Gmail篩選器基本應用教學

3分鐘讓你不再漏收創作者郵件

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前言：電郵內容行銷漸漸成為主流

在個人品牌漸漸興起的趨勢下，會發現許多創作者從原先的追逐流量，慢慢改變成培養一群忠實的鐵粉。所以在這樣的情境之下，利用「郵件」這種點對點的溝通形式，又漸漸流行了起來。

現在的創作者，有些會使用像是 Substack 這樣結合電子郵件的創作平台；也有些會額外使用像是 ConvertKit 這種電子郵件管理系統，來進行內容的創作並發送，甚至演變成訂閱制。

但利用郵件進行內容分享的方式，偶爾就會發生「讀者沒有收到信件」或「信件跑到垃圾/促銷郵件」的狀況，有時候創作者辛苦的創作內容，就在傳送的過程中遺失，十分可惜。

對於創作者來說，電子郵件有很多種提升送達率的方式，網路上也有非常多電郵優化教學，但我認為最簡單快速的方法，就是由讀者直接在他們的郵箱中建立篩選器，把來自創作者信箱的郵件篩選出來，變成一個專屬標籤，這樣未來就不會再漏收，也能有效整理。

所以，在這篇文章中，我會用大部分人最常使用的 Gmail 信箱，並教大家建立 Gmail篩選器，以及進行基本的郵箱整理，幫助你在未來可以更方便查看自己的電郵信箱。

(PS. 以下方式不只能夠運用在對於創作者的內容上，對於你一些工作上的郵件，或是銀行帳單通知等等，都能用一樣的方式進行篩選整理)

Gmail篩選器教學(影片版本)

如何建立Gmail篩選器規則？

Gmail 能夠針對指定的電郵地址建立篩選器，也就是只要該電郵地址發過來的信，都會自動根據你設定的篩選標準去進行運作。以下分解步驟進行 Gmail篩選器的建立教學。(以電腦版示範)

step 1

首先，我們要先取得要建立篩選器的電郵地址。

在郵箱中，找到該寄件人的郵件，點進去複製對方的電郵地址。

一般來說，名稱旁邊都會有顯示郵件地址；如果沒有的話，在名稱下方會有個可以展開的三角形，點擊展開後就能看到寄件者的電郵地址，複製下來。

step 2

接著，點選畫面右上角的【設定】圖示。

會跳出【快速設定】的選單，點擊最上方的【查看所有設定】。

step 3

進入到後台設定後，可以看見能夠進行許多不同的設定細節。

最上方的部分，我們需要切換到【篩選器和封鎖的地址】選單。

step 4

在最上方的部分，如果你沒有建立過設定，這邊應該是沒有資料。

畫面中間你會看到【建立新篩選器】的字樣，點擊下去。

step 5

接著，左上方搜尋框下方就會跳出一個設定欄，下面可以進行不同設定。

這邊我們就針對【寄件者】進行篩選器的建立，把剛剛複製的郵件地址貼到欄位中，並點擊右下角的【建立篩選器】。

(在這個環節，如果你不是要針對寄件者，而是要針對特定主旨或字詞的郵件進行分類，那就照著你要設定的規則，將相關的資料填入欄位中就行)

step 5

這一步就是重點的部分了，你會看到有非常多種篩選功能：

• 略過收件匣 (將其封存)
• 標示為已讀取
• 標上星號
• 套用標籤… ［你設定的標籤］
• 轉寄郵件
• 刪除它
• 永不移至垃圾郵件
• 永遠將其標示為重要
• 永不標示為重要
• 分類為… ［主要/社交網路/最新快訊/論壇/促銷內容］
• 將篩選器同時套用到相符的會話群組

字面上的意思應該都看得懂，而上方被我粗體的，是我平時會進行的設定；對於有些我會第一時間觀看的寄件人(創作者)，還會加上「星號」或「標示為重要」。

而我特別要提的部分是「標籤」，我會建議你可以為你喜歡的創作者，建立一個特定的標籤。

點選該選項右方的下拉鈕，裡面會看到你曾經建立過的所有標籤，我們可以直接點【新增標籤】。

會跳出一個新標籤的視窗，在上方的部分可以設定標籤名稱，通常我會建議就直接設定該位創作者的名稱；而下方則是你可以設定該標籤的母標籤。

母標籤可能比較不懂，舉例來說：你的郵箱會有關注的創作者內容，但也會有工作上的郵件，這時候就可以設定一個「創作者」的母標籤，一個「工作」的母標籤，並將「創作者名稱」的標籤設定在「創作者」這個母標籤之下，變成子標籤，這樣就能更清楚分類。

