專案管理範例

一人公司專案管理範例

7個完成任務的核心步驟


前言:透過個人案例來學習專案管理

學習專案管理不是一件容易的事情,市面上有很多的書籍或課程,但一般而言如果理論居多,聽起來就會覺得有點難落地;而如果實務居多,學員又可能會覺得距離有點遠,有些會變成是聽經驗談。

所以在學習專案管理上,我覺得最好的方式,就是「將自己的實踐案例,套用進學習到的框架」,這樣除了可以熟悉專案的框架,也能夠藉由自己的案例去反思,讓自己能更深入理解。

這篇專案管理範例文章,我會利用林佳熹老師《一次搞懂專案管理,從入門到業界實務》課程中教導的內容,搭配我自己過去實際做過的網站改版專案來做學習,讓自己更知道過往在執行專案上「有做到什麼」與「還缺少什麼」,以及「未來執行專案要特別注意什麼細節」。

專案管理範例:如何完成任務?7個最核心的步驟(含常用文件整理) 1
專案管理範例:如何完成任務?7個最核心的步驟(含常用文件整理) 2

專案管理是什麼?

專案是什麼?

在了解專案管理之前,要先了解什麼是「專案 (Project)」,主要有三點定義:

  • 有目標產品、服務、結果。
  • 有明確的開始和結束時間。
  • 每個專案都不一樣。

專案要達成一個目標,無論這個目標是交出產品、服務還是成果,也必須有時限,並且是一次性的。如果是固定且持續的任務,就不會是專案,舉例來說,每個月月底都要交付的工作報表不是專案,但如果是要把以前的紙本報表輸入系統,那就是一個專案。

通常來說,專案經理 (或稱 PM) 在接受一個執行專案的任務時,必須確認的資訊會有下列三種:

  • 專案目標:某個需要交付的產品、服務或成果,如開發一個產品查詢的 APP。
  • 專案範圍:需要定義清楚,才能管控成本、時程與風險,如產品查詢 APP 只上線英文版本,並且要能在 IOS 和 Android 上使用(系統版本也要明確定義)。
  • 專案期限:要先定義一個大概期限,再後續估算與溝通實際交付的日期,如產品查詢 APP 預定在明年第三季度上線。

專案基線(Project Baseline)是什麼?

雖然專案管理在前置作業時需要製作很多文件,可主要只是為了控管稱作「專案基線」的 3 個部分:

  • 時程:同時影響專案的範圍與花費成本。
  • 成本:同時影響專案的時程和範圍。
  • 範圍:同時影響成本與時程的增減。
專案基線

這三者會相互影響,例如專案完成的時間往後推,會拉高成本,並變更專案的範圍 (風險會提高);想縮短時程,來變更專案範圍的方式 (如增員或外包) 可縮短時程,但會提高成本。

專案經理(Project Manager)所需能力?

在實務上,專案管理 (Project Manager, PM) 必須具備下列 2 種能力:

  • 具備產業的相關知識:比如在軟體業,不一定要懂得寫軟體,但必須知道軟體的開發流程和相應的理論知識。
  • 擁有管理的相關技能:分為軟技能和硬技能。
    • 軟技能:溝通協調、規劃成本、辨識風險等。
    • 硬技能:撰寫文件、軟體工具操作等。

延伸閱讀:
1. 新手PM課程推薦 |《產品經理職場學》完整心得與評價
2. 邱明琪專案管理課程心得:3大難題解法與2種溝通技巧
3. 溝通表達課程推薦,3大學習方向解決不同情境難題

專案管理範例:7個核心步驟

為了要讓自己更理解,我把「專案管理」的執行過程串接起來,分成 7 個主要步驟,並且會以我「網站改版專案」作為專案管理範例,將細節套用進課程的專案管理流程中:

STEP 1:明確專案核心目的

在定義專案之前,要先清楚「目的」和「目標」是不一樣的,明確這個專案要達成的「目的」,才會知道「目標」是什麼。

用同個概念來看我的實際案例,我會做網站改版是因為讀者表示「網站內容很多,但有時會找不到想看的文章」,希望可以「優化使用者體驗」,所以「優化使用者體驗」就是本次網站改版的目的,而「網站改版」則是我的目標

