涵寶寶高效工作課程心得

提高職涯競爭力的4大重點

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前言：如何讓工作變得更高效？

本篇文章主要是分享我上完涵寶寶高效工作課程評價及心得筆記，這堂課很適合正在工作，卻會一直拖延、不知道該如何有效管理時間與專案的人。

自從畢業，開始在家自由工作後，雖然沒有來自主管的壓力，但我需要不斷地嘗試各種方法、尋找不同的管道，以穩定工作收入。面對的，是許多需要解決的課題，比如：

• 該如何設定好目標，並且管理好每一個專案？
• 該如何避免拖延、減少干擾源，進而有效率地在家工作？
• 該如何找出問題的本質，並且針對核心制定出有效益的策略？

雖然我自認時間管理不會太差，但因為在家工作的模式有別於過往既定的工作型態，所以有很多東西需要重新摸索，而且，為了達到我的理想目標，我需要一個人負責起專案的規劃、執行、檢視等，同時還需要維持工作與生活的平衡，因此「如何在家有效率的工作」便是我最重視的課題。

為了解決這個問題，我在《涵寶寶高效工作》這堂課中體會到一件事：「在家工作，也要為自己創造出工作的儀式感」。儘管是在家辦公，我們也是在工作，因此在每次工作時，不但需要著裝打扮，也要建立起良好的工作環境、降低干擾源、為自己制定出「出社會的時間表」。

建立起每次工作的儀式流程，也許看似與工作的本質無關，但為了要讓自己可以高效工作，這些行為就像一個「馬達」一樣，讓我的身心可以在每個早晨甦醒，逐漸找回工作的最佳狀態。

因此，以下我將要分享四個讓我印象深刻的重點，希望可以將其內化，並導入到個人工作流程中，讓我能夠更有效率地在家辦公，並且將未來的問題與風險一一化解。

一、如何利用工具提高效率？

探討如何提高工作效率前，我們會發現市面上有各種管理專案與時間的工具，不論是透過傳統的手帳，或是線上工具、APP，只要能夠解決到問題的本質，並且是你喜歡使用的方式，那麼利用何種工具，都是可行的。

不過現代工具百百種，我們在面對各式各樣的軟體時，不免會出現一些症狀，比如做事常常漏東漏西、被許多雜事搞得心煩、處理專案的效率無法進步、忙了一天卻不感到充實…等。

為解決上述問題，「如何利用現有的工具，將時間應用最大化」變得格外重要，畢竟現代生活壓力越來越大，事情也越來越多，在每個人都只有 24 小時的狀況下，若不清楚自己的時間到底花在哪裡，並且有效地管理它，那麼只會一直被各種壓力追著跑。

涵寶寶講師在課程中提到一個觀念，那就是「時間與專案管理雖然重要，但更重要的是，要先學會了解自己」。確實，如果個人不了解自己的情緒敏感源在哪、為了什麼而努力、專注的高峰時段在什麼時候，就算完成再多任務，最後都有可能會因為各種狀況影響，而感到心累、不想再努力。

那麼到底該用哪些工具與自己對話、紀錄想法，或者是管理時間與專案呢？以下，我將與你分享涵寶寶在課堂中提及的四個實務方法：

1. 利用手帳寫日記，學著與自己對話、發掘情緒敏感源、觀察自己專注的高峰時間。
2. 利用心智圖，視覺化你的想法、不受框架限制的發散思考、統整你的靈感。
3. 利用 Excel、番茄鐘、Forest 等時間管理工具，解決拖延、降低焦慮、更專注地完成任務。
4. 利用 Notion、Trello 等線上工具，有效管理專案進度、蒐集想法，並且建立友善的協作環境。

延伸閱讀：Esor高效職場筆記課程心得：提升工作效率的5個重點

二、如何管理專案？

專案管理，跟每個人都有關係，也許你的職位不是「專案經理 PM」，但實質上你可能已經參與各種大大小小的專案，更有可能領導過不少次專案了。

專案的內容包羅萬象，規模不一，只要有明確的起迄時間、預算、工作範疇、成果，都可以被視為一項專案，比如辦一場婚禮、完成主管交付的工作任務等。

之所以會有「專案管理」，不外乎是為了讓我們可以達成目標，因此需要制定計畫、排程以及各種活動。不管專案內容為何，負責人都需要在特定的時間與預算內，完成專案。

然而在執行的過程中，其實會遇到各種挑戰，像是需求的變更、目標設定不明確、團隊溝通有障礙等，雖然風險是必然會存在的，但若有明確的 SOP，不但可以將接踵而來的課題迎刃而解，更有機會提前避免問題的發生，讓專案可以更順利的執行。

看到這裡，也許你會好奇，到底執行專案前需做哪些事？該如何制定有意義的目標？該如何提前找出可能的問題？以下將與你分享涵寶寶在管理專案的三個心法：

1. 執行專案前，需先進行評估作業，包括風險、顧客、產品定義等。
2. 先利用 OKR、SMART 設定目標，建立團隊工作默契，再透過工具管理進度、溝通、流程等。

