。

談到自我成長,PDCA 幫助我很多。自從兩年前接觸到這個法則後,我一直將其應用在生活與工作中,透過定時紀錄個人的每日計劃與行動,接著複盤自己的行為獲得哪些成果,最後再去思考如何讓下一次的行動變得更好。

不過,我始終停留在個人的檢視,卻不知道該如何利用 PDCA 幫助團隊改善根本問題,凝聚內部的共識與目標,進而提升整體效率。因此,以下我將與你分享讓我深受啟發的四個課程重點,勉勵我們可以有效地透過 PDCA 優化工作流程,並讓專案推進的更加順利。

一、用 5/25 法則找出最重要的目標

我們往往都需要先設定好目標,逐一拆解待辦清單後,再開始執行任務,儘管看似考量的很周全,有時候卻會遇到進度與成效不如預期,或是無法順利達成目標的窘境。

之所以會發生上述的狀況,可能是因為目標沒有設對,導致我們一開始就偏離正軌,除此之外,為了想要獲得更多好處,我們就會變得什麼都想做,無法專一做好某件事情,這樣不但很浪費精力與時間,最後也有可能什麼都得不到。

為了避免發生上述狀況,我們能做的,就是先選擇最重要的目標,為其設定好正確的目標指數後,再盡力的去完成它。唯有如此,我們才能站在對的起跑點,竭盡所能的把資源、時間、精神投入於其中,最後得以逐步往最有價值的方向上邁進。

然而,不論是個人或是團隊,我們都有太多想做的事了,那麼「到底該如何從中找到最重要的目標,並且設對指標呢?」

首先,你可以參考巴菲特的建議,利用 5/25 法則,篩選出五大主要目標,接著在將目標根據 SMART 法則,設定具體且可以達成的指標

  • 全體各別寫下你認為最重要的 25 個目標,再圈出其中最重要的 5 個目標。
  • 觀察彼此的差異為何、理由是什麼、如何降低差異,最後再從中挑選出達到共識的 5 個目標。
  • 將 5/25 挑選出來的五大目標,分解成目標網路,並遵循 SMART 設定合宜的目標。
  • 專注在 5/25 所淬鍊出來的高價值目標上,思考如何讓團隊的優勢發揮到極致。
  • 不要什麼都想做,範疇不要一直擴張,不要讓特色四處蔓延。

5/25 不是一份優先順序,而是人生層次的斷捨離,是一份長期的價值導引,其他 20 項必須要排除在團隊思維之外,讓內部專注在五項大目。

因此斷然捨棄過多的慾望,否則我們將一無所獲,簡化你的計畫範疇,並將優勢發揮到極致敗的組合,如此才能讓目標變得更容易達成。

另外,如果你還不清楚 SMART 法則是什麼,可以參考以下的說明。

  • Specific 具體的:目標要確切、具體的,而不是籠統或抽象的文字。比如三個月內增加多少個客戶?營業額成長多少?
  • Measurable 可衡量的:目標要可以量化。如果沒有用數據設定目標,那麼我們永遠都不會知道努力後的成效如何。
  • Achievable 可達成的:自訂的目標必須要可以達到的,倘若訂的太高,只會增加不必要的壓力,並且徒勞無功。
  • Relevant 有相關性的:如果團隊中的每個人設定的目標和公司整體目標無關,各做各的,最後只會彼此搶奪內部資源,所以設定的目標,要確保皆與公司目標一致。
  • Time-bound 有期限的:在設定目標時,記得要訂定期限,如此便能讓團隊在預定的時間內產出最大的效益。

在設定目標上,我除了會遵守 SMART 法則制定指標,也會利用 OKR 原則幫助我可以更聚焦於關鍵成果上,如此不但能讓我們把精力投入在重要的任務中,更可以使工作更順利地推進。

二、用 WBS 拆解任務結構

設定好專案的目標後,接著就可以利用 WBS 工作分解結構 ( Work Breakdown Structure ),依序將工作拆解成不同層級的項目。

WBS 是制定計劃、資源需求、成本預算、風險管理等的重要基礎,將產品分解成若干的子產品,並展開成樹狀圖,顯示專案的工作範圍與交付項目。

使用 WBS 管理專案有許多好處,比如它可以減少工作細項的漏失,或是幫助我們提前盤點並讓夥伴了解專案的需求,避免其來不及而影響到自身的進度,便於團隊的內外溝通,提升整體工作效率。

而【PDCA 課程】所提到的 WBS,包含了兩個核心觀念,也就是「產品分解表」與「工作分解表」,至於該如何設計出完善的 WBS 工作分解結構,可以參照以下步驟。

  • 以產品為核心逐層展開分解,製作「產品分解表」,細部項目必須都「名詞」,切記不要將其與工作分解表混淆了 ( 意味著不要出現動詞 )。
  • 產品分解完後,接著思考「為了完成各個子產品,需採許哪些行動」,並且把它逐層展開,製作「工作分解表」。

三、用甘特圖排程訣竅

甘特圖又稱作條狀圖,是執行專案最常使用的時間管理工具之一。

它能讓我們從中看到多個任務與專案之間的進展如何,便於管理者清楚知道所有任務的項目順序與持續時間,進而有效管理專案的進度。

甘特圖除了可以用紙本設計,現代也有很多方便的線上軟體能夠快速的製作出甘特圖。其中,蔡瀚德老師最推薦的是免費離線軟體「GanttProject」,它不但內建繁體中文,也支持 Google 雲端協作,是個簡單好用的甘特圖工具。

