Xmind教學

Xmind教學與實用情境分享

提升工作效率的心智圖工具


內容最後更新時間:2022-08-30

前言:提升工作效率的心智圖

你曾經是否有過以下的經驗:

  • 想解決一個問題,查了很多資料,最後卻發現都是碎片化資訊。
  • 想學習一個專業,記了許多內容,最後的學習成效卻不如預期。
  • 想把靈感記下來,列了許多事項,最後卻無法將訊息串聯起來。

如果你想擺脫上述困擾,不妨可以轉換「筆記形式」,將零散的想法與資料整理成「心智圖」,它將會幫助你學會如何整理思緒,進而促進思考,更可以有效地解決你在生活與工作的問題。

心智圖是一種將資訊繪製成圖的筆記方式,中間是中心思想,相關的資訊或靈感會像樹一樣向外輻射,可以更容易地展現出訊息之間的關係,不論是應用在商業計畫、組織管理、學習語言,都非常適合用心智圖來進行靈感發想、資訊整合。

因此這一篇 Xmind教學,將與你分享如何用心智圖提升工作效率,並介紹我平時使用 Xmind 的心得,以及我對於它的優缺點分析,幫助你判斷這款工具適不適合你。

Xmind是什麼?

xmind logo

Xmind 是一款心智圖工具,由中國工程師 Brian Sun 所開發,至今已超過 10 年,被全世界非常多不同國家的人使用,而整個團隊目前人數約有 40 人,於世界各地遠端工作。

我們都知道,一款心智圖最常用來幫助人們進行頭腦風暴法、組織結構、捕捉想法等,所以會被用於知識管理、會議紀錄、專案流程管理等。

而 Xmind 之所以會那麼多人使用,主要是因為它有幾個主要特色:

  • 可以快速在平台上新增或修改想法
  • 可以利用內建模板,依據需求自訂
  • 可以增加標註、評論,與成員協作

除此之外,Xmind 還提供語音筆記、設置密碼保護、制定甘特圖等,將文字具體繪製成一張圖,可視化的功能更方便我們進行靈感發想,也有助於回顧與管理。

常見的Xmind使用情境

#1 學習筆記

在學習的過程,我們大部分都會習慣利用紙本或是數位筆記軟體重點紀錄,這樣的學習方式並沒有不好,不過若沒有將資料適當的整理、歸納,最終這些筆記很容易會成為零散的碎片。

因此,如果想要避免上述狀況,可以利用 Xmind 將資料變得更有架構,不但可以幫助我們的記憶更加深刻,也方便我們之後複習,進而提升學習效率。

Xmind學習筆記

#2 會議記錄

會議記錄是開會很重要的環節,通常都是將討論中發散的思考,再進行聚焦,為了確保每個人都能夠順利理解,利用心智圖將會議重點呈現出來會是一種不錯的方法。

由於心智圖通常只會打上關鍵字,再將文字搭配圖示、連結線,使得原本冗長的會議文件變得更加簡潔有力,也會讓人一看就懂,更好進行團隊的溝通。

Xmind會議紀錄

#3 網頁設計

如果你想製作 / 優化網站頁面,希望能讓整體看起來更有架構,卻不知道該如何將腦中的想法表現出來,這時也可以使用 Xmind,它可以幫助我們釐清思緒,也方便我們的設計進度更加順利。

這也是很多網頁設計師在與客戶進行溝通時,會使用的方式,像是我之前曾經將我的部落格進行頁面的大改版,當時就是使用 Xmind 來進行,好奇的人可以閱讀網站改版經驗分享

Xmind網頁設計

給新手的Xmind教學

如何利用Xmind製作出心智圖?

step 1

在開始製作之前,請先進入 Xmind 官網,並按下 Free Download,準備下載 Xmind。

Xmind

step 2

接著我們會看到 Xmind 的電腦版、網頁板以及手機板載點,你可以依照你的需求選擇。(PS. 以下教學皆會以電腦版進行示範)

選擇xmind系統下載

step 3

Xmind 針對心智圖提供以下 3 種功能:

  • 最近使用的:自訂圖檔、近期使用過的設計。
  • 範本:筆記、學習、靈感、管理等簡約模板。
  • 圖庫範本:實際應用於生活與工作的示範圖。

如果你一開始不知道該如何將腦袋中的想法整理到 Xmind 中,建議可以多看看範本或圖庫範本著手,它可以幫助我們了解如何將零碎的資訊有系統地整理起來。

而空白心智圖的好處在於,我們不會被既定的框架侷限住,先清空大腦中的靈感,之後再刪減、歸類,完成後,整體思緒會變得更全面。

因此,接下來請先建立空白檔案,我會教你如何有效地建立起屬於自己的心智圖。

xmind空白心智圖

step 4

開啟空白檔案後,稍微與你簡介一下 Xmind 介面與功能,方便後續操作能夠更順利。

根據下圖,我們可以看到畫面大致能分成 3 個區塊,分別為工具欄、架構圖,以及設計欄。

  • 工具欄:可針對架構圖新增主題分支、關聯、圖示等元素。
  • 架構圖:可針對某個主題進行想法、資訊上的拆解與組織。
  • 設計欄:可針對架構圖的樣式、顏色等,依照個人喜好調整。
xmind心智圖欄位

step 5

在開始製作心智圖之前,我們可以從下述問題,確認設計心智圖的主要目的為何。

  • 我想解決什麼問題?
  • 我想嘗試學習哪個內容?
  • 我想針對哪個主題進行靈感發想?

接下來的內容,讓我們模擬一個情境,假如我今天想要經營一個部落格,要規畫的東西非常多,那麼可以怎麼用 Xmind 心智圖來進行規畫?

首先,我先在「中心主題」上,寫下我想解決的核心關鍵字,也就是「經營部落格」。

Xmind心智圖核心

step 6

確認中心主題後,我們就可以按下 Enter 鍵新增分支,將關於核心主題的副標題或相關重要的靈感記錄下來。

為了要經營部落格,我可能就要開始反問自己以下幾個問題:

  • 核心目標:為什麼要經營部落格?( why )
  • 目標客群:我的目標客群會是誰?( who )
  • 流量策略:我該怎麼樣獲得流量?( how )
  • 收益管道:我的收益來源是什麼?( what )

接著將這些初步的構想以及關鍵字紀錄於 Xmind 中。

心智圖延伸

step 7

根據關鍵字,開始清空大腦、蒐集資料,將相關的想法或信息連結到對應的副標題中。

比如:

將這些想法用文字具體化,並用簡潔有力的關鍵字呈現,與純文字的筆記相比,心智圖不但可以幫助我們釐清、統整思緒,也能讓自己更加清楚下一步該如何行動。

心智圖細項

step 8

將資訊整理完後,我們可以利用 Xmind 內建的功能,讓訊息變得更直覺,方便我們快速瀏覽,就能夠了解、回顧信息的全貌。

  • 關連線:將關聯的內容串聯在一起,以表達彼此之間的先後順序、相關性。
  • 總結:找出訊息的共通性,Xmind 會以括號將它們框在一起。
  • 外框:將多個資訊的外圍建立框線,可以更換它的顏色、樣式。
  • 圖標:在標題中新增小圖示,呈現主題的重要程度、完成進度等。
新增關聯線與圖標

step 9

最後也可插入其他功能,讓資訊變得更全面、豐富,比如新增註記、標籤、連結、貼圖等等。

新增註記與連結

如何利用Xmind提升工作效率?(那些你該知道的小技巧)

1. ZEN 專注模式,工作更容易進入心流

使用電腦辦公雖然很方便且快速,但我們很容易被資訊轟炸而分心,比如各種通知、電郵、影片等。

因此,如果你需要在某個時段發想靈感,或是整理思緒,這時我很建議可以使用 Xmind 的 ZEN 專注模式,因為:

  • 它會將心智圖版面放大至全螢幕,幫助我們不被其他資訊打擾。
  • 它會將其他功能暫時隱藏,只會顯示重要的工具以及專注時間。

如此一來,我們不但能更專注於思考,也可以檢視自己花了多少時間專注工作。

ZEN專注模式

2. 一鍵將心智圖變成提案簡報

將所有的想法、靈感以及資訊,利用 Xmind 組織成有架構的心智圖後,如果你希望將內容用在工作提案上,卻礙於時間不夠,而無法製作簡報。

這時不妨使用看看 Xmind 的「提案簡報」模式,它會將原本的心智圖,一鍵轉換成簡報。

雖然無法自行設計簡報外觀,但你完全不用擔心內容很亂、沒有邏輯,因此如果只是進行內部會議的討論,個人認為提案簡報模式就很夠用了。

Xmind簡報模式

3. 利用 Xmind 範本,快速修改

Xmind 除了心智圖以外,還能製作成清單、表格、流程圖等。

如果你正在思考如何把資訊與想法用文字具體化,卻不知道該如何開始,那麼建議可以使用 Xmind 的模板,這可以解決你在工作、生活或是學習上遇到的問題。

至於該如何匯入 Xmind 範本,請先找到「檔案」選項,選擇「套用內附範本 / 圖庫新建檔案」,接著依照你的狀況套用適合的模板就可以了。

Xmind範本

如何將心智圖從Xmind中匯出?

step 1

如果你想將製作好的心智圖匯出,可以到 Xmind 的「匯出」,選擇你想輸出的檔案類型 (Xmind 支援 PNG、SVG、PDF、Word、PPT 等格式)。

Xmind匯出

step 2

如果你是選擇匯出成 PDF,還可以選擇你想輸出成心智圖、大綱以及簡報。

除此之外,我們還能自訂圖面背景顏色,或者是付費關閉 Xmind 字樣,設定完後,即可馬上將檔案載入到電腦中囉。

Xmind匯出PDF

Xmind優缺點分析

Xmind優點有哪些?

  • 介面直覺,方便好操作:Xmind 介面設計的很直觀、簡約,不但能讓我們專心思考與學習,更可以快速地統整訊息。
  • 功能強大,實用又美觀:除了基本的心智圖功能,Xmind 還有內建許多工具,比如新增圖示、資訊標註、密碼保護等,它還可以更改圖的樣式與顏色,讓圖變得實用又好看。
  • 範本多元,應用層面廣:Xmind 內建多元的圖庫範本,可以供我們在毫無靈感的時候查閱,或是在緊急時刻一鍵使用,不但能夠在短時間內快速生成圖表,還可以將訊息製作成表格、流程圖或是架構圖,方便我們統整資訊、管理進度等。
  • 允許輸出各種檔案格式:完成心智圖後,我們通常會希望分享或把圖插入於某個文檔中,而 Xmind 不但可以將它輸出成 PNG 圖檔,還支援 PDF、Word、PPT 等格式。
  • 專注模式,工作無干擾:如果你想有效地繪製心智圖,Xmind 的「Zen 專注模式」可以幫助我們不被其他網路訊息分心,而能專注於思考並整理思緒。
  • 一鍵將圖變成簡報大綱:將資訊整理成圖表後,如果你需要在短時間內將訊息設計成提案簡報或大綱,卻礙於沒有時間重新製作,不妨使用 Xmind 的內建功能,只要按一鍵,圖就可以快速轉換成你需要的檢視方式,進而提升工作效率。

Xmind缺點有哪些?

  • 上傳檔案,有時會很慢:Xmind 可以讓我們在心智圖中上傳圖片等檔案,但如果檔案太大,有時候需要載入一段時間。
  • 裝置不同,功能不一樣:雖然 Xmind 可以跨裝置使用很方便,但不同裝置的功能都會有些許不同,比如有人可能會希望使用「專注 Zen」模式,但在網頁版中就沒有這個選項,這部分需要特別注意。
  • 目前沒有提供雲端儲存:Xmind 目前還沒有提供自家的雲端儲存服務,不過可以利用 Google 雲端、iCloud 等,進行檔案匯入與同步。

Xmind價格方案為何?

Xmind 付費版可以分成 6 個月或 12 個月的方案,價格請參考以下表格:

方案時間單月價格
6個月US$39.99
12個月US$59.99

如果購買付費版本,會多以下服務:

  • 解鎖所有功能 (如:自訂主題、設置密碼、插入圖片、匯出 SVG 檔等)
  • 自動更新到最新版本
  • 支援所有平台:Windows、macOS、Linux、iOS、Android 和 Web

