涵寶寶高效工作課程

涵寶寶高效工作課程心得

提高職涯競爭力的4大重點


前言:如何讓工作變得更高效?

本篇文章主要是分享我上完涵寶寶高效工作課程評價及心得筆記,這堂課很適合正在工作,卻會一直拖延、不知道該如何有效管理時間與專案的人。

自從畢業,開始在家自由工作後,雖然沒有來自主管的壓力,但我需要不斷地嘗試各種方法、尋找不同的管道,以穩定工作收入。面對的,是許多需要解決的課題,比如:

  • 該如何設定好目標,並且管理好每一個專案?
  • 該如何避免拖延、減少干擾源,進而有效率地在家工作?
  • 該如何找出問題的本質,並且針對核心制定出有效益的策略?

雖然我自認時間管理不會太差,但因為在家工作的模式有別於過往既定的工作型態,所以有很多東西需要重新摸索,而且,為了達到我的理想目標,我需要一個人負責起專案的規劃、執行、檢視等,同時還需要維持工作與生活的平衡,因此「如何在家有效率的工作」便是我最重視的課題。

為了解決這個問題,我在《涵寶寶高效工作》這堂課中體會到一件事:「在家工作,也要為自己創造出工作的儀式感」。儘管是在家辦公,我們也是在工作,因此在每次工作時,不但需要著裝打扮,也要建立起良好的工作環境、降低干擾源、為自己制定出「出社會的時間表」。

建立起每次工作的儀式流程,也許看似與工作的本質無關,但為了要讓自己可以高效工作,這些行為就像一個「馬達」一樣,讓我的身心可以在每個早晨甦醒,逐漸找回工作的最佳狀態。

因此,以下我將要分享四個讓我印象深刻的重點,希望可以將其內化,並導入到個人工作流程中,讓我能夠更有效率地在家辦公,並且將未來的問題與風險一一化解。

一、如何利用工具提高效率?

探討如何提高工作效率前,我們會發現市面上有各種管理專案與時間的工具,不論是透過傳統的手帳,或是線上工具、APP,只要能夠解決到問題的本質,並且是你喜歡使用的方式,那麼利用何種工具,都是可行的。

不過現代工具百百種,我們在面對各式各樣的軟體時,不免會出現一些症狀,比如做事常常漏東漏西、被許多雜事搞得心煩、處理專案的效率無法進步、忙了一天卻不感到充實…等。

為解決上述問題,「如何利用現有的工具,將時間應用最大化」變得格外重要,畢竟現代生活壓力越來越大,事情也越來越多,在每個人都只有 24 小時的狀況下,若不清楚自己的時間到底花在哪裡,並且有效地管理它,那麼只會一直被各種壓力追著跑。

涵寶寶講師在課程中提到一個觀念,那就是「時間與專案管理雖然重要,但更重要的是,要先學會了解自己」。確實,如果個人不了解自己的情緒敏感源在哪、為了什麼而努力、專注的高峰時段在什麼時候,就算完成再多任務,最後都有可能會因為各種狀況影響,而感到心累、不想再努力。

那麼到底該用哪些工具與自己對話、紀錄想法,或者是管理時間與專案呢?以下,我將與你分享涵寶寶在課堂中提及的四個實務方法:

  1. 利用手帳寫日記,學著與自己對話、發掘情緒敏感源、觀察自己專注的高峰時間。
  2. 利用心智圖,視覺化你的想法、不受框架限制的發散思考、統整你的靈感。
  3. 利用 Excel、番茄鐘Forest 等時間管理工具,解決拖延、降低焦慮、更專注地完成任務。
  4. 利用 NotionTrello 等線上工具,有效管理專案進度、蒐集想法,並且建立友善的協作環境。

延伸閱讀:Esor高效職場筆記課程心得:提升工作效率的5個重點

二、如何管理專案?

專案管理,跟每個人都有關係,也許你的職位不是「專案經理 PM」,但實質上你可能已經參與各種大大小小的專案,更有可能領導過不少次專案了。

專案的內容包羅萬象,規模不一,只要有明確的起迄時間、預算、工作範疇、成果,都可以被視為一項專案,比如辦一場婚禮、完成主管交付的工作任務等。

之所以會有「專案管理」,不外乎是為了讓我們可以達成目標,因此需要制定計畫、排程以及各種活動。不管專案內容為何,負責人都需要在特定的時間與預算內,完成專案。

然而在執行的過程中,其實會遇到各種挑戰,像是需求的變更、目標設定不明確、團隊溝通有障礙等,雖然風險是必然會存在的,但若有明確的 SOP,不但可以將接踵而來的課題迎刃而解,更有機會提前避免問題的發生,讓專案可以更順利的執行。

看到這裡,也許你會好奇,到底執行專案前需做哪些事?該如何制定有意義的目標?該如何提前找出可能的問題?以下將與你分享涵寶寶在管理專案的三個心法:

  1. 執行專案前,需先進行評估作業,包括風險、顧客、產品定義等。
  2. 先利用 OKRSMART 設定目標,建立團隊工作默契,再透過工具管理進度、溝通、流程等。

利用 PDCA 找出可能的問題,並且在利害關係人中找到關鍵人物,才能真正有效解決問題。

延伸閱讀:
OKR是什麼?跟KPI差在哪?5個重點高效達成核心目標
PDCA是什麼?建立高效團隊的4個重點

三、如何解決問題?

