Xmind教學與實用情境分享

提升工作效率的心智圖工具

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內容最後更新時間：2023-07-14

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前言：提升工作效率的心智圖

你曾經是否有過以下的經驗：

• 想解決一個問題，查了很多資料，最後卻發現都是碎片化資訊。
• 想學習一個專業，記了許多內容，最後的學習成效卻不如預期。
• 想把靈感記下來，列了許多事項，最後卻無法將訊息串聯起來。

如果你想擺脫上述困擾，不妨可以轉換「筆記形式」，將零散的想法與資料整理成「心智圖」，它將會幫助你學會如何整理思緒，進而促進思考，更可以有效地解決你在生活與工作的問題。

心智圖是一種將資訊繪製成圖的筆記方式，中間是中心思想，相關的資訊或靈感會像樹一樣向外輻射，可以更容易地展現出訊息之間的關係，不論是應用在商業計畫、組織管理、學習語言，都非常適合用心智圖來進行靈感發想、資訊整合。

因此這一篇 Xmind教學，將與你分享如何用心智圖提升工作效率，並介紹我平時使用 Xmind 的心得，以及我對於它的優缺點分析，幫助你判斷這款工具適不適合你。

Xmind是什麼？

Xmind 是一款心智圖工具，由中國工程師 Brian Sun 所開發，至今已超過 10 年，被全世界非常多不同國家的人使用，而整個團隊目前人數約有 40 人，於世界各地遠端工作。

我們都知道，一款心智圖最常用來幫助人們進行頭腦風暴法、組織結構、捕捉想法等，所以會被用於知識管理、會議紀錄、專案流程管理等。

而 Xmind 之所以會那麼多人使用，主要是因為它有幾個主要特色：

• 可以快速在平台上新增或修改想法
• 可以利用內建模板，依據需求自訂
• 可以增加標註、評論，與成員協作

除此之外，Xmind 還提供語音筆記、設置密碼保護、制定甘特圖等，將文字具體繪製成一張圖，可視化的功能更方便我們進行靈感發想，也有助於回顧與管理。

常見的Xmind使用情境

#1 學習筆記

在學習的過程，我們大部分都會習慣利用紙本或是數位筆記軟體重點紀錄，這樣的學習方式並沒有不好，不過若沒有將資料適當的整理、歸納，最終這些筆記很容易會成為零散的碎片。

因此，如果想要避免上述狀況，可以利用 Xmind 將資料變得更有架構，不但可以幫助我們的記憶更加深刻，也方便我們之後複習，進而提升學習效率。

#2 會議記錄

會議記錄是開會很重要的環節，通常都是將討論中發散的思考，再進行聚焦，為了確保每個人都能夠順利理解，利用心智圖將會議重點呈現出來會是一種不錯的方法。

由於心智圖通常只會打上關鍵字，再將文字搭配圖示、連結線，使得原本冗長的會議文件變得更加簡潔有力，也會讓人一看就懂，更好進行團隊的溝通。

#3 網頁設計

如果你想製作 / 優化網站頁面，希望能讓整體看起來更有架構，卻不知道該如何將腦中的想法表現出來，這時也可以使用 Xmind，它可以幫助我們釐清思緒，也方便我們的設計進度更加順利。

這也是很多網頁設計師在與客戶進行溝通時，會使用的方式，像是我之前曾經將我的部落格進行頁面的大改版，當時就是使用 Xmind 來進行，好奇的人可以閱讀網站改版經驗分享。

