Evernote教學

Evernote教學與實用功能分享

優化工作流及人生的筆記軟體


前言:你也在尋找筆記軟體嗎?

平時的工作就是經營部落格寫文章,而在寫的過程中,往往會發現很多能夠延伸寫的主題,而這時候就會需要有個工具,能夠協助我將這些「靈感」記錄下來。

而提到筆記軟體,最常被拿出來討論的,就會是 Evernote,它可以說是眾多筆記軟體的始祖,至今已被廣泛用於各種不同情境中,從最基本的筆記,到各種專案的管理,可以說是一套非常萬用的工具。

所以這篇 Evernote教學文章,我打算要來詳細地分享它各種好用的功能,並且分享在不同的情境下的運用方式,也會對它做出優缺點評價,以及價格方案的比較,讓你能更清楚知道自己該不該使用它。

Evernote是什麼?

Evernote Logo

Evernote 是一個筆記軟體,由 Stepan Pachikiv 在 2008 年 6 月 24 日正式上線,目的在幫助個人或專業人士收集、組織或整理各種線上數位資訊。

透過 Evernote 可以撰寫電子筆記、分類筆記,並替筆記做標籤、編輯和註釋等功能,也能利用網頁擷取工具,有效率地製作筆記,而筆記支援文字、網頁、網頁擷取、圖片、錄音、檔案等多元格式。

另外,它也支援多個作業系統和瀏覽器,並整合其他像是 Twitter、Notion、Feedly、Google Drive 等,目前 Evernote 有分為免費版、個人版、專業版和團隊版,能依據個人需求做選擇。

不過目前所有的 Evernote 帳戶,不管是哪一個版本,都有最高限額 10 萬的記事數量和 250 本筆記版的限制,免費帳戶只能同步 2 台裝置,如果要使用 2 個以上的裝置,需要升級版本。

Evernote常見情境的使用方式

#1 個人日常資料整理

這個是 Evernote 最基本的功能,用於個人資料整理,把每天個人的日常生活代辦清單、個人資料、重要文件…等,整理到 Evernote 裡。

個人日常資料整理可以包括以下項目:

  • 各式待辦清單和購物清單
  • 整理各式文章、書籍、食譜或新聞報導
  • 整理個式帳單、收據,掌握預算及支出
  • 與好友及家人分享各式資訊

#2 學生數位筆記

如果你還是個學生,Evernote 也是幫助你學習的好夥伴,有效率地整理課程筆記和存取所學的知識。

可以透過以下方式建立專屬於你的數位筆記:

  • 整理課程筆記 (手寫、白板或講義資料) 到 Evernote 裡
  • 錄製課程內容放入 Evernote 中
  • 直接在已建立的 PDF 檔做筆記
  • 建立學習待辦清單及管理事項
  • 整理社團活動資料

#3 研究計畫

身為一個研究生、博士生或是各類研究員,最需要大量的收集資料、整理資料,完成一個研究計畫,透過 Evernote 可以幫助你把這些研究資料整合到數位筆記中。

透過 Evernote 的幾個運用,能夠協助你完成研究計畫:

  • 把研究資料整理進 Evernote 中
  • 透過網頁擷取功能收集線上文獻及資料
  • 透過照片、掃描功能收集書籍資訊
  • 掃描或建立 PDF 檔,做數位筆記標注及整理重點
  • 透過錄音收集研究資料(專家訪談資料、研究會議資料)
  • 分享研究紀錄研究夥伴

#4 專案計畫

在公司的工作項目中,總會有許多專案需要執行,Evernote 可以幫助你把專案的資料井然有序地保存,並且與專案共同的執行者共享筆記內容,隨時知道專案的進度和完成度。

透過以下動作整理專案資訊:

  • 將專案的資料整理到 Evernote 裡
  • 擷取網路上的專案相關資料
  • 整理重要電子郵件到 Evernote 中
  • 掃描及建立專案文件(合約、條款等資訊)
  • 擷取手寫靈感筆記
  • 建立專案代辦事項及專案進度