一個付費訂閱可以允許在 5 台 Mac / PC 和 5 台 iOS / Android 裝置上使用,採自動續訂制,如果想要停止付款,需要於前一個月進行取消。

我們在購買之前,使用的是「試用版」,基本上功能就已經滿齊全的了,只是無法使用其中的某些功能,影響比較多的是圖像或 PDF 檔會帶有浮水印。

因此,如果你只是作為個人使用,免費版其實就蠻方便的了。而如果你是想用於商業用途,也可以先從免費版本開始熟悉,有需求再升級。

Xmind與GitMind功能比較

GitMind 是另一款心智圖工具,在功能上與 Xmind 有些不同,以下表格進行比較。

XmindGitmind
文檔數量無限制10 個
提供範本有提供有提供
專注模式具備具備
簡報模式具備不具備
跨裝置自動同步無法同步可以同步
匯出有無浮水印需要付費無浮水印
支援裝置電腦、手機、網頁版電腦、手機、網頁版
雲端協作手動儲存第三方雲端空間自動儲存於本地雲端空間
匯出格式PNG、SVG、PDF、Word、PPT、Excel、OPML、Markdown、TextBundleJPG、PNG、PDF、Word、TXT、Gitmind

我在工作中使用Xmind的心得

很久以前當我有任何靈感,或是想解決某件事時,我都會隨意記錄在便利貼、筆記本中。

這樣的方式雖然可以清空大腦,幫助自己的腦袋可以用來專心省思,不過隨著資訊越來越多,看著零碎的資料,串也串不起來,反而需要再花更多的時間與心力重新思考、組裝。

自從在學生時期接觸到心智圖後,我開始使用了 Xmind 相關的心智圖工具,它確實解決了我上述提及的問題,像是:

  • 有任何靈感時,能夠在對應的心智圖中即時記錄,往後有時間再回頭整理、分類。
  • 學習某個主題時,會將所有資訊重點式的紀錄於心智圖,一來促進我當下學習能夠更進入狀態,二來更方便我日後回顧、增加記憶。

自從成為自由工作者後,將想法具體變成圖,真的變得格外重要,不論是用於內容規劃、網站經營、社群行銷等,很需要利用心智圖來釐清我的思緒,並提升與夥伴協作的效率。

紙筆的確可以用來製作心智圖,但對我而言,使用 Xmind 工具會更有效率,畢竟想法與資訊會隨著時間一天天累積,而心智圖工具可以幫助我彈性的修改內容,並且還能依照個人需求調整外觀、新增圖示,更可以一鍵匯入模板、即時簡報提案,這些都是紙筆無法做到的。

Xmind常見問題有哪些?

Q1:Xmind免費使用可以嗎?

Xmind 有免費試用版本,不過無法使用所有的功能,匯出的圖檔也會帶有浮水印。

如果你希望可以使用全部的工具,並且移除浮水印,建議可以付費訂閱,每年 59.99 美元,可以用在 5 台電腦和 5 台手機上使用。

Q2:Xmind語言可自行變更嗎?

可以,你需要到後台,並照著以下步驟設定:偏好設定 > 顯示語言 > 設定語言。

Q3:Xmind可以雲端協作嗎?

由於 Xmind 沒有自家的雲端儲存服務,因此如果要共同協作,可以使用 Xmind 網頁版,若是使用電腦版或手機板,則需要將檔案手動儲存在第三方的雲端空間 ( 比如 Google 雲端 ),也可以達到協作的效果。

Q4:Xmind檔案打不開怎麼辦?

當檔案毀損時,你可以嘗試在 Xmind 中找回暫存的備份文件,路徑為:檔案 > 暫存檔案 > 選擇檔案。

如果是 9.1.0 之前的版本,打不開檔案可以寄信請 Xmind 找到備份檔案。

Q5:如果還有其他問題怎麼辦?

你可以使用以下 3 種方式聯繫客服:
1. 開啟 Xmind > 說明 > 回報問題。
2. 直接詢問 Xmind Facebook 粉專
3. 寄信給客服:[email protected]

結論:提升思維架構的好工具

心智圖是一種以視覺方式促進思考、捕捉靈感的好工具,不論你是在進行頭腦風暴、設定計畫、管理專案或是解決問題,它會是你在工作與生活上的幫手。

這篇 Xmind教學,與你分享了心智圖製作、模板、無干擾模式或提案簡報等功能,希望能幫助你更專注於自己的想法上,並有效率地將零散訊息串聯起來,完整個人知識架構。

Xmind教學與實用情境分享,提升工作效率的心智圖工具 1

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