PDCA實務教學

建立高效團隊的4個重點

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PDCA是什麼？

PDCA是什麼？它源於日本，組織為了要能夠管控各個生產環節，而發明的一種管理方法，分別是：

• 計畫 Plan
• 執行 Do
• 行動 Check
• 循環 Act

若你的團隊正在面臨以下困擾，那麼這方法會很適合你：

• 內部目標優先順序不一致
• 專案一直發生重複的錯誤
• 團隊始終無法達到理想的效率

當然，它不只能用在團隊上，用在個人工作也非常合適。

本篇我會與你分享我上完【巧用 PDCA，優化團隊效率】課程的心得，以下是我深受啟發的四個課程重點，勉勵我們可以有效地透過 PDCA 優化工作流程，並讓專案推進的更加順利。

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一、用 5/25 法則找出最重要的目標

我們往往都需要先設定好目標，逐一拆解待辦清單後，再開始執行任務，儘管看似考量的很周全，有時候卻會遇到進度與成效不如預期，或是無法順利達成目標的窘境。

之所以會發生上述的狀況，可能是因為目標沒有設對，導致我們一開始就偏離正軌，除此之外，為了想要獲得更多好處，我們就會變得什麼都想做，無法專一做好某件事情，這樣不但很浪費精力與時間，最後也有可能什麼都得不到。

為了避免發生上述狀況，我們能做的，就是先選擇最重要的目標，為其設定好正確的目標指數後，再盡力的去完成它。唯有如此，我們才能站在對的起跑點，竭盡所能的把資源、時間、精神投入於其中，最後得以逐步往最有價值的方向上邁進。

然而，不論是個人或是團隊，我們都有太多想做的事了，那麼「到底該如何從中找到最重要的目標，並且設對指標呢？」

首先，你可以參考巴菲特的建議，利用 5/25 法則，篩選出五大主要目標，接著在將目標根據 SMART 法則，設定具體且可以達成的指標。

• 全體各別寫下你認為最重要的 25 個目標，再圈出其中最重要的 5 個目標。
• 觀察彼此的差異為何、理由是什麼、如何降低差異，最後再從中挑選出達到共識的 5 個目標。
• 將 5/25 挑選出來的五大目標，分解成目標網路，並遵循 SMART 設定合宜的目標。
• 專注在 5/25 所淬鍊出來的高價值目標上，思考如何讓團隊的優勢發揮到極致。
• 不要什麼都想做，範疇不要一直擴張，不要讓特色四處蔓延。

5/25 不是一份優先順序，而是人生層次的斷捨離，是一份長期的價值導引，其他 20 項必須要排除在團隊思維之外，讓內部專注在五項大目。

因此斷然捨棄過多的慾望，否則我們將一無所獲，簡化你的計畫範疇，並將優勢發揮到極致敗的組合，如此才能讓目標變得更容易達成。

另外，如果你還不清楚 SMART 法則是什麼，可以參考以下的說明。

• Specific 具體的：目標要確切、具體的，而不是籠統或抽象的文字。比如三個月內增加多少個客戶？營業額成長多少？

• Measurable 可衡量的：目標要可以量化。如果沒有用數據設定目標，那麼我們永遠都不會知道努力後的成效如何。

• Achievable 可達成的：自訂的目標必須要可以達到的，倘若訂的太高，只會增加不必要的壓力，並且徒勞無功。

• Relevant 有相關性的：如果團隊中的每個人設定的目標和公司整體目標無關，各做各的，最後只會彼此搶奪內部資源，所以設定的目標，要確保皆與公司目標一致。

• Time-bound 有期限的：在設定目標時，記得要訂定期限，如此便能讓團隊在預定的時間內產出最大的效益。

在設定目標上，我除了會遵守 SMART 法則制定指標，也會利用 OKR 原則幫助我可以更聚焦於關鍵成果上，如此不但能讓我們把精力投入在重要的任務中，更可以使工作更順利地推進。

二、用 WBS 拆解任務結構

設定好專案的目標後，接著就可以利用 WBS 工作分解結構 ( Work Breakdown Structure )，依序將工作拆解成不同層級的項目。

WBS 是制定計劃、資源需求、成本預算、風險管理等的重要基礎，將產品分解成若干的子產品，並展開成樹狀圖，顯示專案的工作範圍與交付項目。

使用 WBS 管理專案有許多好處，比如它可以減少工作細項的漏失，或是幫助我們提前盤點並讓夥伴了解專案的需求，避免其來不及而影響到自身的進度，便於團隊的內外溝通，提升整體工作效率。

而【PDCA 課程】所提到的 WBS，包含了兩個核心觀念，也就是「產品分解表」與「工作分解表」，至於該如何設計出完善的 WBS 工作分解結構，可以參照以下步驟。

• 以產品為核心逐層展開分解，製作「產品分解表」，細部項目必須都「名詞」，切記不要將其與工作分解表混淆了 ( 意味著不要出現動詞 )。

• 產品分解完後，接著思考「為了完成各個子產品，需採許哪些行動」，並且把它逐層展開，製作「工作分解表」。

三、用甘特圖排程訣竅

甘特圖又稱作條狀圖，是執行專案最常使用的時間管理工具之一。

它能讓我們從中看到多個任務與專案之間的進展如何，便於管理者清楚知道所有任務的項目順序與持續時間，進而有效管理專案的進度。

甘特圖除了可以用紙本設計，現代也有很多方便的線上軟體能夠快速的製作出甘特圖。其中，蔡瀚德老師最推薦的是免費離線軟體「GanttProject」，它不但內建繁體中文，也支持 Google 雲端協作，是個簡單好用的甘特圖工具。