不論是在生活或職場上,我們每天總要處理各大小問題。問題就像遊戲關卡,解決了,便能邁向下一關;解不開,則憂心如焚。可見「如何解決問題的本質」是很值得探討的議題。

回顧我自己這些年面對問題的經驗,我發現我是一個不善於應對突發狀況的人,因此我總會在執行任務前,事先做好縝密的規劃,以防後續發生臨時的問題。

然而「計畫永遠趕不上變化」,儘管花了許多時間制定策略,問題該來的還是會來,所以我會盡量保持樂觀,讓自己維持在一個解決問題的最佳心境。

當然,我也認為心態比技巧重要,但為了能讓自己避免發生重複性的失誤,並能夠確實發現問題本質,進而制訂出最有效益的策略。對我而言,「如何解決問題」是非常重要的課題。

因此,我參考了涵寶寶分享的以下四個方法,希望自己可以藉此優化解決問題的流程、更從容不迫地應對任何挑戰。

  1. 透過 4P 分析問題的核心與大小、利害關係人的立基點等,發現問題的真正本質,避免發生過度刪減、扭曲事實的狀況。
  2. 若想決定問題解決的先後順序,首先,需釐清問題被解決的目標與目的、確認解決方式的效益,最後再快速計算可能的成果與效益。
  3. 想要解決問題時,需先確認目標範圍、分析為什麼要解決這個問題,並列下需達成的指標,最後再思考執行方式,擬定更明確的專案。

四、如何不再拖延?

你有拖延症嗎?看到堆積如山的待辦事項,總會告訴自己「再等我一下下」、「我晚點有空就解決」,結果卻不斷地拖延,最終事情也沒有做完。

之所以會有這樣的狀況發生,是因為我們有時候會下意識逃避費力氣的事,以及重要卻不好處理的工作,所以就會轉而先將簡單的瑣事解決掉,把困難的事情留在最後再說。

除了上述的心理成因,我們在生活中也會遇到各種干擾源,比如手機、電腦、遊戲等,所以常常會讓我們在工作時處於「容易分心」的狀態。

因此,我想與你分享涵寶寶在課堂中提及的四個重點,其中的內容不但讓我更清楚知道如何管理時間,也可以避免拖延的現象發生。

  1. 如果你很常不知道時間花在哪裡,可以利用工具記錄每件事花費的時間,從中提高時間敏感度、訂立目標更準確、降低焦慮,提高執行率。
  2. 開始執行任務前,可以先為其預估花費的時間,並且搭配 PDCA 法則,不但可以讓往後的規畫更精準,也能夠讓自己每天有明確的目標方向、降低拖延症。
  3. 想要專注度,就要先了解身邊有哪些干擾源,再從中制定策略、減少干擾源,並且事先規劃你的一天、不要同時做兩件以上的事情,更要適度地讓自己休息。
  4. 制定「出社會時間表」,不但可以將目標轉換成可行的行動計劃,也能夠讓時間最大化、提高對人生的掌握感。

結論:涵寶寶高效工作課程重點

上完《涵寶寶高效工作》課程後,除了對時間與專案管理的心法更加了解,我也很喜歡講師「先探究自己,再管理事情」的價值觀。

的確,現代有太多事情可以忙了,我們總會列下許多待辦清單,再花很多時間去完成。然而,一直被壓力追逐的我們,是否有保留時間與自己對話?了解自己目標是什麼嗎?自己又是為了什麼而努力?

說真的,事情永遠處理不完,但人生只有一次。

這堂課給予我許多對工作的啟發,不論是在心態,或者是流程上,讓我對於初次在家工作的未知道路上有了更多的靈感,了解該用什麼樣的態度與方式去優化自己與工作。

所以若要我總結上完課的收穫,我認為高效工作的重點如下:

  • 先了解自己的目標、專注高峰時段為何,以及自己容易受哪些干擾源影響、在哪個狀況容易出現拖延症。
  • 盤點目前使用哪些工具管理時間、專案、想法,或是與他人協作。
  • 執行專案前,需先評估需求、產品、風險等,再去制定有意義且可執行的目標,並且利用 PDCA 挖掘出可能的問題。
  • 利用 4P 分析問題真正的本質,制定解決問題的先後順序以及執行方法。
  • 時常記錄並預估完成任務的時間,讓往後遇到同個計劃時,能夠越來越精準,也能提升人生的掌握感。

以上,就是課堂的重點與我上完的收穫,希望可以透過本篇的分享,勉勵你也可以找到自己的人生節奏,打造出高效的工作,並且實踐出屬於自己的理想生活。

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