Xmind教學與實用情境分享

提升工作效率的心智圖工具

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內容最後更新時間：2022-12-07

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前言：提升工作效率的心智圖

你曾經是否有過以下的經驗：

• 想解決一個問題，查了很多資料，最後卻發現都是碎片化資訊。
• 想學習一個專業，記了許多內容，最後的學習成效卻不如預期。
• 想把靈感記下來，列了許多事項，最後卻無法將訊息串聯起來。

如果你想擺脫上述困擾，不妨可以轉換「筆記形式」，將零散的想法與資料整理成「心智圖」，它將會幫助你學會如何整理思緒，進而促進思考，更可以有效地解決你在生活與工作的問題。

心智圖是一種將資訊繪製成圖的筆記方式，中間是中心思想，相關的資訊或靈感會像樹一樣向外輻射，可以更容易地展現出訊息之間的關係，不論是應用在商業計畫、組織管理、學習語言，都非常適合用心智圖來進行靈感發想、資訊整合。

因此這一篇 Xmind教學，將與你分享如何用心智圖提升工作效率，並介紹我平時使用 Xmind 的心得，以及我對於它的優缺點分析，幫助你判斷這款工具適不適合你。

Xmind是什麼？

Xmind 是一款心智圖工具，由中國工程師 Brian Sun 所開發，至今已超過 10 年，被全世界非常多不同國家的人使用，而整個團隊目前人數約有 40 人，於世界各地遠端工作。

我們都知道，一款心智圖最常用來幫助人們進行頭腦風暴法、組織結構、捕捉想法等，所以會被用於知識管理、會議紀錄、專案流程管理等。

而 Xmind 之所以會那麼多人使用，主要是因為它有幾個主要特色：

• 可以快速在平台上新增或修改想法
• 可以利用內建模板，依據需求自訂
• 可以增加標註、評論，與成員協作

除此之外，Xmind 還提供語音筆記、設置密碼保護、制定甘特圖等，將文字具體繪製成一張圖，可視化的功能更方便我們進行靈感發想，也有助於回顧與管理。

常見的Xmind使用情境

#1 學習筆記

在學習的過程，我們大部分都會習慣利用紙本或是數位筆記軟體重點紀錄，這樣的學習方式並沒有不好，不過若沒有將資料適當的整理、歸納，最終這些筆記很容易會成為零散的碎片。

因此，如果想要避免上述狀況，可以利用 Xmind 將資料變得更有架構，不但可以幫助我們的記憶更加深刻，也方便我們之後複習，進而提升學習效率。

#2 會議記錄

會議記錄是開會很重要的環節，通常都是將討論中發散的思考，再進行聚焦，為了確保每個人都能夠順利理解，利用心智圖將會議重點呈現出來會是一種不錯的方法。

由於心智圖通常只會打上關鍵字，再將文字搭配圖示、連結線，使得原本冗長的會議文件變得更加簡潔有力，也會讓人一看就懂，更好進行團隊的溝通。

#3 網頁設計

如果你想製作 / 優化網站頁面，希望能讓整體看起來更有架構，卻不知道該如何將腦中的想法表現出來，這時也可以使用 Xmind，它可以幫助我們釐清思緒，也方便我們的設計進度更加順利。

這也是很多網頁設計師在與客戶進行溝通時，會使用的方式，像是我之前曾經將我的部落格進行頁面的大改版，當時就是使用 Xmind 來進行，好奇的人可以閱讀網站改版經驗分享。

給新手的Xmind教學

如何利用Xmind製作出心智圖？

step 1

在開始製作之前，請先進入 Xmind 官網，並按下 Free Download，準備下載 Xmind。

step 2

接著我們會看到 Xmind 的電腦版、網頁板以及手機板載點，你可以依照你的需求選擇。(PS. 以下教學皆會以電腦版進行示範)

step 3

Xmind 針對心智圖提供以下 3 種功能：

• 最近使用的：自訂圖檔、近期使用過的設計。
• 範本：筆記、學習、靈感、管理等簡約模板。
• 圖庫範本：實際應用於生活與工作的示範圖。

如果你一開始不知道該如何將腦袋中的想法整理到 Xmind 中，建議可以多看看範本或圖庫範本著手，它可以幫助我們了解如何將零碎的資訊有系統地整理起來。

而空白心智圖的好處在於，我們不會被既定的框架侷限住，先清空大腦中的靈感，之後再刪減、歸類，完成後，整體思緒會變得更全面。

因此，接下來請先建立空白檔案，我會教你如何有效地建立起屬於自己的心智圖。

step 4

開啟空白檔案後，稍微與你簡介一下 Xmind 介面與功能，方便後續操作能夠更順利。

根據下圖，我們可以看到畫面大致能分成 3 個區塊，分別為工具欄、架構圖，以及設計欄。

• 工具欄：可針對架構圖新增主題分支、關聯、圖示等元素。
• 架構圖：可針對某個主題進行想法、資訊上的拆解與組織。
• 設計欄：可針對架構圖的樣式、顏色等，依照個人喜好調整。

