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MasterMind Group

MasterMind Group是什麼?

維持事業運營的最佳社群團體


前言

身為一人公司,無論是經營部落格、社群,還是各種不同的事業,比起一個人慢慢摸索,如果有一群對的人互相協助,相信成長的速度會更加快速。

這篇文章主要是想要來分享一個也是在我經營網路事業兩年多後,才接觸到的一套社群團體模式,也就是標題上寫到的:MasterMind Group (簡稱 MMG)。

除了介紹究竟 MasterMind Group 是什麼以外,也會告訴你執行會議的各種準備細節,以及如何持續運行?而最重要的則是我在實際運作過 MMG 半年後,有什麼樣的事業發展與心境轉變。

MasterMind Group(MMG)是什麼?

MasterMind Group 這個概念最早來自於 Oliver Napoleon Hill 在 1925 年發行的《The Law of Success》這本書,而更詳細的介紹則在他於 1937 年寫的暢銷書《Think and Grow Rich》中。

不過因為是一個從外國傳進來的概念,所以目前還沒有有共識的中文名稱。如果要給一個的話,我覺得可以翻作「事業策劃小組」或「事業策畫會議」。

MasterMind Group 的人數固定為 5 個人 (多一個少一個都不行),很像是一個圓桌會議,會議上每個人都是戰士 (企業家、創作者等等),不會有領導,也不會有導師。

會議每週一次,時間固定為一個小時,每次的會議都會需要先回顧自己上週執行的任務,以及在會議結束時,要跟大家報告本週接下來要執行的目標與任務。

並且每一週週會有一個 “Hot Seat” (每個人都會有機會輪到 Hot Seat),要分享自己目前經營上遇到的問題或瓶頸,並跟另外四位參與者共同討論有什麼改善方法或優化策略。

MasterMind Group需要準備什麼?

關於 MasterMind Group 需要準備什麼,我想拆成兩塊來分享,一塊是運行該會議時所需的物品;另一塊是自己每次開會時,會需要準備的東西。

MasterMind Group需要準備什麼?

要開始一場 MasterMind Group,最基本的會需要:

  • 線上會議軟體:組員間需要先討論大家有共識的線上會議軟體,像是:Google Meet、Zoom、Skype。挑選上建議選擇可以直接錄製影片檔的系統,因為開會過程是需要錄製下來的,幫助後續可以重新觀看重要的環節。另外,開會議室的人,可以自行安排,看要固定一人開,還是每次的主持人開。
  • 共同聯絡群組:平時可以互相聯絡、分享資訊,不過最重要的還是在要開會時,傳遞會議室的連結到群組。
  • 目標進度列表:大家會共同填寫一份進度列表,這個表上會有自己的年度、季度目標,並拆分成每日的細小行動。除了方便大家可以知道每位成員目前的進度到哪了,最重要的還是自我審視的部分。

每次開會,參與者要準備的是?

每次開會,參與者都需要準備的是:

  • 視訊鏡頭:雖然不強迫露臉,但開啟視訊比較有一群人在討論的感覺。
  • 收音清楚的麥克風:開會時,有個收音清楚的麥克風很重要。也會建議提早進入會議室,測試看看麥克風有沒有問題,以利會議進行。
  • 簡報 (Hot Seat):如果你是當週 Hot Seat 的話,需要提前準備好當週要分享的內容,建議用簡報的方式呈現,或是如果有其他視覺圖,能幫助理解也可以。

MasterMind Group如何進行?

完整的 MasterMind Group,會分成三個重要的部分,我一段一段來進行說明。

MasterMind Group

第一次會議:自我介紹

環節一:自我介紹

在第一次會議,還不是正式的 MasterMind 會議,此時因為大家彼此比較不熟悉,所以會需要先進行自我介紹。

在 60 分鐘的會議中,每位成員會有約 10 分鐘的時間介紹自己,本次不會需要回顧前一週的目標,也不會有 Hot Seat,五個人就自行決定自我介紹順序。

介紹內容可自行決定,但至少要介紹到自己的背景,以及目前進行的事業狀況,讓大家能夠更快了解你,未來也能更迅速進入狀況。

環節二:排定未來 Hot Seat 順序

在自我介紹完後,會留下大約 10 分鐘,需要為未來的正式 MasterMind 會議,排定 Hot Seat 順序,排定方式可自行選擇,同時下場主持人也會跟著出來。

下一場的主持人會是 Hot Seat 順序中的最後一位,舉例來說:如果未來 Hot Seat 順序是 A、B、C、D、E,那麼下一場的主持人會是 E,然後由 A 擔任 Hot Seat。

PS. 根據 MasterMind 的規則,上一場的 Hot Seat,會是這一場的主持人,所以當 B 是 Hot Seat 的時候,A 就是主持人,以此類推。只是因為第一場不會有上一次,所以就由最後一位擔任。