雖然很多人都會製作甘特圖，但仔細一看，你會發現「原來它已經兩個月沒更新了」，如此不但失去了甘特圖的意義，對於專案的管理也沒有太多的幫助。

它應該要像是一個儀表板，公開透明的表達現況為何，好讓團隊有個明確的指引，進而互相扶持，也能讓主管及時了解困難在哪，並偕同團隊排除障礙，確保專案繼續推進。

因此，我將與你分享課程中提及的四個要點：

• 先排定「最主要執行者」的工作順序，包含他的前置作業，均排為最高優先順序，接下來再將其他人員的行動安排於甘特圖中。

• WBS 分解完畢，且審核通過後，接著先輸入各個任務的名稱為何，並依據工作彼此之間的「相依性」，在甘特圖中排定相關順序。不過需特別注意的是，此步驟尚不需要輸入天數，倘若設定時程，甘特圖就會變得冗長，不便於排相依性。

• 甘特圖是一種圖表式的試算，填上試算日期後，不但可以用來檢視人力資源是否有超量使用，也能夠幫助我們及時調整資源分配，好讓計畫繼續推進。

• 甘特圖需每週更新，必須要可以即時反應專案現況，這樣的好處在於，能讓團隊保持方向感，並且幫助主管可以立即比對現況與目標，進而解決問題、降低風險，以追平落後的進度。

訊息一致，是達成目標的基本要件，若能及時溝通現況，比對出理想與現實的差異為何，不但能讓團隊對管理層抱有信心，也可以幫助上下齊力解決問題，避免各自為戰的狀況發生。

由此可見，甘特圖雖然是個強大的工具，但仍需保持它的即時性與活躍性，如此專案才會獲得更充分的關注與支持。

四、AAR 任務後檢視法

AAR 任務後檢視法 ( After Action Review ) 最早是由美國陸軍作為執行任務後的經驗傳遞，以及改進行動的方法。對陸軍而言，使用這個方法的好處在於，當他們產生新的想法時，就必須馬上應用在下一次的行動中，藉此解決了許多問題。

延伸上述概念，現在的 AAR 很常用在團隊會議中，全體針對單一事件進行討論，探討事件發生的原因與過程，思考該如何維持優點、改進缺點，目的不是在評斷對錯、成敗與獎懲，而在於「學習」。

AAR 與檢討會不可彼此替代，兩者有不同功能，AAR 更著重在「縮短行動與學習間的差距，讓人們快速地產生新的理解，並立刻反映到下一次行動上，使其變得更行動導向，而非做更多的分析」。

AAR 能幫助我們在會議中營造出一個聚焦、開放、安全、客觀的對話環境，提升組織的執行力，它同時也是一種領導力的核心工具。

透過有目的的對談，不但可以讓我們打破層級的藩籬，也能幫助我們將學習的成果記錄下來，並且快速地運用在下一次的行動中。

不過，該如何將 AAR 運用於會議中？誰該出席？開會的長度為何？如果你對此感興趣，不妨可以參考蔡瀚德老師在課堂中所分享的內容。

AAR 設定層面：

• 誰：包含所有與這個行動相關且不分層級的人員，以從中獲得各種學習及行動所需的觀點。
• 討論什麼：選擇可從中得到最大學習或最有價值的部分。
• 何時：趁著記憶猶新，盡可能行動之後馬上進行。
• 何地：任何有助於學習與開放的地方，但別因為選擇地點而耽誤時間，選擇離行動較近的時間與地點最好。
• 多久：不能過長，15 分鐘至 1 小時是適當的。但應提供足夠的時間進行完整的討論，讓群體能夠到下一步行動。

AAR 歷程層面：

• 當初行動的意圖是什麼？為了什麼而做？
• 發生了什麼？
• 從中學到了什麼？
• 如何將學習轉為短、中、長期行動？
• 採取行動（必須產生某些改變才是所謂的學習）。
• 分享給別人（誰需要知道這些知識）。

此外，領導者是扮演一個促進者，而非答案的提供者，他不能依照自己的判斷而下斷語，更要鼓勵成員說出所有的看法，並協助其釐清資訊與聚焦目標，不偏離任何一邊，最後在進入「行動 – 學習 – 框架 – 目標」的迴圈歷程中，讓結論慢慢地浮現出來。

總結：上完課後的真實心得

在上【PDCA 課程】之前，我熱衷於學習新知，並期望無時無刻能將其應用在我的工作與生活中。然而，當我學了很多，卻變得什麼都想做，陷入了心有餘而力不足的窘境，對自己越來越沒有信心。

課程最後「當你什麼都想要，最終什麼都要不到」這句話點醒了我。的確，人的慾望會隨著時間擴大，但在時間與精力有限的情況下，我們能做的，就是將所有資源投入在最重要且最有價值的事物上。

上完這堂課，我嘗試完成了幾件事：

• 利用 5/25 法則，找到了一生中想專注達成的五大目標。
• 利用 Xmind 心智圖，將現有的想法拆解並製作成 WBS 圖表。(延伸閱讀：心智圖軟體推薦)
• 利用 Google Sheet 製作出甘特圖，其中展現了各個專案的相依性為何。
• 利用 AAR 任務後檢討法，將每一次的經驗記錄下來，並且思考著下一次的行動該如何優化。

若你或團隊正面臨瓶頸，不妨可以利用上述重點，重新盤點整體核心目標為何，逐一拆解成實際行動後，再專注實踐它。捨棄想要執行其他目標的雜念，盡可能地發揮優勢，思考如何讓流程變得更好。

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