不過,這邊也要補充,如果是大型專案,專案目的是「明年銷售額提升 10%」,那就會衍生多個中型專案來達成這個目的,比如「開發一項新產品」、「建立多元銷售管道」、「降低製造成本」等等。

而中型專案底下,又會有很多個小型專案,比如「市場調查」、「加入電商平台」或「更換製造商」等等,一切都還是需要考量專案的複雜程度來規劃。

STEP 2:設立專案目標、範圍、時程

在確定專案目的後,就可以開始設立目標、範圍、時程,例如:

  • 專案目標:網站改版。
  • 專案範圍:參考原有的網站頁面,設計新的網站頁面。
  • 專案時程:2022 年第二季上線。

一開始建立專案的時候,先在目標、範圍和時程抓個大概就好,後續再藉由「專案章程」、「生命週期」、「分解工作結構」等文件的製作,並和成員、利害關係人溝通,來優化整個專案的執行細節。

STEP 3:組織專案成員和辨識利害關係人

在專案管理中,有兩個重要的角色:

  • 專案成員:指的是執行專案的人。
  • 利害關係人:對這個專案有極大影響力的人或團體組織;被這個專案影響極大的人或團體組織。

在專案管理上最常見的實務問題是「利害關係人」,所以要提早辨識哪些人或組織是需要特別關注與溝通的。當利害關係人之間有利益衝突,就很容易提高專案失敗的風險,而 PM 的任務就是平衡各「利害關係人」的利益。

以「網站改版」的例子來說,「利害關係人」會有兩種:

  1. 從原網站獲得/減少利益的人。
  2. 從新網站獲得/減少利益的人。

從以上兩個條件得出「利害關係人」會有我、設計師、讀者和廠商,但因為只是單純個人網站的改版,對廠商和讀者來說影響不大,所以就不另外分析個別的參與程度。

可要是你管理的專案是負責公司網站改版的話,就需要用「利害關係人參與評估矩陣」來分析,並提早做好因應對策,降低專案失敗的風險:

利害關係人未察覺抗拒中立支持帶領
XXXCD
XXXCD
  • C:Current Engagement level (利害關係人目前的狀態)
  • D:Desired Engagement level (期望利害關係人達到的狀態)

STEP 4:撰寫專案章程

接下來,為了讓所有人能對專案有共識,會開始撰寫專案章程:


1. 專案目標:修改現有網站,在視覺設計和使用動線上優化使用者體驗。

2. 交付成果:設計 WordPress 個人品牌網站

3. 專案範圍:

  • 保留原本網站的 LOGO 與文字內容
  • 優化網站架構與動線設計。
  • 將重點內容擺在顯眼位置。
  • 強化並統一視覺設計。
  • 配合頁面設計增修文案。

4. 非專案範圍:

  • 不需購物頁面和金流系統。

5. 專案方法:

  • 確認個人品牌方向。
  • 重新設計網站架構與動線。
  • 強化並統一視覺設計。

6. 預估期間:2022 Q1 ~ 2022 Q3。

7. 專案成本/預算:$$$

8. 預期效益:

  • 強化個人品牌形象。
  • 提升網站瀏覽的留存率 20%。

9. 里程碑

里程碑(關鍵任務)時限
依照品牌理念,溝通網站設計方向2022 Jan
確認要留下或刪除的頁面2022 Jan
確認新網站的架構/動線/視覺設計2022 Feb
視最後的頁面增修文案2022 Mar
上線測試/修改2022 Mar
完成2022 Mar

10. 專案資源

角色姓名參與率責任
網站站長Dean100%專案管理
品牌設計
架構/動線規劃
版面確認
文案撰寫
測試
審查
設計師Winnie100%視覺設計
程式撰寫
測試

11. 限制條件/風險

  • 在設計上須保留原 LOGO。
  • 無法關站兩天,需要即時測試與修改。

原本的「專案章程」不只上面幾項,因為我是一人公司,為避免過度規劃,會刪去一般組織裡必須紀錄的項目,並把這份章程當作備忘錄。你可以視情況對下列項目做增減:

  • 專案資訊:如專案代碼、專案名稱、贊助人、專案經理等。
  • 專案審查委員:如政府案會邀請各方專家做審查。
  • 專案變更審查委員。

另外,課程中講師在這邊特別提醒,「專案章程」主要是由 PM 的主管或專案辦公室 (PMO) 等管理階層或客戶來寫,不是由 PM 來寫,不過因為我是一人公司兼發案方,只能自己寫。

STEP 5:設計專案生命週期

「專案生命週期」指的是專案從開始到結束的整個過程會經歷的不同「階段」,根據不同產業、產品或專案特性,會有不同變化,沒有一定的標準,但基本上一定會有 4 個階段:

  • 初始:不一定是開始專案,也可能是還在做可行性研究的前期階段。
  • 規劃:在這個階段要組織成員,並做專案管理的計畫,最好完成計畫再進入執行階段。
  • 執行:顧名思義就是執行專案的階段,但如果是開發軟體或產品等專案,這個階段也要包含測試。整個專案會在這個階段使用最多的成本及人力資源,所以要確保人力的投入是沒有問題的。
  • 結束:包含稽核、結案檢討等,或結束之後再做也可以,那就需要新增階段。

之所以要設計專案的生命週期,是為了讓成員知道什麼階段該做什麼事情,節省溝通成本。

設計「專案生命週期」時,每個階段需要做什麼及製作什麼文件,因人、產業和交付成果而異,也可以一併考量組織標準和公司文化。

以「網站改版」為例,設計專案生命週期:

1. 初始:

  • 動作/目的:
    • 確認有改版的必要。
    • 找尋合適的設計師。
  • 必要文件:
    • 工作說明書 (SOW)
    • 合約。
    • 專案章程。

2. 規劃:

  • 動作/目的:
    • 啟動會議 (Kick-off meeting)。
    • 需求討論。
    • 提出解決方案。
  • 必要文件:
    • 專案生命週期表。
    • 網站藍圖。
    • wireframe 定稿。
    • prototype 設計稿。

3. 執行:

  • 動作/目的:
    • 網站架構規劃。
    • 網站製作。
    • 視覺設計。
    • 增修文案。
    • 上線測試。

4. 結束:

  • 動作/目的:
    • 確認達成需求。
    • 結案。
    • 網站改版經驗分享。
  • 必要文件:
    • 勞報單。

補充:工作條款 (Statement Of Work, SOW) 這個文件通常由專案發起人、客戶或贊助者撰寫,把專案的目標、範圍和時程做大概的描述,讓成員知道要做些什麼。

做好「專案生命週期」後,就可以標準化了,若下次還要做類似的專案,能夠直接修改使用。

STEP 6:啟動會議 (Kick-off meeting)

「啟動會議」指的是專案正式成立後,與團隊成員、客戶所召開的第一次會議。一般會介紹組員給大家認識,也會介紹主要專案的重要資訊給所有人。

而在組織裡面,會召開這個會議就代表專案拿到經費和資源。

通常來說,在啟動會議上,最起碼要告知下列幾個部分:

  • 專案目的。
  • 專案目標、範圍、時程和達成標準。
  • 團隊成員的角色與責任劃分。
  • 公司內部和外部的利害關係人,例如審核主管、合作單位窗口、供應商負責人等。
  • 文件的管理方式與規則。

即便是我和設計師的啟動會議只有兩人,除省去介紹利害關係人外,一樣要提出專案目的、目標、範圍、預算和期望完成的時程,讓對方明白我的需求才能進行後續討論。

STEP 7:分解工作結構並指派負責人與執行者

「分解工作結構」是一個很重要的步驟,原名稱叫做 “Work Breakdown Structure” (簡稱 WBS),指的是把專案目標拆成一個個工作包以方便執行。

每個工作包都要有下列 2 個要素:

  1. 有明確的開始時間和結束時間。
  2. 有可量化的標準或可交付的成果。

你可以把「工作包」理解成「為達成專案子目標而要交付的小型成果」,所以每個工作包會有一個以上的「工作清單」。

以我的網站改版為例,其中一個工作包是「網站藍圖製作」,那麼這個工作包就會有下列的工作清單:

  • 列出目前所有頁面。
  • 刪去不要的頁面。
  • 把頁面分等級:重要、中等、不重要。
  • 重劃網站藍圖。
  • 確認網站架構與頁面層級。

每個專案要分成幾層的 WBS 則不一定,但最上層一定是「專案名稱」,最後一層一定是「工作包」,中間如何拆解,可以參考下列 7 種方式:

  • 按產品的物理結構來分解:如電腦主是個別製作的商品,最後才組裝。
  • 按產品的項目功能來分解:如軟體開發可能會按照不同的功能來分配工作。
  • 按實施過程分解:如專案生命週期。
  • 以目的地或區域來分解:可用於旅遊專案、各地銷售專案。
  • 用主目標下的子目標分解:可用於運動員訓練專案。
  • 按組織的不同部門分解:如公司內部的教育訓練專案。
  • 按職能分解:適用於跨部門合作。

在網站改版的例子中,由於涉及到網站設計的專業,是在雙方確定目標和需求後,由對方告知的。而若是在組織中管理專案,則最好是讓每個成員自行分解任務後再溝通確認。

專案管理範例 WBS

上面是我為網站改版做的簡易 WBS,如果是涉及單位比較多的專案,建議用專業軟體來畫,專業軟體在新增的時候會自動上代碼,變更方便,不像心智圖和 Excel 要一個個手動去改。

這邊推薦 2 個線上 WBS 工具「Visual Paradigm」和「Creately」,不過需要付費。而我使用的是 GitMind 這款線上心智圖軟體,也可以用來製作 WBS。(延伸閱讀:心智圖軟體推薦)

講師最後提供一個小技巧,讓成員都確認被指派的任務之後,若為公司內部專案,負責人要寫上人名而不是單位名稱,以釐清責任,避免自己變成夾心餅乾。

補充:11個常見專案管理文件

課程中有介紹到講師實務上常用的 11 個專案管理文件,以下我也整理出一份表格方便理解:

文件名稱用途備註
專案生命週期圖設計專案週期-做完一次,後續維護
-專案辦公室來寫
專案活動矩陣依照專案風險程度,釐清需要繳交哪些文件-做完一次,後續維護
-專案辦公室來寫
專案章程釐清專案資訊,尤其是交付成果-起始階段就要備好
-由贊助人、發起人或專案辦公室來寫
需求分析文件釐清專案範圍、需求、測試與限制,以便後續使用「需求跟蹤矩陣」文件較少用到
專案時程計畫-工時估算,讓成員確認
-確認是否有縮短時程的可能性
-小專案用Excel
-大專案用專用軟體
工作分解結構 (WBS)把目標分解成工作包,確認時程-要有可交付的小型成果和明確的時程
-不要切成工作清單
需求跟蹤矩陣-對應「需求分析文件」的需求代碼
-紀錄需求從開始到結束的不同階段
較少用到
三時估計法-以工作包為單位,估算成本與工時
-由成員自行估工作包的工時再加總
風險小的專案可不用
成本評估表估算專案每階段的固定成本與變動成本(不同的會計年度可分開計算)風險小的專案可不用
溝通計畫表-搭配「利害關係人參與評估矩陣」
-訂下對團隊中不同角色的溝通方法及頻率,若有特殊狀況再做備註
觀察實際狀況,隨時調整
風險管理計畫書-計算發生機率與衝擊程度帶來的風險值,評估相應的作法
-風險若高,就要增加溝通頻率或往上匯報
風險小的專案可不用

結論:專案管理需要大量的實務練習

以上,是我這次針對《一次搞懂專案管理,從入門到業界實務》這堂課中提到的專案流程所做的練習,而透過實際的專案管理範例練習,我對於專案管理確實有了比較深刻的概念。

也很明確知道,專案管理很多時候還是會根據團隊體制做變化,像是我在一人公司的狀態下,其實很多因為內部溝通要做的細節,都是可以省略的,至少在前面的練習中就省略了許多。

我覺得如果你想要讓自己專案管理能力變好,除了上課外,還是會需要實際去執行許多不同種類的專案,各種規模、風險、複雜度都盡可能去嘗試,就會更深刻知道之間的差異,未來在執行各種專案時,才會變得有更多經驗、更好上手。

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1. 專案管理課程評價,入門到實務應用1堂課全搞懂 (這篇文章提到的課程)
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