正式 MasterMind 會議

環節一:上週目標回顧

在每次正式 MasterMind 會議最前面的 5 分鐘,會是進行上週的目標回顧。

由主持人點名,被點到的人,要先分享上週的任務進度,若是有遇到一些覺得有趣或對大家有幫助的內容,也可在這時候一起提出來。

通常當週 Hot Seat 會是最後一位被點到的,所以就回顧完,就能直接進入到正式 Hot Seat。

環節二:正式 Hot Seat

接下來的 50 分鐘,會由當週 Hot Seat 開始進行他的報告分享,大家需要將專注力放在他的事業上,因為當下的任務就是需要幫他解決事業上的困惑。

也會建議 Hot Seat 本身,不管是自己目前瓶頸、當下想法、疑問,都要呈現的越具體越好,這樣大家才能夠更明白,也才能提供出更具體的建議方案。

所以會建議 Hot Seat 可以事先準備好簡報,或是用視覺圖呈現也行,最主要是幫助溝通。

Hot Seat 可以自行選擇是要全部報告完後再一次性跟大家討論,還是將自己的分享切成一個個段落,每到一個段落就先停下來跟大家討論。沒有一定,看自己選擇。

另外,雖然沒有硬性規定,但也會建議 Hot Seat 在跟大家討論完後,可以自己梳理一下,並跟大家簡單分享你的理解,以及你接下來可能會採取的行動。

環節三:當週目標設定

最後的 5 分鐘,一樣由主持人點名,被點到的人要分享自己接下來這週,要執行哪些目標任務。

建議設定的這些目標要符合 SMARTER 原則

  • S – Specific (明確)
  • M – Measurable (可計量)
  • A – Actionable(可行動)
  • R – Risky (有風險/挑戰性)
  • T – Time-Bound (有時限)
  • E – Exciting (刺激感/興奮的)
  • R – Reward (有獎勵的)

而同個環節,也會確認一下下次會議的 Hot Seat 與主持人,提醒要先做準備。

季度/年度回顧

正式會議外,每過三個月,會進行一次季度回顧;以及每過一年,會進行整年度的回顧。

整個流程環節跟正式 MasterMind 很像,一樣前面會先分享上一週的目標進度,但進入到回顧環節後,就沒有單一 Hot Seat 了,而是每個人都需要進行檢討報告。

每個人報告時間大約有 15~20 分鐘,因為是回顧,所以整個會議時間可能會被拉長,但這都是正常的,成員間彼此有共識就可以。

報告的內容主要會包含:

  • 上一季自己列了什麼目標?
  • 已經完成的目標有哪些?成效如何?
  • 沒有達到的目標有哪些?如何改善?
  • 下一季要訂立什麼新目標?

這邊補充一下,「目標」的設立,除了前面提到的 SMARTER 原則,也會建議以「單一主要目標,2~3 個附加目標」的方式去設立,能夠幫助自己更加專注。

而年度回顧的概念跟季度回顧一樣,就只是將「季」改成「年」。

實際運營半年後有什麼心得?

對於 MasterMind Group,其實我在正式接觸前是完全不懂的,也算是被朋友邀請進去,彼此東邀西找,五人小組就這樣成立了。

MasterMind Group是什麼?維持事業運營的最佳社群團體 1

剛開始感覺還蠻新鮮的,因為說實在,經營部落格,根本不會有什麼同事,平時就是專注做自己的業務,也不太會跟別人有怎麼樣的交流。

開這個會議,我發現除了能了解別人的經營方式、運營狀況,並給予自己的想法;也能把自己的狀況提出來,詢問大家的意見,一起思考策略,「彼此提供價值」這件事情絕對是開心的。

但越到後來,我有看到一些小 BUG,認為可以在既有的 MasterMind Group 規則中,做出一些調整:

  • 整合性可以更好一些:我認為目前的 MasterMind Group 架構是沒問題的,可以改善的會是執行的方式。舉例來說,我認為「每次開會都要開新的聊天室」這一點就可以改善,因為我平時在創作,並不會開著通訊軟體,但如果時間到了我要進入聊天室,一定得打開通訊軟體,再點擊新的聊天室連結,就覺得在流程上多了一個步驟,如果聊天室連結能固定,那麼我就可以事先安排在行事曆上,時間到了直接點進去開會就好。另外,會議會有共同的目標進度列表,但像我個人的目標規劃,都直接整合在 Notion 中,等於說我還得另外花時間把目標填入共用的進度列表 (而且進度表上的目標週期跟我的不太一樣),所以如果能夠將共用列表也整合進 Notion,我覺得就蠻方便的 (雖然有些人可能沒用 Notion)。
  • 開會週期可以拉更長:認真來說,我認為一週開一次會,頻率有點太高了,如果時間能拉長一點,我覺得會更好。我在目前的 MasterMind 會議中看到,也感受到的一些狀況:第一,因為有五個人,所以 Hot Seat 五週就會輪一次,但有些目標其實是沒辦法一個月多就做到的,那就會有個狀況,就是兩輪(甚至好幾輪)提出來的內容其實是差不多的,我會認為這其實是在浪費時間;第二,有些人訂定目標的方式,並不是跟原本的 MasterMind 規則架構一樣,用年、季這樣的週期去規劃,那就等於輪到自己 Hot Seat 時,就會不知道自己要講些什麼,而且如果硬去按照那樣的週期規劃,反而會讓自己原本的規劃變得很亂,失去自己的步調。