給新手的Xmind教學

如何利用Xmind製作出心智圖？

step 1

在開始製作之前，請先進入 Xmind 官網，並按下 Free Download，準備下載 Xmind。

step 2

接著我們會看到 Xmind 的電腦版、網頁板以及手機板載點，你可以依照你的需求選擇。(PS. 以下教學皆會以電腦版進行示範)

step 3

Xmind 針對心智圖提供以下 3 種功能：

• 最近使用的：自訂圖檔、近期使用過的設計。
• 範本：筆記、學習、靈感、管理等簡約模板。
• 圖庫範本：實際應用於生活與工作的示範圖。

如果你一開始不知道該如何將腦袋中的想法整理到 Xmind 中，建議可以多看看範本或圖庫範本著手，它可以幫助我們了解如何將零碎的資訊有系統地整理起來。

而空白心智圖的好處在於，我們不會被既定的框架侷限住，先清空大腦中的靈感，之後再刪減、歸類，完成後，整體思緒會變得更全面。

因此，接下來請先建立空白檔案，我會教你如何有效地建立起屬於自己的心智圖。

step 4

開啟空白檔案後，稍微與你簡介一下 Xmind 介面與功能，方便後續操作能夠更順利。

根據下圖，我們可以看到畫面大致能分成 3 個區塊，分別為工具欄、架構圖，以及設計欄。

• 工具欄：可針對架構圖新增主題分支、關聯、圖示等元素。
• 架構圖：可針對某個主題進行想法、資訊上的拆解與組織。
• 設計欄：可針對架構圖的樣式、顏色等，依照個人喜好調整。

step 5

在開始製作心智圖之前，我們可以從下述問題，確認設計心智圖的主要目的為何。

• 我想解決什麼問題？
• 我想嘗試學習哪個內容？
• 我想針對哪個主題進行靈感發想？

接下來的內容，讓我們模擬一個情境，假如我今天想要經營一個部落格，要規畫的東西非常多，那麼可以怎麼用 Xmind 心智圖來進行規畫？

首先，我先在「中心主題」上，寫下我想解決的核心關鍵字，也就是「經營部落格」。

step 6

確認中心主題後，我們就可以按下 Enter 鍵新增分支，將關於核心主題的副標題或相關重要的靈感記錄下來。

為了要經營部落格，我可能就要開始反問自己以下幾個問題：

• 核心目標：為什麼要經營部落格？( why )
• 目標客群：我的目標客群會是誰？( who )
• 流量策略：我該怎麼樣獲得流量？( how )
• 收益管道：我的收益來源是什麼？( what )

接著將這些初步的構想以及關鍵字紀錄於 Xmind 中。

step 7

根據關鍵字，開始清空大腦、蒐集資料，將相關的想法或信息連結到對應的副標題中。

比如：

• 核心目標：將自己覺得實用的工具分享出來
• 目標客群：職場上班族/自由工作者/個體創業者
• 流量策略：搜尋引擎優化/社群曝光/論壇分享/內容轉載
• 收益管道：廣告/業配/聯盟行銷

將這些想法用文字具體化，並用簡潔有力的關鍵字呈現，與純文字的筆記相比，心智圖不但可以幫助我們釐清、統整思緒，也能讓自己更加清楚下一步該如何行動。

step 8

將資訊整理完後，我們可以利用 Xmind 內建的功能，讓訊息變得更直覺，方便我們快速瀏覽，就能夠了解、回顧信息的全貌。

• 關連線：將關聯的內容串聯在一起，以表達彼此之間的先後順序、相關性。
• 總結：找出訊息的共通性，Xmind 會以括號將它們框在一起。
• 外框：將多個資訊的外圍建立框線，可以更換它的顏色、樣式。
• 圖標：在標題中新增小圖示，呈現主題的重要程度、完成進度等。

step 9

最後也可插入其他功能，讓資訊變得更全面、豐富，比如新增註記、標籤、連結、貼圖等等。

如何利用Xmind提升工作效率？(那些你該知道的小技巧)