利用 PDCA 找出可能的問題，並且在利害關係人中找到關鍵人物，才能真正有效解決問題。

延伸閱讀：
OKR是什麼？跟KPI差在哪？5個重點高效達成核心目標
PDCA是什麼？建立高效團隊的4個重點

三、如何解決問題？

不論是在生活或職場上，我們每天總要處理各大小問題。問題就像遊戲關卡，解決了，便能邁向下一關；解不開，則憂心如焚。可見「如何解決問題的本質」是很值得探討的議題。

回顧我自己這些年面對問題的經驗，我發現我是一個不善於應對突發狀況的人，因此我總會在執行任務前，事先做好縝密的規劃，以防後續發生臨時的問題。

然而「計畫永遠趕不上變化」，儘管花了許多時間制定策略，問題該來的還是會來，所以我會盡量保持樂觀，讓自己維持在一個解決問題的最佳心境。

當然，我也認為心態比技巧重要，但為了能讓自己避免發生重複性的失誤，並能夠確實發現問題本質，進而制訂出最有效益的策略。對我而言，「如何解決問題」是非常重要的課題。

因此，我參考了涵寶寶分享的以下四個方法，希望自己可以藉此優化解決問題的流程、更從容不迫地應對任何挑戰。

1. 透過 4P 分析問題的核心與大小、利害關係人的立基點等，發現問題的真正本質，避免發生過度刪減、扭曲事實的狀況。
2. 若想決定問題解決的先後順序，首先，需釐清問題被解決的目標與目的、確認解決方式的效益，最後再快速計算可能的成果與效益。
3. 想要解決問題時，需先確認目標範圍、分析為什麼要解決這個問題，並列下需達成的指標，最後再思考執行方式，擬定更明確的專案。

四、如何不再拖延？

你有拖延症嗎？看到堆積如山的待辦事項，總會告訴自己「再等我一下下」、「我晚點有空就解決」，結果卻不斷地拖延，最終事情也沒有做完。

之所以會有這樣的狀況發生，是因為我們有時候會下意識逃避費力氣的事，以及重要卻不好處理的工作，所以就會轉而先將簡單的瑣事解決掉，把困難的事情留在最後再說。

除了上述的心理成因，我們在生活中也會遇到各種干擾源，比如手機、電腦、遊戲等，所以常常會讓我們在工作時處於「容易分心」的狀態。

因此，我想與你分享涵寶寶在課堂中提及的四個重點，其中的內容不但讓我更清楚知道如何管理時間，也可以避免拖延的現象發生。

1. 如果你很常不知道時間花在哪裡，可以利用工具記錄每件事花費的時間，從中提高時間敏感度、訂立目標更準確、降低焦慮，提高執行率。
2. 開始執行任務前，可以先為其預估花費的時間，並且搭配 PDCA 法則，不但可以讓往後的規畫更精準，也能夠讓自己每天有明確的目標方向、降低拖延症。
3. 想要專注度，就要先了解身邊有哪些干擾源，再從中制定策略、減少干擾源，並且事先規劃你的一天、不要同時做兩件以上的事情，更要適度地讓自己休息。
4. 制定「出社會時間表」，不但可以將目標轉換成可行的行動計劃，也能夠讓時間最大化、提高對人生的掌握感。

結論：涵寶寶高效工作課程重點

上完《涵寶寶高效工作》課程後，除了對時間與專案管理的心法更加了解，我也很喜歡講師「先探究自己，再管理事情」的價值觀。

的確，現代有太多事情可以忙了，我們總會列下許多待辦清單，再花很多時間去完成。然而，一直被壓力追逐的我們，是否有保留時間與自己對話？了解自己目標是什麼嗎？自己又是為了什麼而努力？

說真的，事情永遠處理不完，但人生只有一次。

這堂課給予我許多對工作的啟發，不論是在心態，或者是流程上，讓我對於初次在家工作的未知道路上有了更多的靈感，了解該用什麼樣的態度與方式去優化自己與工作。

所以若要我總結上完課的收穫，我認為高效工作的重點如下：

• 先了解自己的目標、專注高峰時段為何，以及自己容易受哪些干擾源影響、在哪個狀況容易出現拖延症。
• 盤點目前使用哪些工具管理時間、專案、想法，或是與他人協作。
• 執行專案前，需先評估需求、產品、風險等，再去制定有意義且可執行的目標，並且利用 PDCA 挖掘出可能的問題。
• 利用 4P 分析問題真正的本質，制定解決問題的先後順序以及執行方法。
• 時常記錄並預估完成任務的時間，讓往後遇到同個計劃時，能夠越來越精準，也能提升人生的掌握感。

以上，就是課堂的重點與我上完的收穫，希望可以透過本篇的分享，勉勵你也可以找到自己的人生節奏，打造出高效的工作，並且實踐出屬於自己的理想生活。

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