#5 小型團隊經營

如果你正在經營自己的小型團隊或一人公司,可以把公司的資料放進 Evernote 裡。洽談生意時,隨時能把 Evernote 打開更新或找尋想要的公司資訊。

透過以下 Evernote 功能經營小型企業:

  • 建立公司資料記事本
  • 收集公司相關名片、收據、帳單等資訊
  • 整理公司所有財產及設備
  • 收集靈感、行銷等網路資料庫
  • 建立公事待辦清單、例行工作及專案
  • 與團隊分享記事本了解公司狀況

如何註冊並開始使用Evernote?

step 1

點選 Evernote 首頁上的「Sign up for free」,如果已經有帳號可以點下方「Log in」登入現有帳號。

Evernote註冊

step 2

選擇適合自己的 Evernote 方案,目前 Evernote 提供三種方案可以選擇,分別是免費版、個人版和專業版,剛開始建議可以先使用免費版試用,等到熟悉及上手後再升級其他方案。

選擇Evernote方案

step 3

輸入電子郵件和密碼建立新帳號,點選「繼續」或使用現有的 Google 帳號登入。

Evernote登入

step 4

登入後,建議可以點選首頁的「Download」下載電腦版 Evernote,體驗完整的 Evernote 筆記功能。

下載Evernote桌面版

step 5

登入電腦版後,從首頁可以看到有四大區塊,分別是工具列、記事列表、最近擷取資料、草寫本。

Evernote介面

7個Evernote好用的功能

#1 直覺化筆記功能

簡單建立筆記內容

Evernote 是以一頁一頁筆記作為筆記最小的基本單位,在Evernote上可以用非常直覺的方式做筆記,在筆記的編輯區塊,可以看到有以下功能:

  • 新建筆記:點選左方工具列表的「新建」,可以開始新增筆記。
  • 編輯工具:Evernote 的筆記介面有點像是 Word,編輯工具在筆記頁面的上方,可以設定字體、字體大小、字體顏色。
  • 筆記編輯區:主要記事的區域,選擇上方適合的編輯工具後,在筆記編輯區輸入記事的內容。
  • 插入筆記:點選筆記編輯頁面左上方的「插入」,可以用以附件、圖片、表格等形式編輯自己的筆記不同形式的筆記加入現有筆記當中,像是附件、圖片、表格等,甚至也可以加入錄音的內容或是建立手繪的筆記內容。
建立Evernote筆記
Evernote編輯功能

筆記本功能

在整理 Evernote 筆記時,可以採用筆記本的方式整理資料,而 Evernote 的筆記本功能層級關係從大到小為: 筆記本堆疊 > 筆記本 > 單頁筆記,這三者的功能分別為:

  • 單頁筆記:主要做筆記的頁面,以單頁的形式儲存筆記。
  • 筆記本:可以收藏多個單頁筆記,將同個主題的單頁筆記放到筆記本中。
  • 筆記本堆疊:可以收藏多個筆記本,可以針對你的主題,像是個人生活、工作、學習、日記…等等,建立不同的筆記本堆疊,底下再建立相關的筆記本。

不過如果剛開始還不知道要建立什麼筆記本,那就從單頁筆記開始建立吧!當建立單頁筆記一陣子了,自然就會開始要把這些筆記歸類,變成一本筆記本。

筆記本與筆記本堆疊

#2 搜尋&標籤功能

搜尋功能

電子筆記好用之處就在於你可以在多本筆記本中,透過關鍵字搜尋你想要的筆記,直接在搜尋框打上想要搜尋的字,就可以找到相關的筆記。

Evernote 也提供進階搜尋的功能,讓你能夠輕鬆找到想要的筆記,可以透過以下方式做進階搜尋:

搜尋情境搜尋語法搜尋需求範例搜尋語法範例
針對標題搜尋intitle: [標題]搜尋標題包含「iPhone」的筆記intitle: iPhone
針對標題搜尋-intitle: [標題]搜尋標題不包含「iPhone」的筆記-intitle: iPhone
針對創建時間搜尋created: [日期]搜尋 2022 年 9 月 15 日當天或之後創建的筆記created:20220915
搜尋包含特定的媒體類型筆記source: [裝置來源]搜尋到透過 iOS 裝置創建的筆記source:mobile.ios
進階交叉搜尋透過組合多個搜尋功能找尋筆記搜尋到在 2022 年 3 月用 iPhone 所拍出的照片created:20220301 -created:20220331 source:mobile.ios resource:image/*

標籤功能

標籤功能是 Evernote 裡面還蠻強大的功能,活用標籤可以讓你管理上千或是上萬個筆記,不管是生活、工作筆記都適用。

如果你還不知道這門筆記該分類在哪個筆記本底下,善用標籤 (tag) 功能,可以快速找到想要的筆記。

而每個筆記都可以新增數個標籤,假設今天你儲存了部落格文章工作事項,就可以做 tag 標籤,像是 XX 部落格、尚待確認…等與文章內容有關的標籤。

Evernote標籤功能

更多官方的教學可參考以下影片:

#3 免費的記事範本

對於剛開始使用電子筆記本的人來說,可能會有點不知所措,不知道怎麼樣有效地筆記,這部份 Evernote 很貼心地提供了免費記事範本,讓新手可以做參考,以下教大家怎麼使用:

step 1

建立空白筆記本後點選「開啟資料庫」。

開啟資料庫

step 2

找到對應類別後,可以點選自己想要的記事範本並新增,其中 Evernote 有非常多類別可以選擇,包含行銷業務、旅遊、專案管理…等等,Evernote 會內建表格清單,只要在上面自己做修改,就可以變成自己的筆記頁面了,減少建置筆記的時間。

選擇筆記範本

#4 自定義首頁功能

Evernote 的首頁可以自訂,模式有點像電腦上的釘選小工具,把最常用的功能放到 Evernote 的首頁裡,只要打開 Evernote 的首頁就可以清楚目前的筆記狀態,或快速新增筆記。

每一個用戶的首頁,都可以免費釘選三個小工具,分別是「記事、草寫本、最近擷取資料」,而如果你想要自訂小工具或更換背景,就要升級到付費版才能使用。

付費版可用的小工具包含:我的工作事項、捷徑、標籤、篩選的記事、草寫本、行事曆、記事本、釘選的記事,透過這些功能可以整合自己的筆記本,增加做筆記的效率。

除了小工具外,升級付費版後你還可以:

  • 變更或刪除背景圖片
  • 新增、刪除、排列小工具
  • 調整小工具大小 (僅限桌機、網頁版)
  • 使用篩選記事小工具
  • 變更草寫本顏色及標題
自定義首頁功能

#5 自定義按鈕功能

自定義按鈕顧名思義就是可以為你的按鈕自定義,而自定義的範圍可分為:

  • 外觀自定義:總共有 7 種不同的按鈕樣式,像是預設、月牙、球體、分割等,每種樣式點擊後所呈現的形式也不太相同。有些樣式點擊後,會展開成 3 個選項;有些樣式點擊後,會跳出一排的直式清單,有 6~8 個選項能選。
  • 功能自定義:在每個按鈕的選項中,都可以再設定成自己想要的功能,像是:建立筆記、掃描、相機、範本等等。

目前這個功能僅限在 iOS 和 Android 系統裡使用,且需要升級訂閱個人版、專業版或團隊版,免費用戶則可以試用 14 天。

自定義按鈕功能

更多的功能介紹可以參考這部影片:

#6 共同製作筆記功能

有時候做筆記會遇到要與人分享筆記的情況,像是可能要與家人或朋友分享旅遊行程、共同執行工作專案、分享工作進度等情況,透過共用記事功能,可以分享筆記給他人。

共用記事有兩種方法可以分享:

  • 如果對方沒有 Evernote 帳號,可以採用連結分享模式,但是對方就無法編輯,只能查看。
  • 如果對方有 Evernote 帳號,可以輸入對方 Evernote 帳號所使用的 Email,共同編輯筆記。

step 1

開啟所需要共用的筆記,並點選右上方「共用」按紐。

共用筆記功能

step 2

複製共用連結分享給對方,或輸入具有 Evernote 帳號的人的姓名或 Email,就可以共享筆記給對方。

輸入信箱共用筆記

#7 網站資料擷取功能

這個做筆記的模式非常方便,很多時候我們必需查找網路上大量的資料,放到筆記本中,Evernote 提供快速擷取的功能,可以擷取想要收集的文章、圖片、選取的文字,放到你的筆記當中。

這個功能會需要使用 Evernote 所提供的「Evernote Web Clipper」網頁擴充套件。

step 1

先到 Evernote 的 Web Clipper 頁面,點選「Install Web Clipper」安裝 Web Clipper  套件。

Web Clipper下載

step 2

安裝完擴充套件後,會在瀏覽器上方出現 Evernote 的圖示,並點選圖示開啟網頁擷取功能。

Evernote網頁截取功能

step 3

點選圖示按鈕後,會出現網頁擷取工具列,點選想要擷取的形式,擷取想要的筆記內容,支援文章、複選、簡化文章、完整頁面、書籤、擷取畫面…等擷取功能。

儲存網頁

step 4

擷取完後自動將擷取內容匯入 Evernote 裡。

自動匯入Evernote

Evernote價格?免費與付費版差在哪?

Evernote 可以分為免費版和付費版,而付費版又分為個人版和專業版,如果有商用的需求就選 Evernote teams,可以多人協作使用。

免費版、個人版、專業版方案比較

首先會先針對個人用戶能使用的版本來做比較:

免費版個人版專業版
每月費用NT$0NT$128NT$175
儲存及同步裝置2 個無上限無上限
每個月傳輸容量60 MB10 GB20 GB
單個筆記上傳限制25 MB200 MB200 MB
首頁功能基本首頁
3 個小工具
可客製化首頁
使用額外小工具
可客製化首頁
使用所有小工具
連結 Google 日曆可連結主要 Google 日曆可連結個人和工作 Google 日曆
檔案功能PDF、圖片、文件PDF、圖片、文件、可搜尋附檔文字PDF、圖片、文件、可搜尋附檔文字、可輸出筆記為PDF檔
離線使用可離線手機或電腦使用可離線手機或電腦使用
其他功能可以在任務裡建立完成日期、提醒、通知可以在任務裡建立完成日期、提醒、通知、管理任務、追蹤任務進度

專業版與團隊版方案比較

團隊版基本上已經具有專業版本的功能,主要差別在於可以共享筆記給團隊工作者 (最多新增至 25 個工作夥伴),並使用專業級的功能管理公司資料。

專業版團隊版
每月費用NT$175NT$300/人
每月傳輸容量20 GB20 GB + 每人2 GB
工作任務功能可以分配任務給其他人和追蹤進度可多人使用一個工作空間
使用人數1 人最多 25 人
用戶管理1 人可集中帳戶管理和用戶管理
資料管理可以連接個人及工作 Google 日曆可以連接個人及工作 Google 日曆
可作專業公司業務數據的管理

我對Evernote評價如何?優缺點有哪些?

Evernote優點有哪些?

  • 直覺化做筆記:Evernote 的筆記運作模式有點像新增一個 Word 檔案,選擇工具列上的功能直接調整字體、字體顏色等功能。
  • 能自定義首頁:雖然這個功能要付費才有,但是客製化的首頁,讓用戶能夠自定義自己的模板,建立屬於自己的筆記模式。
  • 搜尋功能強大:不只可以使用一般文字搜尋,還有進階的搜尋模式,快速搜尋筆記,另外搭配標籤功能,可以有效率找到屬於該類別的筆記,甚至可以使用圖片搜尋的功能查找資料。

Evernote缺點有哪些?