1. ZEN 專注模式，工作更容易進入心流

使用電腦辦公雖然很方便且快速，但我們很容易被資訊轟炸而分心，比如各種通知、電郵、影片等。

因此，如果你需要在某個時段發想靈感，或是整理思緒，這時我很建議可以使用 Xmind 的 ZEN 專注模式，因為：

• 它會將心智圖版面放大至全螢幕，幫助我們不被其他資訊打擾。
• 它會將其他功能暫時隱藏，只會顯示重要的工具以及專注時間。

如此一來，我們不但能更專注於思考，也可以檢視自己花了多少時間專注工作。

2. 一鍵將心智圖變成提案簡報

將所有的想法、靈感以及資訊，利用 Xmind 組織成有架構的心智圖後，如果你希望將內容用在工作提案上，卻礙於時間不夠，而無法製作簡報。

這時不妨使用看看 Xmind 的「提案簡報」模式，它會將原本的心智圖，一鍵轉換成簡報。

雖然無法自行設計簡報外觀，但你完全不用擔心內容很亂、沒有邏輯，因此如果只是進行內部會議的討論，個人認為提案簡報模式就很夠用了。

3. 利用 Xmind 範本，快速修改

Xmind 除了心智圖以外，還能製作成清單、表格、流程圖等。

如果你正在思考如何把資訊與想法用文字具體化，卻不知道該如何開始，那麼建議可以使用 Xmind 的模板，這可以解決你在工作、生活或是學習上遇到的問題。

至於該如何匯入 Xmind 範本，請先找到「檔案」選項，選擇「套用內附範本 / 圖庫新建檔案」，接著依照你的狀況套用適合的模板就可以了。

如何將心智圖從Xmind中匯出？

step 1

如果你想將製作好的心智圖匯出，可以到 Xmind 的「匯出」，選擇你想輸出的檔案類型 (Xmind 支援 PNG、SVG、PDF、Word、PPT 等格式)。

step 2

如果你是選擇匯出成 PDF，還可以選擇你想輸出成心智圖、大綱以及簡報。

除此之外，我們還能自訂圖面背景顏色，或者是付費關閉 Xmind 字樣，設定完後，即可馬上將檔案載入到電腦中囉。

Xmind優缺點分析

Xmind優點有哪些？

• 介面直覺，方便好操作：Xmind 介面設計的很直觀、簡約，不但能讓我們專心思考與學習，更可以快速地統整訊息。

• 功能強大，實用又美觀：除了基本的心智圖功能，Xmind 還有內建許多工具，比如新增圖示、資訊標註、密碼保護等，它還可以更改圖的樣式與顏色，讓圖變得實用又好看。

• 範本多元，應用層面廣：Xmind 內建多元的圖庫範本，可以供我們在毫無靈感的時候查閱，或是在緊急時刻一鍵使用，不但能夠在短時間內快速生成圖表，還可以將訊息製作成表格、流程圖或是架構圖，方便我們統整資訊、管理進度等。

• 允許輸出各種檔案格式：完成心智圖後，我們通常會希望分享或把圖插入於某個文檔中，而 Xmind 不但可以將它輸出成 PNG 圖檔，還支援 PDF、Word、PPT 等格式。

• 專注模式，工作無干擾：如果你想有效地繪製心智圖，Xmind 的「Zen 專注模式」可以幫助我們不被其他網路訊息分心，而能專注於思考並整理思緒。

• 一鍵將圖變成簡報大綱：將資訊整理成圖表後，如果你需要在短時間內將訊息設計成提案簡報或大綱，卻礙於沒有時間重新製作，不妨使用 Xmind 的內建功能，只要按一鍵，圖就可以快速轉換成你需要的檢視方式，進而提升工作效率。

Xmind缺點有哪些？

• 上傳檔案，有時會很慢：Xmind 可以讓我們在心智圖中上傳圖片等檔案，但如果檔案太大，有時候需要載入一段時間。

• 裝置不同，功能不一樣：雖然 Xmind 可以跨裝置使用很方便，但不同裝置的功能都會有些許不同，比如有人可能會希望使用「專注 Zen」模式，但在網頁版中就沒有這個選項，這部分需要特別注意。

• 目前沒有提供雲端儲存：Xmind 目前還沒有提供自家的雲端儲存服務，不過可以利用 Google 雲端、iCloud 等，進行檔案匯入與同步。

Xmind價格方案為何？需要升級Pro嗎？

Xmind 付費版 (Xmind Pro) 與免費版的差異可以先參考下面表格：

	免費版	Xmind Pro
心智圖功能	關聯線、總結、外框、備註、標籤、貼紙、插圖	除免費版元素外，另外增加數學方程式、錄音筆記、附件、連結
匯出格式	PNG、PDF	PNG、PDF、VG、Markdown、OPML、Textbundle
大綱功能	具備	具備
手繪風格	具備	具備
設置密碼	不行	具備
ZEN專注模式	具備	具備
智能色彩主題	具備	具備
提案簡報模式	不行	具備
自定義主題	不行	具備
有無浮水印	有浮水印	無浮水印
裝置數量	2 台 Mac/PC	5 台 Mac/PC 5 台行動裝置