step 5

在開始製作心智圖之前，我們可以從下述問題，確認設計心智圖的主要目的為何。

• 我想解決什麼問題？
• 我想嘗試學習哪個內容？
• 我想針對哪個主題進行靈感發想？

接下來的內容，讓我們模擬一個情境，假如我今天想要經營一個部落格，要規畫的東西非常多，那麼可以怎麼用 Xmind 心智圖來進行規畫？

首先，我先在「中心主題」上，寫下我想解決的核心關鍵字，也就是「經營部落格」。

step 6

確認中心主題後，我們就可以按下 Enter 鍵新增分支，將關於核心主題的副標題或相關重要的靈感記錄下來。

為了要經營部落格，我可能就要開始反問自己以下幾個問題：

• 核心目標：為什麼要經營部落格？( why )
• 目標客群：我的目標客群會是誰？( who )
• 流量策略：我該怎麼樣獲得流量？( how )
• 收益管道：我的收益來源是什麼？( what )

接著將這些初步的構想以及關鍵字紀錄於 Xmind 中。

step 7

根據關鍵字，開始清空大腦、蒐集資料，將相關的想法或信息連結到對應的副標題中。

比如：

• 核心目標：將自己覺得實用的工具分享出來
• 目標客群：職場上班族/自由工作者/個體創業者
• 流量策略：搜尋引擎優化/社群曝光/論壇分享/內容轉載
• 收益管道：廣告/業配/聯盟行銷

將這些想法用文字具體化，並用簡潔有力的關鍵字呈現，與純文字的筆記相比，心智圖不但可以幫助我們釐清、統整思緒，也能讓自己更加清楚下一步該如何行動。

step 8

將資訊整理完後，我們可以利用 Xmind 內建的功能，讓訊息變得更直覺，方便我們快速瀏覽，就能夠了解、回顧信息的全貌。

• 關連線：將關聯的內容串聯在一起，以表達彼此之間的先後順序、相關性。
• 總結：找出訊息的共通性，Xmind 會以括號將它們框在一起。
• 外框：將多個資訊的外圍建立框線，可以更換它的顏色、樣式。
• 圖標：在標題中新增小圖示，呈現主題的重要程度、完成進度等。

step 9

最後也可插入其他功能，讓資訊變得更全面、豐富，比如新增註記、標籤、連結、貼圖等等。

如何利用Xmind提升工作效率？(那些你該知道的小技巧)

1. ZEN 專注模式，工作更容易進入心流

使用電腦辦公雖然很方便且快速，但我們很容易被資訊轟炸而分心，比如各種通知、電郵、影片等。

因此，如果你需要在某個時段發想靈感，或是整理思緒，這時我很建議可以使用 Xmind 的 ZEN 專注模式，因為：

• 它會將心智圖版面放大至全螢幕，幫助我們不被其他資訊打擾。
• 它會將其他功能暫時隱藏，只會顯示重要的工具以及專注時間。

如此一來，我們不但能更專注於思考，也可以檢視自己花了多少時間專注工作。

2. 一鍵將心智圖變成提案簡報

將所有的想法、靈感以及資訊，利用 Xmind 組織成有架構的心智圖後，如果你希望將內容用在工作提案上，卻礙於時間不夠，而無法製作簡報。

這時不妨使用看看 Xmind 的「提案簡報」模式，它會將原本的心智圖，一鍵轉換成簡報。

雖然無法自行設計簡報外觀，但你完全不用擔心內容很亂、沒有邏輯，因此如果只是進行內部會議的討論，個人認為提案簡報模式就很夠用了。

3. 利用 Xmind 範本，快速修改

Xmind 除了心智圖以外，還能製作成清單、表格、流程圖等。

如果你正在思考如何把資訊與想法用文字具體化，卻不知道該如何開始，那麼建議可以使用 Xmind 的模板，這可以解決你在工作、生活或是學習上遇到的問題。

至於該如何匯入 Xmind 範本，請先找到「檔案」選項，選擇「套用內附範本 / 圖庫新建檔案」，接著依照你的狀況套用適合的模板就可以了。

如何將心智圖從Xmind中匯出？

step 1

如果你想將製作好的心智圖匯出，可以到 Xmind 的「匯出」，選擇你想輸出的檔案類型 (Xmind 支援 PNG、SVG、PDF、Word、PPT 等格式)。

step 2

如果你是選擇匯出成 PDF，還可以選擇你想輸出成心智圖、大綱以及簡報。

除此之外，我們還能自訂圖面背景顏色，或者是付費關閉 Xmind 字樣，設定完後，即可馬上將檔案載入到電腦中囉。

Xmind優缺點分析

Xmind優點有哪些？

• 介面直覺，方便好操作：Xmind 介面設計的很直觀、簡約，不但能讓我們專心思考與學習，更可以快速地統整訊息。

• 功能強大，實用又美觀：除了基本的心智圖功能，Xmind 還有內建許多工具，比如新增圖示、資訊標註、密碼保護等，它還可以更改圖的樣式與顏色，讓圖變得實用又好看。

• 範本多元，應用層面廣：Xmind 內建多元的圖庫範本，可以供我們在毫無靈感的時候查閱，或是在緊急時刻一鍵使用，不但能夠在短時間內快速生成圖表，還可以將訊息製作成表格、流程圖或是架構圖，方便我們統整資訊、管理進度等。