  • 裝置同步有上限:Evernote 免費版只能同步兩台裝置,這個對重度數位筆記使用者來說有點困擾,畢竟除了手機、電腦,平常還可能會用平板來做筆記,至少要三個裝置,才不會一直遇到需要登出再登入的情況。
  • 每月上傳額度少:免費版每個月最多上傳數量為 60 MB,其實很容易就超過這個使用數量。
  • 筆記階層僅三階:Evernote 是由三種階層所組成,單頁筆記、筆記本、堆疊筆記所構成,因此當筆記數量一多,就會變成有很多堆疊筆記,統整起來會比較雜亂。

常見的筆記軟體比較

Evernote、OneNote、Notion比較

目前大家比較常看到的筆記軟體還有 Notion,這兩款雖然都是電子筆記軟體,但是介面和使用模式都不太一樣,以下會列出這兩款的比較,給大家參考一下:

EvernoteOneNoteNotion
筆記模式以記事、記事本、記事堆疊做筆記以頁面、節點、筆記本做筆記以單一頁面、資料庫做筆記
功能用途生活記事
工作記事
團隊管理
生活記事
工作記事
團隊管理
整合 office 應用程式
生活記事
工作記事
團隊管理
個人網頁製作
容量傳輸限制免費版:60MB/月
個人版:10GB/月
專業版:20GB/月
免費版:5GB
SharePoint:15GB
商務版:15GB
每個檔案 5MB 傳輸限制
筆記階層3 層3 層無上限
手繪功能
客製化排版付費版:可客製化首頁無客製化首頁
搜尋功能文字搜尋
標籤搜尋
進階交叉搜尋
標籤搜尋
圖片搜尋(付費版)
文字搜尋
標籤搜尋
文字搜尋
可同步裝置免費版:2 台
付費版:無上限
免費版:4 台
家用版:5 台
無上限
學習門檻較低,直覺化做筆記較低,office 介面做筆記較高,需學習如何排版
中文介面
離線存取需付費版
筆記本範本
共享功能
費用免費版:NT$0
個人版:NT$128/月
專業版:NT$175/月
團隊版:NT$300/月
免費版:NT$0
個人版:NT$219/月
家用版:NT$320/月
免費版:NT$0
進階版:US$8/月
企業版:US$15/月
高級版:自行洽談

結論:推薦哪些人使用Evernote?

隨著平板的功能越來越強大,許多人選擇使用平板來做筆記,取代傳統的紙和筆,這時候選擇適合的筆記軟體,真的可以讓自己的工作效率提升,這也是為什麼非常推薦一定要至少會一樣筆記軟體。

我認為如果你平常工作會用到大量的 Word,使用 Evernote 就可以無痛轉換做筆記,加上 Evernote 做筆記的模式就像平常我們的筆記方式,以筆記本的方式做保存,分類上會比較好整理。

另外 Evernote 支援非常多的筆記模式,包括文字、手寫、繪圖、錄音、PDF 等格式,不限定只能透過電腦打字做筆記,因應每個適合的場合,可以做不同筆記的撰寫和存取,確實很方便。

而誰適合使用 Evernote 呢?我覺得有以下幾種人:

  • 常常會使用搜尋功能找資料的人
  • 不喜歡太複雜,想要直覺做筆記的人
  • 喜歡以主題分類做筆記的人
  • 除了做數位筆記外,想要用繪圖、手寫存取筆記的人
  • 想要有範本可以參考做筆記的人

如果你還沒考慮好是否要使用 Evernote 做筆記,不妨申請個帳戶,先使用免費版看看,建立一兩頁筆記,熟悉一下做筆記的感覺,就可以知道自己適不適合了。

期許大家都能找到適合自己的筆記軟體,透過筆記軟體整合自己的生活和工作。

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