如果你想要升級 Pro，那麼目前分成 1 個月或 12 個月的方案，價格請參考以下表格：

方案時間	價格
1個月	US$5.99 (單月約 NT$180)
12個月	US$59.99 (單月約 NT$150)

另外，如果你是有特殊身分的人，Xmind 也有提供專屬的方案：

身分	價格	申請方法
老師、學生	US$34.99/年	提供證明文件
5人以上團體	US$53.99/年 (5-10人) US$50.99/年 (11-49人) 聯繫客服 (50 以上)	無
非營利/政府組織	US$41.99/年	提供證明文件

我在購買之前，使用的是「試用版」，基本上功能就已經滿齊全的了，只是無法使用其中的某些功能，影響比較多的是圖像或 PDF 檔會帶有浮水印。

因此，如果你只是作為個人使用，免費版其實就蠻方便的了。而如果你是想用於商業用途，也可以先從免費版本開始熟悉，有需求再升級。

Xmind與GitMind功能比較

GitMind 是另一款心智圖工具，在功能上與 Xmind 有些不同，以下表格進行比較。

	Xmind	Gitmind
文檔數量	無限制	10 個
提供範本	有提供	有提供
專注模式	具備	具備
簡報模式	具備	不具備
跨裝置自動同步	無法同步	可以同步
匯出有無浮水印	需要付費	無浮水印
支援裝置	電腦、手機、網頁版	電腦、手機、網頁版
雲端協作	手動儲存第三方雲端空間	自動儲存於本地雲端空間
匯出格式	PNG、SVG、PDF、Word、PPT、Excel、OPML、Markdown、TextBundle	JPG、PNG、PDF、Word、TXT、Gitmind

我在工作中使用Xmind的心得

很久以前當我有任何靈感，或是想解決某件事時，我都會隨意記錄在便利貼、筆記本中。

這樣的方式雖然可以清空大腦，幫助自己的腦袋可以用來專心省思，不過隨著資訊越來越多，看著零碎的資料，串也串不起來，反而需要再花更多的時間與心力重新思考、組裝。

自從在學生時期接觸到心智圖後，我開始使用了 Xmind 相關的心智圖工具，它確實解決了我上述提及的問題，像是：

• 有任何靈感時，能夠在對應的心智圖中即時記錄，往後有時間再回頭整理、分類。
• 學習某個主題時，會將所有資訊重點式的紀錄於心智圖，一來促進我當下學習能夠更進入狀態，二來更方便我日後回顧、增加記憶。

自從成為自由工作者後，將想法具體變成圖，真的變得格外重要，不論是用於內容規劃、網站經營、社群行銷等，很需要利用心智圖來釐清我的思緒，並提升與夥伴協作的效率。

紙筆的確可以用來製作心智圖，但對我而言，使用 Xmind 工具會更有效率，畢竟想法與資訊會隨著時間一天天累積，而心智圖工具可以幫助我彈性的修改內容，並且還能依照個人需求調整外觀、新增圖示，更可以一鍵匯入模板、即時簡報提案，這些都是紙筆無法做到的。

Xmind常見問題有哪些？

結論：提升思維架構的好工具

心智圖是一種以視覺方式促進思考、捕捉靈感的好工具，不論你是在進行頭腦風暴、設定計畫、管理專案或是解決問題，它會是你在工作與生活上的幫手。

這篇 Xmind教學，與你分享了心智圖製作、模板、無干擾模式或提案簡報等功能，希望能幫助你更專注於自己的想法上，並有效率地將零散訊息串聯起來，完整個人知識架構。