• 允許輸出各種檔案格式：完成心智圖後，我們通常會希望分享或把圖插入於某個文檔中，而 Xmind 不但可以將它輸出成 PNG 圖檔，還支援 PDF、Word、PPT 等格式。

• 專注模式，工作無干擾：如果你想有效地繪製心智圖，Xmind 的「Zen 專注模式」可以幫助我們不被其他網路訊息分心，而能專注於思考並整理思緒。

• 一鍵將圖變成簡報大綱：將資訊整理成圖表後，如果你需要在短時間內將訊息設計成提案簡報或大綱，卻礙於沒有時間重新製作，不妨使用 Xmind 的內建功能，只要按一鍵，圖就可以快速轉換成你需要的檢視方式，進而提升工作效率。

Xmind缺點有哪些？

• 上傳檔案，有時會很慢：Xmind 可以讓我們在心智圖中上傳圖片等檔案，但如果檔案太大，有時候需要載入一段時間。

• 裝置不同，功能不一樣：雖然 Xmind 可以跨裝置使用很方便，但不同裝置的功能都會有些許不同，比如有人可能會希望使用「專注 Zen」模式，但在網頁版中就沒有這個選項，這部分需要特別注意。

• 目前沒有提供雲端儲存：Xmind 目前還沒有提供自家的雲端儲存服務，不過可以利用 Google 雲端、iCloud 等，進行檔案匯入與同步。

Xmind價格方案為何？

Xmind 付費版可以分成 6 個月或 12 個月的方案，價格請參考以下表格：

方案時間	單月價格
6個月	US$39.99
12個月	US$59.99

如果購買付費版本，會多以下服務：

• 解鎖所有功能 (如：自訂主題、設置密碼、插入圖片、匯出 SVG 檔等)
• 自動更新到最新版本
• 支援所有平台：Windows、macOS、Linux、iOS、Android 和 Web

一個付費訂閱可以允許在 5 台 Mac / PC 和 5 台 iOS / Android 裝置上使用，採自動續訂制，如果想要停止付款，需要於前一個月進行取消。

我們在購買之前，使用的是「試用版」，基本上功能就已經滿齊全的了，只是無法使用其中的某些功能，影響比較多的是圖像或 PDF 檔會帶有浮水印。

因此，如果你只是作為個人使用，免費版其實就蠻方便的了。而如果你是想用於商業用途，也可以先從免費版本開始熟悉，有需求再升級。

Xmind與GitMind功能比較

GitMind 是另一款心智圖工具，在功能上與 Xmind 有些不同，以下表格進行比較。

	Xmind	Gitmind
文檔數量	無限制	10 個
提供範本	有提供	有提供
專注模式	具備	具備
簡報模式	具備	不具備
跨裝置自動同步	無法同步	可以同步
匯出有無浮水印	需要付費	無浮水印
支援裝置	電腦、手機、網頁版	電腦、手機、網頁版
雲端協作	手動儲存第三方雲端空間	自動儲存於本地雲端空間
匯出格式	PNG、SVG、PDF、Word、PPT、Excel、OPML、Markdown、TextBundle	JPG、PNG、PDF、Word、TXT、Gitmind

我在工作中使用Xmind的心得

很久以前當我有任何靈感，或是想解決某件事時，我都會隨意記錄在便利貼、筆記本中。

這樣的方式雖然可以清空大腦，幫助自己的腦袋可以用來專心省思，不過隨著資訊越來越多，看著零碎的資料，串也串不起來，反而需要再花更多的時間與心力重新思考、組裝。

自從在學生時期接觸到心智圖後，我開始使用了 Xmind 相關的心智圖工具，它確實解決了我上述提及的問題，像是：

• 有任何靈感時，能夠在對應的心智圖中即時記錄，往後有時間再回頭整理、分類。
• 學習某個主題時，會將所有資訊重點式的紀錄於心智圖，一來促進我當下學習能夠更進入狀態，二來更方便我日後回顧、增加記憶。

自從成為自由工作者後，將想法具體變成圖，真的變得格外重要，不論是用於內容規劃、網站經營、社群行銷等，很需要利用心智圖來釐清我的思緒，並提升與夥伴協作的效率。

紙筆的確可以用來製作心智圖，但對我而言，使用 Xmind 工具會更有效率，畢竟想法與資訊會隨著時間一天天累積，而心智圖工具可以幫助我彈性的修改內容，並且還能依照個人需求調整外觀、新增圖示，更可以一鍵匯入模板、即時簡報提案，這些都是紙筆無法做到的。

Xmind常見問題有哪些？

結論：提升思維架構的好工具

心智圖是一種以視覺方式促進思考、捕捉靈感的好工具，不論你是在進行頭腦風暴、設定計畫、管理專案或是解決問題，它會是你在工作與生活上的幫手。

這篇 Xmind教學，與你分享了心智圖製作、模板、無干擾模式或提案簡報等功能，希望能幫助你更專注於自己的想法上，並有效率地將零散訊息串聯起來，完整個人知識架構。