我仔細去思考了一下,認為如果要從核心去改善這些問題,那就是在找人的時候就要確定大家在事業上的一些價值觀或模式是相當的,這樣凝聚力與效率才會足夠,才能將 MasterMind 效益最大化。

但單論 MasterMind Group 這個機制,我認為是好的,至少在心靈層面上,能夠做到一定的激勵效果。畢竟看到別人持續在前進,不自覺也是會讓自己更充滿動力,跟著一起打拚。

也算是讓自己在一個人的工作中,可以有段時間停下來,跟別人講講話、聊聊天,連結一下。

MMG一定要注意的重點(很重要)

#1 成員能力值要相當

我認為一個 MMG 最大的重點,會在於每個成員的能力值要相當。如果能力差太多,強的會一直給弱的建議,但自己可能得不到比較好的方向;弱的可能也會感到都是強的在給予,而失去自我價值感。

舉個蠻極端的例子,假如有人的階段是已經準備要打造自己的產品做銷售,但其他成員們卻還在學習如何架設網站,完全不懂任何行銷知識,那麼自然無法給予太多想法 (這種時候可能就會乾在那)。

而除了能力值相當,我覺得「追求的東西」是不是一樣,也非常重要。因為如果有些人追求的是金錢,有些人追求的卻是想要個人成長,長期下來就算給了建議,但也不見得會有幫助。

#2 Hot Seat確實準備

Hot Seat 代表的就是那一場的焦點是這個人,但如果這個人並沒有確實準備,拋出來的問題都是那種沒有思考清楚的 (就是連自己想要什麼都不知道),那麼花時間討論也沒有任何意義。

其實不要覺得這不可能,就像我上一段說的,當會議週期就是這樣固定時,無論是不是全職經營的人,到後來也是會煩惱今天自己的 Hot Seat 要講些什麼。

但我覺得即便沒有進度,也還是要事先花一些時間準備內容,至少可以報告自己目前狀況,並丟出一個自己正在思考的議題給大家去討論,不要為了應付 Hot Seat 而隨便找話題聊

#3 有人請假建議後延

MasterMind Group 有個很核心的重點,在於這是一群「菁英」聚在一起討論策略,那麼就表示五人缺一不可,每個人的價值都是同等重要的

所以,如果有人因為剛好有事情,在固定的開會時間無法到,那麼會建議整個 MMG 往後延一個星期,等大家到期了再來進行會議。

#4 團隊風氣要夠積極

一個 MMG 團隊風氣「夠不夠積極」很重要,這個會議是為了幫助每個參與者進步,而不是取暖

我相信每個團隊中,一定都會有比較不積極的人,所以那些積極正向的人,要負責營造的就是積極的氛圍與風氣,讓整個團隊能更成長,變更好。

而如果發現團隊中大部分的人都不積極,那我建議早點解散會比較好,不然對於那些積極正向的人,只是在浪費時間,反而得不到更好的幫助。

#5 團隊要足夠有共識

對於整個 MMG,我認為也要有相當的共識。不能有人覺得這很神聖重要,有人認為只是在交作業、有人則認為是來聊天,沒有共識,很難維持下去。

另外,MMG 它只是一個概念、一個架構,所以很多的細節,並不是完全不能更改,只要團隊間能夠達成共識,抓緊那個「持續前進」的核心,那要怎麼改都行。

舉例來說,我參與的 MasterMind Group,前前後後就換了兩次的固定開會時間;在上週回顧或本週目標分享的環節,其實也都是調整成彼此最舒適的狀態,就沒有完全按照規則走。

MMG常見問題有哪些?

參加 MMG,事業一定能進步嗎?

不一定,但整個 MMG 的設計架構,就是「設定目標」>「執行任務」>「回顧省思」,所以我覺得本身夠積極,多少都能看見一些成果。

參加 MMG 會花我很多時間嗎?

基本上是不會的,真正花時間的我認為只有自己擔任 Hot Seat 的那一週,因為會需要額外花時間去思考要分享的內容,並且製作簡報。

不然其他的時間,就是報告自己上週的目標進度,然後給予 Hot Seat 一些想法與建議,最多就是花那一小時開會而已。

MMG 只能參加一個嗎?

沒有規定 MMG 只能參加一個,但我是覺得參加多個可能意義也沒那麼大就是了,可能還得花費更多的時間在這上面,反而沒時間去發展自己的事業。

結論:推薦大家籌組MMG嗎?

認真來說,如果你真的有心想要經營一項事業,那麼 MMG 絕對會是你蠻好的一個輔助。

但前提還是「目標明確」與「足夠積極」,如果自己不夠積極,那你參加再多 MMG 都一樣。

至於要到哪邊找 MMG 的夥伴呢?我建議可以到相關社團發文詢問,不知道要發哪個社團,就到我的社團部落格DNA來發吧,非常歡迎。

或是如果你害羞的話,可以填寫以下表單,我再幫你媒合看看。

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