雖然很多人都會製作甘特圖,但仔細一看,你會發現「原來它已經兩個月沒更新了」,如此不但失去了甘特圖的意義,對於專案的管理也沒有太多的幫助。

它應該要像是一個儀表板,公開透明的表達現況為何,好讓團隊有個明確的指引,進而互相扶持,也能讓主管及時了解困難在哪,並偕同團隊排除障礙,確保專案繼續推進。

因此,我將與你分享課程中提及的四個要點:

  • 先排定「最主要執行者」的工作順序,包含他的前置作業,均排為最高優先順序,接下來再將其他人員的行動安排於甘特圖中。
  • WBS 分解完畢,且審核通過後,接著先輸入各個任務的名稱為何,並依據工作彼此之間的「相依性」,在甘特圖中排定相關順序。不過需特別注意的是,此步驟尚不需要輸入天數,倘若設定時程,甘特圖就會變得冗長,不便於排相依性。
  • 甘特圖是一種圖表式的試算,填上試算日期後,不但可以用來檢視人力資源是否有超量使用,也能夠幫助我們及時調整資源分配,好讓計畫繼續推進。
  • 甘特圖需每週更新,必須要可以即時反應專案現況,這樣的好處在於,能讓團隊保持方向感,並且幫助主管可以立即比對現況與目標,進而解決問題、降低風險,以追平落後的進度。

訊息一致,是達成目標的基本要件,若能及時溝通現況,比對出理想與現實的差異為何,不但能讓團隊對管理層抱有信心,也可以幫助上下齊力解決問題,避免各自為戰的狀況發生。

由此可見,甘特圖雖然是個強大的工具,但仍需保持它的即時性與活躍性,如此專案才會獲得更充分的關注與支持。

四、AAR 任務後檢視法

AAR 任務後檢視法 ( After Action Review ) 最早是由美國陸軍作為執行任務後的經驗傳遞,以及改進行動的方法。對陸軍而言,使用這個方法的好處在於,當他們產生新的想法時,就必須馬上應用在下一次的行動中,藉此解決了許多問題。

延伸上述概念,現在的 AAR 很常用在團隊會議中,全體針對單一事件進行討論,探討事件發生的原因與過程,思考該如何維持優點、改進缺點,目的不是在評斷對錯、成敗與獎懲,而在於「學習」。

AAR 與檢討會不可彼此替代,兩者有不同功能,AAR 更著重在「縮短行動與學習間的差距,讓人們快速地產生新的理解,並立刻反映到下一次行動上,使其變得更行動導向,而非做更多的分析」。

AAR 能幫助我們在會議中營造出一個聚焦、開放、安全、客觀的對話環境,提升組織的執行力,它同時也是一種領導力的核心工具。

透過有目的的對談,不但可以讓我們打破層級的藩籬,也能幫助我們將學習的成果記錄下來,並且快速地運用在下一次的行動中。

不過,該如何將 AAR 運用於會議中?誰該出席?開會的長度為何?如果你對此感興趣,不妨可以參考蔡瀚德老師在課堂中所分享的內容。

AAR 設定層面:

  • 誰:包含所有與這個行動相關且不分層級的人員,以從中獲得各種學習及行動所需的觀點。
  • 討論什麼:選擇可從中得到最大學習或最有價值的部分。
  • 何時:趁著記憶猶新,盡可能行動之後馬上進行。
  • 何地:任何有助於學習與開放的地方,但別因為選擇地點而耽誤時間,選擇離行動較近的時間與地點最好。
  • 多久:不能過長,15 分鐘至 1 小時是適當的。但應提供足夠的時間進行完整的討論,讓群體能夠到下一步行動。

AAR 歷程層面:

  • 當初行動的意圖是什麼?為了什麼而做?
  • 發生了什麼?
  • 從中學到了什麼?
  • 如何將學習轉為短、中、長期行動?
  • 採取行動(必須產生某些改變才是所謂的學習)。
  • 分享給別人(誰需要知道這些知識)。

此外,領導者是扮演一個促進者,而非答案的提供者,他不能依照自己的判斷而下斷語,更要鼓勵成員說出所有的看法,並協助其釐清資訊與聚焦目標,不偏離任何一邊,最後在進入「行動 – 學習 – 框架 – 目標」的迴圈歷程中,讓結論慢慢地浮現出來。

總結:上完課後的真實心得

在上【PDCA 課程】之前,我熱衷於學習新知,並期望無時無刻能將其應用在我的工作與生活中,然而,當我學了很多,卻變得什麼都想做,陷入了心有餘而力不足的窘境,對自己越來越沒有信心。

「當你什麼都想要,最終什麼都要不到」,這句話點醒了我。的確,人的慾望會隨著時間擴大,但在時間與精力有限的情況下,我們能做的,就是將所有資源投入在最重要且最有價值的事物上。

上完這堂課,我覺得可以做到:

  • 利用 5/25 法則,找到了一生中想專注達成的五大目標。
  • 利用 XMind 心智圖,將現有的想法拆解並製作成 WBS 圖表。
  • 利用 Google Sheet 製作出甘特圖,其中展現了各個專案的相依性為何。
  • 利用 AAR 任務後檢討法,將每一次的經驗記錄下來,並且思考著下一次的行動該如何優化。

若你或團隊正面臨瓶頸,不妨可以利用上述重點,重新盤點整體核心目標為何,逐一拆解成實際行動後,再專注實踐它。捨棄想要執行其他目標的雜念,盡可能地發揮優勢,思考如何讓流程變得更好。

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