設定都完成後，就按建立篩選器，篩選器就成功建立了。

step 5

當Gmail篩選器建立好之後，後台設定的地方，就能看見你建立的篩選規則，如果要調整的話也可以按右側的【編輯】進行更改。

若要建立另一組篩選規則，就再點擊下方的【建立新篩選器】，並重複前幾個步驟的動作即可。

如何用標籤整理過往郵件？

在知道如何建立篩選器後，若是你想要將過去的郵件進行整理，把特定創作者撰寫過的內容郵件，都放入某個標簽中的話，以下有比較快速的方法與你分享。

step 1

一樣要先取得該寄件者(創作者)的郵箱地址，並在搜尋欄位搜尋語法：【from:(郵箱地址)】。(或是【from:郵箱地址】也可以，括號只是方便搜尋多個郵箱時做區隔)

接著就選取你要放入標籤下的郵件 (也可以直接全選)，並對其中一封郵件點擊滑鼠右鍵，會出現選單，選單中就可以選擇你要存放的標籤。

如果你還沒有建立標籤的話，也可以先點擊下方【建立新的】，去建立新的標籤。

step 2

而所有你設定的標籤，在畫面左側都能看到。

如果你想要讓它更清楚，還可以為標籤加上特別的顏色做區隔。只要點擊該標籤右方的選單，最上方的【標籤顏色】就能夠進行修改。

更換顏色後，在郵箱中就會顯示不同的標籤顏色。

如何設定郵件自動轉寄？

有時候，你可能是用比較沒在用的郵箱專收創作者的信，但這些創作者中，你可能有特別想要即時閱讀到某個創作者的郵件內容，那你就能夠設定將該創作者的內容，自動轉寄到你常用的郵箱。

step 1

在後台設定的【轉寄和 POP/IMAP】的設定頁面，最上方有個【轉寄】的選項，點選【新增轉寄地址】。

step 2

在跳出來的框框中，輸入你要轉寄的地址，並點選下一步。

此時會跳出一個視窗，此時點擊【繼續】。

step 3

接著，系統就會寄送驗證碼到你設定的那個信箱，你需要把郵件中的確認碼複製下來。

回到原本的設定頁面中，可以看見有個驗證的欄位，將複製的確認碼貼上去，就能完成驗證了。

step 4

接下來我們要設定轉寄特定寄件者的郵件內容，會需要建立篩選器。(前面的步驟我就不示範了，忘記的可以回去看，這邊直接進行篩選器設定)

篩選器有個選項叫作【轉寄郵件】，當你設定完轉寄地址後，畫面上就會顯示【轉寄給…】，後方的選單你就能直接選擇你剛剛新增的那組電郵地址。

當你設定完成後，未來該創作者的郵件內容，就會自動轉傳到你指定的電郵信箱中了。

補充：善用Gmail搜尋語法

前面我們在進行設定的時候，可能常常會找不到想要的郵件，所以這邊就簡單分想幾個常見且實用的 Gmail 搜尋語法，直接在搜尋框這樣輸入，就能輕鬆找到你想要找的郵件。

用途	基本語法	進階語法
未讀郵件	label:unread	is:important label:unread (未讀的重要郵件)
特定郵件地址的郵件	from:郵件地址	from:郵件地址 has:attachment (有附檔的特定地址郵件)
包含特定標籤的郵件	label:標籤名稱	is:important label:標籤名稱 (含特定標籤的重要郵件)
沒有特定標籤的郵件	has:nouserlabels

更多的 Gmail 搜尋語法，官方有提供一份搜尋運算子完整文件，有需要的可以參考。

結論：定期整理郵件讓你更有效率

看完這一篇，我相信你會想要趕快來整理你原本亂亂的郵箱，但事實上我會建議你就邊使用邊整理就好，因為你想一次全部整理完，其實蠻有難度的。

我認為養成定期整理郵件的習慣很重要，我過去也曾經覺得為什麼要花時間整理郵件，但到後來郵件內容與種類越來越多時，我發現有整理過的信箱，真的會幫助自己在處理事情上更有效率。

最後，如果你跟我一樣是創作者的話，想要提升自己發送內容郵件的送達率與開信率，我建議你也可以教一下你的訂閱者，如何將你的內容設定成特定標籤，或是直接分享我這篇文章也可以。